Rekrutacje, on i offboarding, wellbeing, benefity i payroll w jednym – tak w skrócie wygląda dzisiejsza rzeczywistość działów HR. Choć lista “to-do” jest o wiele dłuższa, brakuje na niej miejsca dla najbardziej istotnych działań, ukierunkowanych na pracowników. Nowoczesne firmy bardzo często przerzucają wszystkie procesy dotyczące zatrudnionych na działy human resources, powierzając im również zadanie rozliczania wynagrodzeń. Niestety, natłok działań odbiera HR-owcom czas, który może zostać spożytkowany na realny rozwój zespołu.
Multitasking współczesnych HR-owców stał się już normą. Czasy, w których dział odpowiadał jedynie za rekrutację i wdrożenia nowych pracowników minęły bezpowrotnie. Obecne HR zajmuje istotne miejsce w organizacjach, do którego puli obowiązków trafiają wszystkie działania związane z pracownikiem. Nie byłoby w tym nic dziwnego gdyby nie fakt, że dużą część pracy HR-owców pochłaniają obowiązki administracyjne związane z payrollem. Piotr Smoleń – CEO Symmetrical zauważył, że:
„Współczesne działy HR stały się kluczową jednostką w organizacji, odpowiadającą za rozliczenia wynagrodzeń. Choć często posiłkują się wewnętrznym lub zewnętrznym wsparciem firm rozliczeniowych, wciąż na ich barkach pozostaje opracowywanie i dostarczanie baz danych do wyliczenia pensji. Zamiast planować kolejne działania rozwojowe, HR skupia się na uaktualnianiu danych, a także rozwiązywaniu problemów związanych ze źle naliczonym wynagrodzeniem.”
Zmienność danych rodzi problemy
Zatrudnienie pracownika rozpoczyna się od podpisania umowy oraz wprowadzenia do systemów danych osobowych. Wciąż bardzo często jest to proces całkowicie manualny, gdzie dane wprowadzane są ręcznie i co gorsza – wielokrotnie powielane w różnych programach i arkuszach. Wystarczy chwila nieuwagi lub brak systematyczności, by w kluczowe bazy wkradł się błąd. W przypadku rozliczeń pojawiają się kolejne zmienne takie jak regulacje legislacyjne czy zróżnicowane formy zatrudnienia, jak chociażby wciąż rosnąca popularność gig-economy. By nadążyć za rynkiem, HR-owcy muszą na bieżąco aktualizować posiadane informacje i dostosowywać do nich dane, którymi administruje firma. W świetle dostępnych na rynku możliwości wsparcia tych procesów, pojawiają się dwa najczęściej wykorzystywane przez firmy rozwiązania: rozliczanie wynagrodzeń przez dedykowanych pracowników organizacji, którzy mają do dyspozycji proste, wymagającej ręcznej aktualizacji programy lub outsourcing procesu do firm specjalizujących się w payrollu. Niestety, obie możliwości niosą poważne zagrożenie dla poprawności, wydajności i kosztowności procesu. Przeniesienie procesu na firmy zewnętrzne wiąże się z ryzykiem niezrozumienia istoty prowadzonego biznesu i nieznajomości obowiązujących w organizacji zasad. Outsourcer pracuje na wyspecjalizowanym pliku, który najczęściej zostaje przygotowany i przekazany przez pracowników klienta. Nie jest więc w stanie zweryfikować poprawności otrzymanych danych ani uniknąć błędów. Rozliczenia odbywające się wewnątrz instytucji wymagają z kolei stałego monitorowania zmian na rynku legislacyjnym, a także wykorzystywania dostępnych narzędzi, które często lata świetności mają już za sobą. W obu przypadkach pracodawca ponosi dodatkowe koszty i wciąż nie uwalnia czasu, jaki dział HR poświęca na przygotowanie i aktualizację baz danych. Odpowiedzią na te problemy są nowoczesne programy payrollowe, które nie tylko dokonują rozliczeń za pomocą kilku kliknięć, ale także ograniczają ilość dokumentów z danymi i automatycznie wprowadzają do obiegu aktualne regulacje prawne.
„Nowoczesne organizacje coraz chętniej korzystają z rozwiązań technologicznych ułatwiających codzienną pracę. Automatyzacja działań marketingowych czy sprzedażowych jest obecnie bardzo popularna, dlaczego więc nie włączyć do tego grona payrollu? Narzędzia takie jak Symmetrical wspierają nowoczesne firmy w tworzeniu jednej i uniwersalnej bazy danych pracowników oraz rozliczaniu wynagrodzeń. Rozwiązanie jest w stanie rozliczyć każdą formę zatrudnienia, również tak skomplikowaną jak gig-economy, wykorzystując do tego aktualnie obowiązujące regulacje. Dzięki temu, działy HR mają o 80% więcej czasu na zajmowanie się rozwojem pracownika, a pracodawcy optymalizują koszty nawet o połowę i mogą bardziej świadomie rozwijać swój biznes” – podkreśla Piotr Smoleń.
