Wywiad z Maciejem Michalewskim, prezesem zarządu Element, o innowacyjnych technologiach wspierających procesy rekrutacyjne i zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z przepisami RODO.

Panie Macieju, będziemy wdzięczni za przedstawienie się naszym czytelnikom w kilku słowach.

Oczywiście. Nazywam się Maciej Michalewski. Krótko po zdaniu egzaminu adwokackiego zdałem sobie sprawę, że kontynuowanie czteropokoleniowej tradycji adwokatów nie jest dla mnie. Zrządzeniem różnych okoliczności trafiłem do branży rekrutacyjnej, w której działam już od niemal dekady. Przez 9 lat prowadziłem firmę rekrutacyjną, a od 2019 r. rozwijam system rekrutacyjny Element.

Skąd pomysł na system rekrutacyjny Element?

Podczas swojej pracy w firmie rekrutacyjnej zrozumiałem, że prowadzenie procesów rekrutacyjnych jest pracą wielowątkową i dynamiczną. Rekrutacja wymaga wielu kompetencji i kwalifikacji. Kluczowe są nie tylko umiejętności pozyskiwania i selekcji kandydatów, cenna jest również samodyscyplina i bardzo dobra organizacja pracy. Technologia, którą interesuje się od lat młodości, powinna pomagać działom HR i Hiring Managerom w efektywnym prowadzeniu procesów rekrutacyjnych. Procesami mającymi największy potencjał do optymalizacji są te, które składają się z czynności rutynowych, niewymagających ludzkiej kreatywności. To właśnie chęć dostarczania technologii, które realnie wspierają działy HR w codziennej pracy, była pierwotną przyczyną powstania Elementu.

Czym w ogóle jest Element, na czym opiera się jego działanie i czym się wyróżnia spośród innych systemów istniejących już na rynku?

Element to tak zwany ATS, czyli applicant tracking system. Systemy typu ATS dedykowane są zarządzaniu procesami rekrutacyjnymi i to jest jedno z najważniejszych zadań Elementu. Nowoczesne systemy rekrutacyjne nie ograniczają się jednak do samego zarządzania procesami rekrutacyjnymi. Dziś dobry ATS to także wsparcie przy wyszukiwaniu kandydatów metodami bezpośrednimi, automatyczna publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych, monitoring efektywności zarówno poszczególnych źródeł kandydatów, jak i samych rekruterów, analiza lejka rekrutacyjnego, wsparcie przy selekcji kandydatów czy wreszcie automatyzacja zarządzania danymi osobowymi zgodnie z przepisami RODO.

Bez względu na zakres funkcjonalności, system rekrutacyjny powinien zmierzać do zwiększania efektywności działu HR, usprawniając procesy i zwiększając motywację pracowników.

Jeśli miałby Pan wymienić trzy, najciekawsze Pana zdaniem, rozwiązania usprawniające procesy i motywujące rekruterów, to jakie to by były rozwiązania?

Wspólnie z klientami porównujemy Element do najpopularniejszych w Polsce systemów. Do tej pory naliczyliśmy kilkanaście innowacyjnych rozwiązań, które z jednej strony usprawniają codzienną pracę z procesami rekrutacyjnymi, a z drugiej strony są niedostępne w rozwiązaniach konkurencyjnych. Skoro jednak mam ograniczyć się wyłącznie do trzech, to na pierwszym miejscu postawię nasz formularz aplikacyjny z automatyczną preselekcją kandydatów. Jest to funkcjonalność, dzięki której rekruter może tworzyć dowolne zestawy pytań i odpowiedzi aplikacyjnych, które kandydat zobaczy na formularzu aplikacyjnym. Ponadto – i to nas wyróżnia od rozwiązań konkurencyjnych – każda odpowiedź może przydzielić kandydatowi określoną liczbę punktów lub nawet wykluczyć kandydata. W konsekwencji etap procesu rekrutacyjnego, na który spływają aplikacje, może być zawsze automatycznie ułożony według liczby uzyskanych punktów. Rekruter loguje się do systemu, zagląda do projektu rekrutacyjnego i od razu widzi, w jakiej kolejności procesować kandydatów. To rozwiązanie nieprawdopodobnie wygodne i oszczędzające znaczną ilość czasu na wstępną analizę profili i układanie harmonogramu pracy. Dodatkowo, nasze formularze aplikacyjne posiadają jeszcze jedną przewagę nad jednym z najpopularniejszych w Polsce systemem rekrutacyjnym. W Element formularz aplikacyjny może być modyfikowany w trakcie trwania procesu rekrutacyjnego. Możemy to zrobić w dowolnym momencie i nie musimy tworzyć nowego projektu.

Druga funkcja, której działanie również mocno koncentruje się na ułatwieniu pracy rekruterów, to automatyzacja informacji zwrotnych przekazywanych kandydatom w trakcie trwania procesów rekrutacyjnych. W Element do każdego etapu rekrutacyjnego można przypisać akcję automatycznego wysyłania wiadomości zgodnej z wcześniej zaprojektowanym szablonem. Dzięki tej funkcji gwarantujemy, że wszyscy kandydaci zaangażowani w proces rekrutacyjny, otrzymają informację zwrotną i proces ten nie wymaga jakiejkolwiek pracy rekruterów. Tym samym system samodzielnie dba o podstawowy candidate experience wszystkich kandydatów.

