Wysyłanie pracownika na szkolenie dla samego faktu odnotowania jego uczestnictwa w danym kursie to nic innego, jak strata pieniędzy. Każdy tego typu proces winno się poprzedzić analizą potrzeb szkoleniowych w odniesieniu do konkretnych działów i jednostek.

Bez wątpienia szkolenia przynoszą korzyść, jeśli idą za nimi określone skutki – zwiększenie kompetencji pracownika, zaspokojenie potrzeby nowej wiedzy, podniesienie wydajności pracy, a także wiele innych zależnych, które wcześniej powinny zostać ustalone z uczestnikiem. Niekoniecznie na zasadzie jednostronnych oczekiwań. Prawidłowo, jeśli metą działań są wymierne profity zarówno dla szkolonego, jak i firmy decydującej się na dokształcanie pracobiorcy.

Analiza potrzeb koncentruje się na wyborze pracowników, działów czy zespołów, mających podlegać szkoleniom. Jest bardzo ważne, aby uwzględnić w niej możliwe do poniesienia koszty oraz hierarchizację potrzeb, gdzie doprecyzujemy, co jest dla nas najistotniejsze i które osoby lub działy powinny skorzystać z tego przywileju w pierwszej kolejności. Tutaj przychodzi też moment na wskazanie odpowiednich narzędzi i sposobów kompetencyjnych z dostępnych nam budżetowo i logistycznie. W tej materii pomocne może być ustalenie, czy koszty poniesione w związku ze szkoleniem są niższe od korzyści z niego płynących.

Badanie satysfakcji

„Doskonałym narzędziem służącym m.in. do badania potrzeb szkoleniowych jest badanie satysfakcji wśród pracowników przedsiębiorstwa. Odpowiedni dobór pytań oraz analiza odpowiedzi z ankiet dostarcza ważnych informacji, nie tylko o atmosferze panującej w firmie oraz ocenie zespołu managerskiego, ale również daje wiedzę z zakresu oczekiwań, gotowości na zmiany, pożądanych kierunków rozwoju i ambicjach pracowników na różnych szczeblach i w różnych działach firmy.

Badanie to również pozwala zaoszczędzić czas, jaki należałoby poświęcić na dogłębne badanie potrzeb szkoleniowych, zwłaszcza w firmach szybkiego wzrostu, przedsiębiorstwach z rozproszonym zespołem oraz dużych organizacjach, w których przeprowadzenie wywiadu z każdym pracownikiem jest niezwykle trudne i czasochłonne. Badając poziom satysfakcji nie bez znaczenia jest również fakt zachowania anonimowości przez uczestników. Wyniki ankiety są przekazywane bezpośrednio zewnętrznej firmie, dzięki czemu pracownicy są bardziej otwarci na udzielanie szczerych odpowiedzi.

Profesjonalnie przeprowadzone badanie satysfakcji pracowników to źródło cennych informacji pozwalające skupić się na najważniejszych obszarach rozwoju i racjonalnie zaplanować  budżet i plan szkoleniowy. Przytoczę tu słowa jednego z naszych klientów, u którego ostatnio przeprowadzaliśmy kompleksowe badanie satysfakcji: nareszcie mam realne liczby i mogę podjąć odpowiednie działania!

Pytanie pracowników o opinię na temat firmy, którą współtworzą, to coraz częściej stosowane narzędzie motywacyjne w świadomych i nastawionych na ciągłe doskonalenie organizacjach. Myślę, że najważniejsze to nie bać się „usłyszeć” pracowników, ale być ciekawym ich zdania” – opowiedziała Dorota Duszak-Dębska, Project Manager LSJ HR Group.

Strategia i długofalowość

Dobrze zarządzane przedsiębiorstwo jest świadome procesów, które mogą zaistnieć wewnątrz firmy, a także w danej branży i środowisku pracy, dlatego też na kwestię szkoleń spogląda w szerszej, rozwojowej perspektywie. Ta świadomość pozwala na inwestycję w kompetencje potrzebne w danym momencie, ale także te, których zastosowanie może być istotne w przyszłości.