HR walczy o przyciąganie i utrzymanie talentów
W dobie globalnego zatrudnienia działy HR stanęły przed kolejnym wyzwaniem – właściwym zarządzaniem formą i czasem pracy. Dzięki możliwości pracy zdalnej organizacje coraz chętniej poszukują talentów poza granicami kraju, a także dopuszczają bardziej uniwersalną formę współpracy. Zróżnicowaniu podlegają już nie tylko podpisywane umowy, ale również zakres czasowy poświęcony na wypełnienie powierzonych obowiązków. Weryfikacją tych wartości również zajmują się działy HR, które muszą jednocześnie przyciągnąć i zatrzymać najlepszych, budując przyjazną kulturę organizacyjną oraz employee branding. Jednym z najistotniejszych czynników, wpływających obecnie na proces decyzyjny w wyborze nowego miejsca pracy przez kandydatów są finanse. Kandydaci zwracają uwagę nie tylko na oferowane stawki, biorą również pod uwagę transparentność wynagrodzenia oraz terminowość i elastyczność wypłat. W świetle najnowszych danych aż 94% pracowników pragnie sprawiedliwego wynagrodzenia za wykonaną pracę[1]. Piotr Smoleń dodaje, że:
„Pracownicy cenią sobie pracodawców, którzy właściwie podchodzą do kwestii rozliczeń. Płaca na czas, otrzymana w odpowiedniej wysokości czy premie rozliczone na podstawie konkretnych wymogów. Podejście do kwestii wynagrodzenia buduje dzisiaj pozycję firmy na rynku pracy, nadając pracodawcy status wiarygodnego podmiotu.”
Warto również pamiętać, że 30 marca 2023 roku Parlament Europejski przyjął nowe przepisy dotyczące transparentności wynagrodzenia. Co za tym idzie, pracownicy będą mieli prawo do wglądu w ich indywidualne wynagrodzenie, a także średni poziom wynagrodzeń w firmie w podziale na m.in. płeć. W praktyce może to oznaczać, że działy HR staną się alternatywą dla paska płac, a pracownicy zasypią je gradem pytań. Piotr Smoleń dodaje, że:
„Rynek pracy w Polsce stale boryka się z problemem braku jawności wynagrodzenia, które powinno być podawane do wiadomości już na etapie ogłoszenia o pracę. Często jest to celowe działanie pracodawców, którzy ze względu na zróżnicowaną siatkę płac, wręcz zabraniają działom HR prowadzenia rekrutacji z dostępem do informacji o widełkach płacowych. O proponowanej stawce kandydaci dowiadują się w trakcie rozmowy rekrutacyjnej, a co za tym idzie wszystkie pytania na temat wynagrodzenia trafiają do specjalistów HR. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku już zatrudnionych osób, które nie rozumieją skomplikowanych pasków płac i nie wiedzą, na co zostały przekazane ich pieniądze. Rodzące się na tym tle pytania po raz kolejny trafiają do działu HR, który aby na nie odpowiedzieć, musi posiadać wiedzę z zakresu kadr i płac. Automatyzacja procesów payrollo’wych przy wykorzystaniu dedykowanych i nowoczesnych rozwiązań nie tylko ułatwia rozliczenie wynagrodzeń, ale przekazuje pracownikom pasek rozliczeń w dostępny i zrozumiały sposób oraz umożliwia uzyskanie bardzo szybkiej odpowiedzi na wszystkie pytania, których udzielają eksperci.”
W jaki sposób uporządkować HR-owy multitasking? Przede wszystkim nowoczesne firmy powinny zmienić swoje podejście do wykorzystywania w codziennym życiu automatyzacji tych procesów, które “przepalają” czas specjalistów HR na działania administracyjno-płacowe. Dostępne na rynku rozwiązania umożliwiają prawidłowy przebieg tych procesów w tle organizacji, uwalniającym tym samym przestrzeń na budowanie zaangażowania pracowników oraz inwestycję w rozwój kapitału ludzkiego, co stanowi nadrzędny cel każdego działu HR.
[1] Przewodnik Employer Branding Book 2023, HRM Institute, Kraków 2023, str. 6.
