Obszar benefitów dla pracowników rozwija się niezwykle dynamicznie od kilkunastu lat. Początkowo było ich niewiele i pojawienie się każdego z nich budziło w pracownikach oraz na rynku pracy duży entuzjazm. Teraz firmy przeznaczają na benefity coraz więcej środków, aby zapewnić pracownikom różnorodność świadczeń.

Na benefity można wydać w zasadzie każdą kwotę, chyba nie ma takiego budżetu, którego nie dałoby się rozdysponować na dodatki dla pracowników. Wyzwaniem jest takie dobranie możliwości, aby pracownicy faktycznie postrzegali rozwiązania, które daje im firma, jako atrakcyjne.

Jak to zrobić?

Warto mieć świadomość tego, co dla pracowników jest ważne, jakie mają potrzeby. Może wydawać się to banalne, ale wiele firm w ogóle tego nie sprawdza. Organizacje powinny zbadać te obszary oraz powinny pamiętać, że potrzeby zmieniają się z wiekiem oraz sytuacją życiową pracowników. To, co dla jednych będzie wartościowe, dla innych będzie dodatkiem, z którego nawet nie skorzystają.

Im większa firma i bardziej zróżnicowana grupa pracowników, tym potrzebny jest szerszy wachlarz benefitów. Aby zoptymalizować sposób korzystania z nich, warto zwrócić uwagę na kilka elementów. Po pierwsze czy w pakiecie benefitów, który oferujemy pracownikom znajdują się takie, które odpowiadają na ich potrzeby. Czy nie są to przypadkowo dobrane działania oparte na przykład jedynie na tym, co jest popularne na rynku. To, co dla części pracowników jest ważne dzisiaj, za rok, czy dwa może nie być już atrakcyjne i warto, aby mieli możliwość zmiany.

Jeśli przy doborze benefitów będziemy kierować się tym, co jest ważne dla wybranych grup lub bazować na osobistych preferencjach osoby, która odpowiada za ten obszar w firmie, możemy doprowadzić do sytuacji, w której większość pracowników nie znajdzie wśród tych dodatków nic dla siebie. Dla jednych świetną opcją będzie wizyta w SPA, dla innych karnet do kina, dla jeszcze kogoś innego możliwość korzystania ze wsparcia psychologa. Ważne, aby pytać, monitorować i dawać możliwość wyboru. To jak ważne jest indywidualne dopasowanie można zaobserwować np. w raportach, które są dostępne na rynku. Widoczne są różnice między osobami w różnym wieku oraz na poszczególnych poziomach stanowisk.

Szczególnie trudna w doborze benefitów jest sytuacja, w której mamy w firmie duży przekrój pokoleń i chcemy jednocześnie dopasować działania atrakcyjne dla osób w wieku 20-30 lat oraz 50+. Dla osób najmłodszych, do 25rż najbardziej pożądanym dodatkiem jest zwrot kosztów dojazdów oraz dofinansowanie edukacji. Wraz ze wzrostem wieku, na pierwszy plan wysuwają się potrzeby związane z rozwojem zawodowym oraz opieka medyczna. Z kolei u osób po 50 roku życia opieka medyczna oraz stomatologiczna znajdują się zdecydowanie na czele listy najbardziej wartościowych benefitów*.  W pogoni za dopasowaniem benefitów do pracowników, niestety najczęściej zapomina się właśnie o tych najstarszych osobach i ich potrzeby są marginalizowane. Jeśli chcemy zbudować rozwiązanie, które uwzględni potrzeby większości, potrzebne jest stworzenie takiej opcji, która daje możliwość wyboru pracownikom.

Tutaj pojawia się drugi istotny element – czy jesteśmy w stanie sprawnie zarządzać benefitami, które oferujemy pracownikom. Zwykle im bardziej zróżnicowaną ofertę mamy dla zespołu, tym więcej czasu działy HR muszą poświęcać na jej obsługę. To generuje spore koszty. Dlatego też coraz więcej firm szuka możliwości łączenia benefitów w pakiety oraz dostawców, którzy oferują wiele produktów w jednym portfelu.

Po trzecie, bardzo ważna jest komunikacja tego, co oferujemy. W badaniu przeprowadzonym przez Sedlak&Sedlak* respondenci deklarują, że sporą trudność w firmach, w których pracują sprawiają właśnie problemy z komunikacją i niedopasowaną ofertą. Pracownicy często nie są świadomi tego jakie świadczenia dodatkowe funkcjonują w ich firmie i w jaki sposób oraz na jakich zasadach mogą z nich korzystać.

Odpowiedzią na potrzeby zarówno pracodawców, jak i pracowników jest stworzenie kafeteryjnego systemu, który jest wygodny dla firmy, a zatrudnionym osobom daje opcję wyboru takich benefitów, z których faktycznie będą chciały korzystać. W konsekwencji pozwala to na optymalizowanie kosztów oraz spójną komunikację systemu świadczeń pozapłacowych w firmie. Korzystanie z systemu opartego na kafeterii pozwala na uproszczenie działania systemu benefitów, a także na dopasowywanie możliwości dostępnych dla określonych grup pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu staje się to bardziej czytelne. Poza tym możliwość korzystania z platformy, która zawiera także usługi dostępne online, jest niezwykle wygodnym rozwiązaniem przy zespołach rozproszonych, a także przy pracy zdalnej.

Przy takim podejściu do obszaru benefitów dla pracowników, firmy mają dużo większą pewność, że dodatki będą faktycznie motywujące i uznawane przez pracowników za atrakcyjne. Warto także monitorować to jaki procent osób korzysta z danego świadczenia oraz jaki jest poziom zadowolenia pracowników z możliwości, które posiadają. Z jednej strony pozwala to na zbieranie danych o tym czy faktycznie to, co pracodawca oferuje, pokrywa się z oczekiwaniami pracowników. Po drugie, osoby korzystające z benefitów mogą zwrócić uwagę na to jak wiele możliwości mają. Pozwala to również na dostrzeżenie benefitów, o których część z zespołu mogła już zapomnieć lub nie została o nich wcześniej poinformowana.

Autorka: Joanna Kamińska, HR Manager, psycholog, autorka bloga HRzPasja.pl

*Raport ‘Benefity w oczach pracowników 2020’, Sedlak&Sedlak