Od kilku miesięcy trwa dyskusja na temat znaczenia technologii w walce z kryzysem wywołanym pandemią. Raporty PWC[1], Deloitte[2], Eurofound[3] a także innych firm i instytucji doradczych[4] wyraźnie wskazują na potrzebę dalszych inwestycji w digitalizację i automatyzację procesów na różnych płaszczyznach funkcjonowania firmy. Aby zrozumieć zasadność tych sugestii, warto przyjrzeć się konkretnym usprawnieniom, jakie producenci technologii zaoferowali i nadal oferują w turbulentnej rzeczywistości.
Na to, że innowacyjne rozwiązania są niezwykle korzystne dla pracowników i uodparniają na zawirowania gospodarcze, zwracano uwagę jeszcze długo przed pandemią[5]. Jednak dopiero sytuacja kryzysowa przyśpieszyła proces zmian w tym obszarze. Najszybciej, bo empirycznie, o zaletach systemów i programów usprawniających różnorakie procesy w firmie przekonywali się ich użytkownicy. Doskonale widać to na przykładzie procesów kadrowo-płacowych, gdzie widoczna była bardzo duża dynamika zmian i regulacji prawnych wynikająca na przykład z przejścia na pracę zdalną.
Liderzy zmian
Najskuteczniejsze firmy to takie, które nie działają na rynku tylko reaktywnie, ale wyznaczają trendy w obszarach digitalizacji czy automatyzacji. Taką firmą jest Unit4 Polska, która jako dostawca oprogramowania Teta w swoim portfolio oferuje systemy informatyczne, których funkcjonalność zapewnia realizację obowiązków pracodawców i firm w obszarach regulowanych przepisami. Unit4 Polska było inicjatorem i członkiem Grupy Roboczej PPK, która wypracowała standard wymiany danych PPK na linii pracodawca-instytucja finansowa. Format pliku, który trafia do agenta transferowego, a który zaproponowało Unit4 jest powszechnie wykorzystywany przez firmy, nawet te korzystające z innych systemów. Zmiany, które należało wdrożyć, wiązały się też z publikacją nowego modułu czy dostosowaniem aplikacji np. pod kątem składników płacowych. Dzięki pracy programistycznej i wdrożeniowej Unit4 Polska obsłużyło kilkuset klientów w zakresie wdrożenia i uruchomienia modułu PPK.
Unit4 Polska może się pochwalić też unikatowymi działaniami w zakresie digitalizacji HR. Oprogramowanie Teta pozwala na cyfrowe podpisywanie dokumentów, prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej e-teczki czy w pełni cyfrowy proces przeglądu wynagrodzeń pozwalający na weryfikację zarobków pracowników względem standardów rynkowych lub indywidualnych regulacji firmy (projektowanie i wdrażanie e-teczki oraz przypisywanie konkretnych funkcjonalności odbywało się w procesie konsultacji z 12 klientami z różnych branż). Ułatwia też przepływ informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie formalnych procedur prawnych oraz wewnętrznych rozwiązań mających na celu zapewnienie odpowiedniej efektywności, czego dobrym przykładem jest udzielanie regularnej oceny (constant feedback).
W tym roku twórcy systemu poszli o krok dalej. Jeszcze do maja 2020 roku istniały dwie poważne przeszkody, które zniechęcały firmy do zwiększenia inwestycji w cyfryzację HR: niejasność przepisów i brak możliwości cyfrowego podpisywania dokumentów przez wszystkich pracowników. Ten problem doskonale obrazują statystyki prowadzenia teczek pracowników. Aż 97% średnich i dużych przedsiębiorstw korzysta z formy papierowej, mimo dostępnej na rynku formy elektronicznej. Pracodawcy obawiali się, że podjęcie decyzji o digitalizacji teczek będzie oznaczało cyfryzację całego archiwum. Te wątpliwości rozwiała interpretacja Ministerstwa MRPiPS, która określiła wymóg prowadzenia dokumentacji pracowniczej w jednakowej formie dla poszczególnych pracowników, co oznacza np. możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej dla archiwum pracowników zwolnionych i e-teczek dla osób aktualnie zatrudnionych.
Drugi problem rozwiązała firma Unit4 Polska, która we współpracy z Asseco jako pierwsza w Polsce wprowadziła w swoim systemie podpis kwalifikowany dla każdego pracownika – taki, jaki do tej pory wykorzystywano głównie na linii pracodawca – państwo. Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na składanie wniosków i podpisywanie dokumentów umów za pośrednictwem urządzeń mobilnych i całkowitą rezygnację z obiegu dokumentów papierowych dzięki wyposażeniu wszystkich pracowników w mobilne podpisy elektroniczne. Pakiet oferuje jednak jeszcze jedną funkcjonalność – mobilne punkty weryfikacji tożsamości w firmie decydującej się na pełną digitalizację. Punkty weryfikacji wydające podpisy są obsługiwane przez wyznaczone osoby z firmy. Pracodawca wskazuje osoby, które odbędą szkolenie online i dostaną uprawnienie do przyznawania podpisów kwalifikowanych pozostałym pracownikom w firmie.
Pandemia koronawirusa jeszcze wyraźniej uwidoczniła potrzebę implementacji na polskim rynku rozwiązań do planowania i rozliczania czasu pracy. Unit4 Polska jako jedyny z głównych dostawców systemów HR, zaproponował dedykowane tym czynnościom narzędzie zgodne z polskimi przepisami – time and attendance. Narzędzie to opiera się na ponad 30 walidacjach przepisowych, które sprawdzają, czy czas pracy jest zgodny z wyjątkowo skomplikowanymi, polskimi przepisami, zarówno podczas planowania, jak i rozliczania czasu pracy.
