Coraz mniej firm ogranicza wykonywanie zadań służbowych do pracy w siedzibie przedsiębiorstwa. Bardzo często niezbędne są wyjazdy służbowe, w których pracownicy muszą brać udział. Jak powinny wyglądać takie podróże i jak je rozliczać?
Tak naprawdę najistotniejszym kryterium rozróżniającym wyjazdy służbowe jest miejsce. Tutaj można wyróżnić delegacje lokalne, odbywające się na terenie, na którym znajduje się dana firma, bądź delegacje krajowe i delegacje zagraniczne. Rozliczanie każdej wygląda nieco inaczej. Przy wyjazdach lokalnych nie dostaje się takich samych uprawnień do otrzymania świadczeń, co przy podróżach krajowych i zagranicznych. Jedyne, na co można liczyć to samochód służbowy. Jeśli jednak pracownik korzysta z własnego auta przysługuje mu zwrot kosztów na podstawie tzw. kilometrówki.
Skupmy się jednak na wyjazdach krajowych i zagranicznych. W ich przypadku każdemu pracownikowi, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów za przejazd, nocleg czy komunikację miejską.
Dieta pracownicza 30 zł to kwota, jaka obejmuje dietę za dobę podróży na terenie kraju. W tym przypadku dobę rozumie się, jako czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Dlatego jeżeli wyjazd trwa:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli chodzi o wyjazdy zagraniczne – podobnie jak przy krajowych – za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, a od 8 do 12 h, jej połowa.Inaczej jest z podróżą do 8 godzin. Tutaj pracownik powinien liczyć na ⅓ diety. Diety wyższe o 25% przysługują pracownikom, którzy w czasie delegacji znaleźli się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.
Noclegi
Każdemu pracownikowi należy się zwrot kosztów za nocleg. Jednak trzeba pamiętać, że wysokość kosztów za jedną dobę nie powinna być wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety (600zł). W przeciwnym razie pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu, potwierdzonym rachunkiem, wykazującym przekroczony limit.
Każdy pracownik otrzymuje zwrot za hotel na podstawie przedłożonego rachunku. Jeśli jednak go nie posiada może liczyć na ryczałtową kwotę 150% diety (45 zł). Aby ryczałt przysługiwał, nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 21 i 7. W czasie zagranicznych delegacji pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu na hotel.
Przejazdy
Środek transportu, jakim ma się poruszać pracownik określa pracodawca.Tutaj przysługuje zwrot kosztów bez względu na rodzaj komunikacji. Dlatego też trzeba udokumentować wszelkie bilety, faktury, spożywane posiłki, czy ulgi związane ze środkami transportu. Jeśli pracownik chciałby skorzystać z prywatnego pojazdu, istnieje również taka możliwość. Zarówno przy delegacjach krajowych, jak i zagranicznych otrzyma zwrot kosztów stanowiący iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.. Nie może być ona wyższa niż:
przy samochodach o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5 zł, a o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8 zł.
przy motocyklach – 0,2 zł. dla motoroweru – 0,14 zł.
Na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. .
O czym jeszcze warto pamiętać?
Rozliczenie powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia delegacji. Pracownik jest uprawniony do pobrania z kasy zaliczki na poczet wydatków w czasie wyjazdu. Możliwe jest uzyskanie zaliczki w walucie obcej Pracodawca odpowiada za leczenie pracownika w delegacji poza granicami kraju Warto zlecić delegację w formie dokumentu – formalnego polecenia wyjazdu.
Źródło: www.smartmbc.pl
