W momencie wybuchu pandemii koronawirusa większość przedsiębiorstw w Polsce stanęła nagle przed wyzwaniem przejścia na pracę zdalną. Dla niektórych firm było to ogromne wyzwanie. Dużą przewagę miały te organizacje, które już wcześniej stosowały taki tryb. W Colliers już od 6 lat oferujemy taką możliwość. Mamy do tego przystosowaną infrastrukturę, a pracownicy wiedzą na jakich zasadach mogą funkcjonować w tym modelu. Kiedy więc nastała konieczność przejścia firmy na pracę zdalną, jedynym wyzwaniem – choć niemałym – była jej skala. W zdecydowanie gorszej sytuacji znaleźli się ci, którzy nigdy wcześniej nie korzystali z  takiej formy pracy.

W przygotowywaniu ludzi do pracy z domu najważniejsze jest zapewnienie im podstawowych narzędzi: zdalnego dostępu do zasobów informacyjnych firmy, sprzętu do komfortowej pracy, niezbędnego oprogramowania oraz jasnych instrukcji. Absolutnym minimum są służbowe laptopy i telefony komórkowe, ale można się również pokusić o większe udogodnienia, w zależności od indywidualnych potrzeb – np. pracownicy Colliers mogą wziąć do domów duże monitory, aby zwiększyć swój komfort pracy.

Dla osób, które wcześniej nie miały styczności z pracą zdalną, może to być duże wyzwanie. Warto zorganizować dla nich szkolenie z obsługi internetowych narzędzi do komunikacji oraz wspólnie określić reguły funkcjonowania. Przejrzyste zasady ułatwią wszystkim pracę i organizację czasu.

Wszystko opiera się na zaufaniu

Praca zdalna na tak dużą skalę może być trudna dla pracowników, ale jeszcze trudniejsza dla managerów. Muszą oni stworzyć zupełnie nowy system zarządzania zespołem – komunikacji, motywowania, delegowania zadań. Podczas kryzysu szef jest siłą napędową dla swojego zespołu, pokazując, że nawet w trudnej sytuacji potrafimy się odnaleźć i dobrze funkcjonować.

Absolutną podstawą pracy zdalnej jest wzajemne zaufanie. Jeśli zespół nie wypracował wcześniej takiej relacji, przejście na home office będzie dla niego bardzo trudne. To, co można zrobić, by poprawić jakość pracy, szczególnie gdy brakuje zaufania między managerem a pracownikami, to utrzymywać częsty kontakt. Cała grupa powinna spotykać się na tele- lub wideokonferencji przynajmniej raz dziennie, aby omówić wszystkie bieżące tematy. Ważne, aby nie były to tylko rozmowy telefoniczne, ale żebyśmy mogli również zobaczyć się wzajemnie na ekranie telefonu czy komputera. To ważne dla zachowania ciągłości relacji między pracownikami i podtrzymywania więzi w zespole.

Praca zdalna jest egzaminem z zaufania dla szefów, ale też dużym testem samodzielności dla pracowników – nie każdy się w niej odnajduje. Łatwiej też ulec pokusie oderwania się od obowiązków i poświęcenia czasu prywatnym sprawom. Może pojawić się też problem z koncentracją wynikający z obecności innych domowników lub braku przestrzeni do pracy. Tym bardziej powinniśmy wtedy dbać o częsty i regularny kontakt w zespole, gdyż wprowadza on pewien rytm pracy i pomaga skupić się na wyznaczonych zadaniach.

W trybie pracy zdalnej manager powinien bardzo uważnie słuchać swoich pracowników, by umiejętnie wyłapać nastroje panujące w zespole. Wymaga to dużych pokładów empatii, ponieważ komunikacja w świecie wirtualnym jest utrudniona. Niektórzy nie mają w domu dogodnych warunków do pracy, ponieważ na przykład posiadają za małe mieszkanie lub muszą zajmować się dziećmi. Warto wtedy, aby manager nie narzucał danej osobie sztywnych godzin pracy, lecz zastosował model zadaniowy. Takie elastyczne rozwiązania będą komfortowe dla pracownika i zwiększą jego efektywność. W czasie długotrwałej pracy zdalnej, która dla większości z nas jest czymś nowym, ważne jest, aby dać pracownikom wsparcie i zrozumienie, zaopiekować się nimi.

Otwarta i szczera komunikacja

W czasach kryzysowych fundamentalną kwestią jest utrzymanie poczucia bezpieczeństwa i stabilności w zespole. Do tego niezbędna jest szczera i otwarta komunikacja. Pracownicy widzą, co się dzieje wokół nich, zatem próba koloryzowania sytuacji nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli firma w obliczu kryzysu spodziewa się problemów, powinna o takiej sytuacji w odpowiedni sposób poinformować załogę, aby uniknąć plotek i ewentualnej paniki.

Ważną rolę ma w tej sytuacji do odegrania zarząd firmy, który powinien być stale widoczny i obecny w komunikacji wewnętrznej. To da pracownikom poczucie bezpieczeństwa, ale będzie ich też mobilizować do pracy. W tym trudnym okresie muszą widzieć, że ich liderzy są obecni i panują nad sytuacją. To również czas, kiedy działy HR powinny ściśle współpracować z kadrą managerską, wspierać ich w pracy i dbać o nastroje w zespołach.

Istotne z punktu psychologicznego jest też utrzymanie wśród pracowników komunikacji miękkiej. Luźne rozmowy są bardzo istotne dla zachowania poczucia wspólnoty i dobrych relacji w zespołach.

Nawet w warunkach pracy zdalnej starajmy się, aby schemat funkcjonowania i styl pracy nie zmieniły się. Jeśli zwyczajem naszej firmy były cotygodniowe szkolenia – nie przerywajmy ich, jeżeli sytuacja finansowa nas do tego nie zmusza. W warunkach pracy zdalnej mogą się one odbyć w formie webinarów. Warto ich tematykę dostosować do aktualnego zapotrzebowania i sytuacji. W Colliers postawiliśmy na szkolenia z zakresu pracy zdalnej, m.in. warsztaty dla rodziców na temat tego, jak radzić sobie z pracą i jednoczesną opieką nad dziećmi czy też omówienie bieżącej sytuacji ekonomicznej w kraju i możliwych konsekwencji związanych z pandemią koronawirusa. Nawet w sytuacji kryzysowej nie przerwaliśmy działań budujących wspólnotę naszej firmy właśnie po to, by zachować komfort i poczucie bezpieczeństwa naszych koleżanek i kolegów.

Autor: Agata Błaszkiewicz, dyrektor Działu Personalnego w Colliers International