Działać szybko i skutecznie
Procesy opisane wyżej były przygotowywane na podstawie obserwacji rynku i tworzone z potrzeby i z klientami. Jednak wiele rozwiązań tworzonych jest na bieżąco. Wprowadzanie zmian w zależności od nowych regulacji to każdorazowo bardzo pracochłonny proces, a precyzja i tempo wdrażania są kluczowe z perspektywy klienta. W trakcie pandemii Unit4 Polska udostępnił dla swoich klientów rozwiązania wspierające firmy w weryfikacji rachunków bankowych, na które dokonywane są płatności, poprzez nowy serwis White list, narzędzia do elektronicznej ewidencji pracy zdalnej oraz dodatkowych świadczeń ZUS związanych z opieką nad dziećmi w czasie zamknięcia szkół czy nowe pakiety naliczania zasiłków oraz ich wyrównań w związku z obniżeniami norm pracy.
System Teta komunikuje się z instytucjami państwowymi zgodnie z obowiązującymi standardami technologicznymi i prawnymi oraz co roku aktualizuje elementy związane z interfejsami: z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych co do rozliczenia składek ZUS, z platformą ePUAP w zakresie zwolnień chorobowych, z 20 instytucjami finansowymi realizującymi na rynku konkurencyjne świadczenia w obszarze PPK, z Ministerstwem Finansów w obszarze rozliczania podatków PIT, VAT i CIT, z Głównym Urzędem Statystycznym oraz z PFRON w zakresie rozliczeń osób niepełnosprawnych. Nalicza też zasiłki chorobowe refundowane przez ZUS według interpretacji ZUS i umożliwia digitalizację akt osobowych zgodnie z polskimi przepisami w sprawie digitalizacji dokumentacji pracowniczej w tym eksport metadanych do plików o określonej w przepisach strukturze. Do ostatnio wprowadzonych zmian należą też zwolnienie podatkowe dla osób do 26 roku życia (26 minus), zmiany dokumentów PIT, indywidualny rachunek podatkowy, założenia tarczy antykryzysowej i zmiana etatu i wynagrodzenia.
Systemy szyte na miarę
Sformułowanie, że tylko zmiana jest stała w ostatnim czasie jest bardziej aktualne niż kiedykolwiek. Technologie pozwalają łatwiej adaptować się do fluktuacji na rynku, ich zastosowanie stało się koniecznością, a nie wyborem.
Szukając optymalnych narzędzi, warto zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy i jakość implementacji jego rozwiązań. Dobrze wybrać firmę, która jest jednocześnie producentem software’u do obsługi określonych procesów – wówczas mamy pewność najwyższej ekspertyzy i szerokich możliwości wykorzystania oprogramowania dla korzyści przedsiębiorstwa. Ważny jest też aspekt opieki nad klientem – nie tylko udostępnienia narzędzia, ale również jego wdrożenia i supportu. Jeśli firma jest globalnym dostawcą usług, tworzy swoje rozwiązania w oderwaniu od polskiej rzeczywistości i wdrażanie zmian w systemie może trwać dłużej. Same systemy mogą z kolei kosztować więcej. Unit4 Polska choć jest firmą globalną, posiada aplikację pisaną specjalnie na rynek polski, która jest najlepiej dostosowana dla średnich i dużych przedsiębiorstw z punktu widzenia bardzo złożonych zmian prawnych. To ułatwia szybkie działanie. Jednocześnie przynależność do międzynarodowej grupy pozwala na implementację najlepszych rozwiązań stosowanych w innych krajach i korzystanie z know how z innych rynków.
[1] https://www.pwc.pl/pl/artykuly/nowe-technologie-odpowiedzia-na-wyzwania-hr-wywiad-wideo.html
[2] https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/human-capital-trends/2020/covid-19-and-the-future-of-work.html
[3] https://www.eurofound.europa.eu/sites/default/files/ef_publication/field_ef_document/ef20059en.pdf, s. 5.
[4] https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-covid-19-has-pushed-companies-over-the-technology-tipping-point-and-transformed-business-forever, por. https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/featured%20insights/europe/ten%20imperatives%20for%20europe%20in%20the%20age%20of%20ai%20and%20automation/digitization-ai-and-the-future-of-work.ashx, por. https://openknowledge.worldbank.org/bitstream/handle/10986/33476/9781464815645.pdf , dostęp (04.12.2020).
[5] McKinsey Global Institute, Digitization, AI, and the future of work: Imperatives for Europe 2017, s.2, 15.Patrz:
https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/featured%20insights/europe/ten%20imperatives%20for%20europe%20in%20the%20age%20of%20ai%20and%20automation/digitization-ai-and-the-future-of-work.ashx, dostęp (04.12.2020).
Autor:
Mateusz Łaba
Account Manager Unit4 Polska
Od ponad 13 lat zaangażowany w obszar zintegrowanych systemów ERP i Business Intelligence. Doświadczenie zdobywał w trakcie studiów oraz wdrażając rozwiązania TETA ERP w dużych firmach, działających niemal w każdym profilu. Obecnie zajmuje stanowisko Account Manager w firmie Unit4 Polska i odpowiada za proces sprzedaży produktów Teta oraz produktów globalnych Unit4 dla nowych klientów.