Odejdźmy od koncentracji na teraźniejszości i zadbajmy o stworzenie długotrwałej strategii w firmie. To ważny krok na etapie wyprzedzania konkurencji jeszcze przed startem metaforycznego wyścigu. Korzyści jest zresztą więcej. Pracownik, w którego się inwestuje i obdarza poczuciem, że ma się względem niego poważne plany, zazwyczaj jest bardziej oddany firmie i tym samym przywiązuje do myśli o pozostaniu w jej szeregach na dłużej. To też niewymierny efekt jednego z istotnych elementów skutecznego employer brandingu.

Koniecznie ustalcie cele szkoleń. Może to być zwiększenie stanu wiedzy, podniesienie kwalifikacji czy zdanie potrzebnych egzaminów. Dobrze, jeśli są one mierzalne, a więc możliwe do zweryfikowania – na dłuższą lub krótszą metę, ale także jasno określone. Jeśli stawiasz przed pracownikami konkretne założenia, to muszą oni poznać ramy czasowe wykonania zadania oraz być przekonanymi, że są one możliwe do wykonania. Trudno przecież oczekiwać, aby osoba przyuczająca się do zawodu grafika od samego początku swojej przygody była w stanie opanować najtrudniejsze programy graficzne. Najważniejsze, aby po zakończonym szkoleniu uczestnik był przekonany, że otrzymał dobre podstawy do pogłębienia swojej wiedzy. Pamiętajmy o tym, aby przed kursem porozmawiać o tym z pracobiorcą. Czego chce się nauczyć? W których zakresach wiedzy potrzebuje dokształcenia? Jaka wiedza mogłaby być dla niego przydatna w pracy? Później przychodzi czas na efektywne wdrożenie nowej nauki i rozbudowanie jej do większych rozmiarów. Nie oszukujmy się – trudno oczekiwać rewelacyjnych rezultatów od pracownika po trzydniowym kursie. Niech to będzie jednak dobra baza do wzmacniania kompetencji.

Końcówka roku to najbardziej gorący czas dla firm szkoleniowych. Zazwyczaj wiąże się to z tym, że firmy nie wykorzystują na bieżąco budżetów szkoleniowych, więc aby nie stracić dofinansowania na kolejny rok, niejako „rzucają” się na dostępne możliwości. To nie jest najlepszy pomysł, gdyż łatwo wtedy o zmarnowanie istniejącego potencjału. Zdecydowanie lepiej jest na początku roku ustalić plan działania i stopniowo, krok po kroku, go realizować. Zorganizujemy naszą pracę tak, aby nie kolidowała ze szkoleniami, a staniemy się beneficjentami wszelkich korzyści wiążących się z dobrze wyedukowanym pracownikiem!

Analizę potrzeb szkoleniowych niekoniecznie musimy robić my sami. Ba! Opinia firmy szkoleniowej, która oceni dany proces z innej perspektywy, może być o wiele cenniejsza i mniej subiektywna. Pamiętajmy też, że udział firmy zewnętrznej, która daje większą anonimowość zbieranych danych, zazwyczaj zwiększa otwartość i szczerość pracowników w udzielaniu informacji. A to już argument na wagę złota. Przy takim badaniu bierze się wtedy pod uwagę: ankiety, efekty rozmów rozwojowych o kierunkach kompetencyjnych wymagających większej dbałości, wyniki oceny rocznej, a także zadaniach do realizacji, co wiąże się z zakresem wiedzy, które będą potrzebne pracownikom danej organizacji.

Niech szkolenie stanie się tylko jednym z etapów rozwoju. Dobrze przeszkolony, ambitny pracownik może mieć potrzebę dalszego pogłębiania kompetencji. Nie traktujmy więc szkoleń, jak jednorazowego działania do „odhaczenia” i zapomnienia, jak szybko tylko się da. Inwestycja w już zatrudnioną i sprawdzoną kadrę to o wiele lepszy interes, niż zatrudnianie nowych osób.

Autor: Paweł Drąg, LSJ HR Group