Przy okazji automatycznych wiadomości warto wspomnieć, że system automatycznie skontaktuje się z kandydatem, któremu upływa termin ważności zgody na przetwarzanie danych osobowych. Tym samym pracodawca wykorzystujący Element może niemal zupełnie zapomnieć o temacie RODO. System sam zapyta o zgodę, sam pilnuje jej terminu ważności, sam poprosi kandydat o jej przedłużenie, a w przypadku nieprzedłużenia – sam usunie te dane.

Dbanie o candidate experience i o RODO to jakby dwie osobne funkcjonalności, ale przymkniemy na to oko i potraktujemy je jako jedną, związaną z automatyzacją komunikacji. Jaka będzie trzecia i ostatnia funkcjonalność, którą chciałby się Pan pochwalić?

Jako trzecią innowacyjną technologię, którą rozwijamy w Element, wymienię sztuczną inteligencję. Algorytmy sztucznej inteligencji wspierają automatyczne uzupełnienia profili kandydatów na podstawie treści CV, co znacząco skraca czas przygotowania ujednoliconych profili do przedstawienia hiring managerom. Ponadto “rozumienie” treści życiorysów przez sztuczną inteligencję pozwala rekruterom znaleźć w bazie kandydatów te profile, w których występuje określone doświadczenie zawodowe. Bez zastosowania sztucznej inteligencji powyższy proces nie był w ogóle możliwy, o ile ktoś wcześniej nie wprowadził danych ręcznie do systemu.

Sztuczna inteligencja, jak wszystkie wcześniej wymienione technologie, ma ponownie ułatwić codzienną pracę rekruterów i zaoszczędzić czas, który tracony jest na działania typu „kopiuj z CV i wklej do systemu”.

Element regularnie publikuje raporty prezentujące potrzeby rekrutacyjne polskiego rynku. Widzieliśmy również zestawienia ogłoszeń dla Rekruterów i HR Business Partnerów. Skąd pozyskujecie dane do tych raportów?

Od kilku lat rozwijamy technologię monitoringu portali ogłoszeniowych. Pierwszym portalem, który rozpoczęliśmy monitorować, był portal Pracuj.pl. Były to jeszcze czasy, gdy był to jobboard z największą liczbą ogłoszeń rekrutacyjnych w Polsce. Dziś funkcjonalność monitoringu ogłoszeń rekrutacyjnych rozwijana jest przez nas w formie aplikacji Job Monit. Job Monit wykorzystuje różnorodne technologie, które umożliwiają nam monitoring ponad pięćdziesięciu największych portali rekrutacyjnych w Polsce, dzięki czemu mamy wiedzę o ponad 95% ogłoszeń publikowanych w Polsce. To prawdziwa kopalnia wiedzy o rynku pracy. Użytkownicy Job Monit mogą w kilka sekund sprawdzić, które firmy w Polsce szukają kandydatów na określone stanowisko, na jakich portalach konkurencja publikuje swoje ogłoszenia rekrutacyjne, jak wyglądają konkretne oferty, które portale ogłoszeniowe są najpopularniejsze. Z tego co wiemy, posiadamy największy w Polsce monitoring polskiego rynku rekrutacyjnego i ta wiedza dostępna jest dla działów HR korzystających z tego modułu i na podstawie tych danych budowane są nasze raporty.

Dwa ostatnie pytania. Po pierwsze, proszę powiedzieć, do kogo adresowany jest system Element?

Do trzech grup podmiotów. Po pierwsze do wszystkich organizacji, które prowadzą procesy rekrutacyjne. Element to system, który wdraża najnowsze technologie w celu zwiększania efektywności procesów rekrutacyjnych. Jeśli organizacja realizuje takie procesy, to z Elementem może to robić taniej, wygodniej i efektywniej.

Druga grupa podmiotów to firmy, które nie posiadają bieżących potrzeb rekrutacyjnych, ale przechowują dane osobowe kandydatów. Element w sposób całkowity automatyzuje zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z przepisami RODO.

Trzecia grupa to podmioty, które poszukują informacji o potrzebach rekrutacyjnych na polskim rynku pracy. Podmioty te mogą mieć dostęp do największego źródła danych w tym obszarze za pomocą modułu Job Monit.

I ostatnie pytanie. Czy Element odczuł skutki pandemii, a jeśli tak, to jak sobie z nią poradził?

Oczywiście odczuliśmy pandemię. Sytuacja rynkowa zmusiła nas do częściowej zmiany planów i strategii. W zakresie sprzedaży systemu postawiliśmy silniejszy akcent na uświadamianie klientów, że mogą własne działy HR wyposażyć w najnowocześniejsze technologie rekrutacyjne przy cenie najczęściej niższej, niż ceny obecnie wykorzystywanych narzędzi. Tu warto wspomnieć, że pomimo fantastycznych funkcjonalności, Element jest systemem oferowanym na bardzo przystępnych i elastycznych warunkach.

Druga zmiana w zakresie strategii sprzedaży polegała na jej jeszcze większej automatyzacji. Postawiliśmy mocno na automatyczne generowanie leadów sprzedażowych, co dało nam większą swobodę w zakresie zarządzania sprzedażą i związanymi ze sprzedażą kosztami.

Pandemia spowodowała również pewne zmiany w planach związanych z rozwojem produktu. Cele, jakie chcemy osiągnąć, czyli dostarczanie najnowocześniejszych technologii działom HR, pozostały oczywiście bez zmian. Niemniej – jak wspomniałem wcześniej – możliwość zaoferowania modułu Job Monit jako osobnej aplikacji musi jeszcze zaczekać. Na ten moment jest to funkcjonalność, która może być wykorzystywana tylko przez użytkowników Elementu.

Więcej informacji o systemie rekrutacyjnym Element znajdą Państwo pod adresem: https://elementapp.ai