Systemy benefitów zyskują na znaczeniu przy wyborze pracodawcy czy przywiązaniu pracownika do firmy. Ich głównym celem jest zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa życiowego oraz zwiększanie motywacji. Warto więc poznać odpowiedź na pytanie nie tylko jak zbudować system benefitów, ale również jak dopasować go do potrzeb organizacji i zapewnić jego sprawne funkcjonowanie.

Projektowanie systemu benefitów 
Projektowanie systemu benefitów warto rozpocząć od podjęcia decyzji jakie benefity i jakim pracownikom chcemy oferować. W tym celu dobrze znaleźć odpowiedzi na pytania (Koperek, Mundel, 2010):

• Jakie benefity chcemy oferować?
• Czy i w jaki sposób zróżnicujemy benefity dla różnych grup pracowników?
• Czy chcemy dostosować się do tendencji panujących na rynku, czy przeciwnie?
• Czy pracownicy będą mogli sami wybierać benefity spośród dostępnych opcji?
• Jak będziemy finansować benefity – czy pokryjemy wszystkie koszty czy zaproponujemy pracownikom współfinansowanie świadczeń?

Krok 1 – Wybór i zróżnicowanie świadczeń dodatkowych
Wybór benefitów oferowanych w organizacji powinien być powiązany z celami firmy. Warto też pamiętać, aby system świadczeń był spójny z kulturą organizacyjną i promowanymi przez firmę wartościami (Kłosowska, 2011). Na przykład firma stawiająca na rozwój powinna skupić się na rozszerzeniu oferty szkoleń. Przykłady świadczeń i ich znaczenia zaprezentowano w tabeli 1.

Tabela 1. Znaczenie różnych benefitów dla firmy

Źródło: Koperek A., Mundel M. (2010). Jak zbudować system benefitów?
[w:] K. Sedlak (red.), Tajniki HR, Najlepsze praktyki wynagradzania i rekrutacji, Kraków

Pracodawca wybierający świadczenia dodatkowe, powinien również uwzględnić jakie benefity mogą być atrakcyjne dla przeważającej grupy pracowników. Na przykład firma zatrudniająca głównie młodych mężczyzn z wyższym wykształceniem powinna postawić na szkolenia, bezpłatne zajęcia sportowo-rekreacyjne czy oznaki prestiżu takie jak samochód lub komputer. Z kolei dla zamężnych kobiet po czterdziestce prawdopodobnie atrakcyjniejsze będą bezpłatna opieka medyczna, dodatkowe wolne dni, czy zajęcia sportowe dla dzieci. Jeżeli grupa pracowników jest bardzo zróżnicowana warto przeprowadzić badanie aby przekonać się jakie benefity byłyby dla niej atrakcyjne. W tym celu można skorzystać z platformy badaniaHR.pl i wykonać badanie satysfakcji z pracy lub satysfakcji z wynagrodzenia.

Kolejnym krokiem jest zdecydowanie czy wszystkie świadczenia mają być dostępne dla ogółu pracowników czy też chcemy wprowadzić jakieś zróżnicowanie np. względem kategorii zaszeregowania. Przykładem może być udostępnienie pakietu opieki medycznej wszystkim pracownikom, ale zakres świadczeń uzależnić od zajmowanego stanowiska. Na tym etapie należy również zastanowić się jakie środki finansowe chcemy i możemy przeznaczyć na benefity.

Krok 2 – Wybór strategii
Projektując system benefitów warto mieć na uwadze nie tylko wewnętrzne uwarunkowania, ale również ofertę konkurencji. Atrakcyjny pakiet świadczeń dodatkowych to czynnik, który może przyciągnąć do organizacji dobrych pracowników – zwłaszcza na rynku oferującym podobny poziom wynagrodzeń. Punktem odniesienia do porównania się z konkurencją mogą być dane o benefitach z raportów płacowych lub wybrane wskaźniki z platformy wskaźnikiHR.pl.

Po zbadaniu oferty konkurencji należy podjąć decyzję czy chcemy wzorować się na rynku – czy wręcz przeciwnie – zaproponujemy coś zupełnie innego.

Wykres 1. Świadczenia dodatkowe
najczęściej oferowane pracownikom w 2016 roku

Źródło: Opracowanie własne na podstawie Raportu Płacowego Sedlak & Sedlak 2016

Według Raportu Płacowego Sedlak & Sedlak 2016 najpopularniejszymi świadczeniami, z których mogli korzystać pracownicy były szkolenia zawodowe, zajęcia sportowo-rekreacyjne czy ubezpieczenia NNW. Z kolei najrzadziej oferowano samochody służbowe czy dodatkowy płatny urlop. Dysponując tymi informacjami pracodawca może podjąć decyzję czy chce oferować powszechne świadczenia czy zdecyduje się na mniej popularne, które pomogą mu wyróżnić się na rynku.

Krok 3 – Finansowanie i administrowanie benefitami
Kolejną kwestią, jaką warto rozważyć, jest umożliwienie pracownikom samodzielnego wyboru benefitów czyli zastosowania planu kafeteryjnego. Jest to elastyczny system świadczeń pozapłacowych, w ramach którego pracownik sam decyduje jakie benefity chce otrzymywać. Zazwyczaj zatrudniony otrzymuje informację o liście świadczeń oraz maksymalnej kwocie jakie może na nie wykorzystać (Koperek, Mundel 2010). Takie rozwiązanie maksymalizuje szansę, że pracownik otrzyma to, co jest dla niego najbardziej wartościowe i motywujące.

Projektując system benefitów należy również podjąć decyzję kto będzie je finansował. Pracodawca może w pełni sfinansować świadczenia lub zastosować system partycypacyjny czyli taki, w którym pracownik pokrywa część kosztów. Można również skorzystać z rozwiązania całkowitego pokrycia kosztów przez pracownika. Korzyścią jaką otrzymuje zatrudniony w tym przypadku są zniżki na świadczenia, których nie otrzymałby kupując je samodzielnie.

Warto również rozważyć możliwość potraktowania benefitów jako formy premii czy nagrody. Benefity tak samo jak płace można powiązać z wynikami i w ten sposób wzmocnić ich wartość motywacyjną.

Ostatnią istotną decyzją jest to czy system benefitów będzie zarządzany wewnętrznie przez dział HR, czy też przy pomocy firmy zewnętrznej. Stworzenie i zarządzanie systemem świadczeń pozapłacowych wymaga często dużego nakładu czasu i środków oraz dostępu do wiedzy i technologii. Dlatego też część firm decyduje się na skorzystanie z zewnętrznego operatora, który pomoże skonstruować, wdrożyć i zarządzać systemem.

Badanie skuteczności systemu
Po wprowadzeniu systemu benefitów należy co jakiś czas dokonywać jego „przeglądu”. Warto badać czy proponowane świadczenia są potrzebne i wpływają na motywacje pracowników. Co jakiś czas dobrze ponownie zastanowić się czy system spełnia cele i założenia.

Sedlak & Sedlak