Karty lunchowe to od kilku lat jeden z najpopularniejszych benefitów pozapłacowych w firmach. Po zmianach z września 2023 roku ich popularność jeszcze wzrosła – pracownicy mogą korzystać z nich nie tylko w restauracjach, ale również w sklepach spożywczych i supermarketach.

Ta pozornie prosta zmiana wywołała jednak lawinę kontroli ZUS kart lunchowych, które dziś są jednym z najgorętszych tematów w obszarze benefitów pracowniczych i zwolnień ze składek ZUS.

Karty lunchowe a zwolnienie ze składek ZUS: co gwarantuje rozporządzenie?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek, pracodawca może finansować posiłki pracowników (lub zleceniobiorców) ze zwolnieniem z oskładkowania do 450 zł miesięcznie na osobę.

Zwolnienie obejmuje wydatki na posiłki i – co potwierdza praktyka ZUS – większość produktów spożywczych. Nie dotyczy natomiast zakupu alkoholu, wyrobów tytoniowych, chemii gospodarczej ani kosmetyków.

Do września 2023 r. karty lunchowe można było wykorzystać wyłącznie w punktach gastronomicznych. Nowelizacja Rozporządzenia rozszerzyła ten katalog o sklepy spożywcze, supermarkety czy stacje paliw – co z pozoru miało ułatwić życie, a w praktyce otworzyło nowy front kontroli ZUS w zakresie kart lunchowych.

Masowe kontrole ZUS kart lunchowych – skala problemu rośnie

W ostatnich miesiącach ZUS nasilił kontrole – karty lunchowe oraz sposób stosowania zwolnienia ich ze składek zaczęły być mocno sprawdzane. Organ bada, czy pracodawcy rzeczywiście spełniają warunki określone w przepisach.

Efekt? Już ponad 230 negatywnych decyzji ZUS dotyczy nieprawidłowości w stosowaniu zwolnienia – i to w okresie po nowelizacji przepisów.

ZUS kwestionuje m.in. brak rzeczywistego systemu kontroli zakupów oraz stosowanie rozwiązań opartych jedynie na oświadczeniach pracowników lub wewnętrznych regulaminach firm.

Jakie obowiązki ma pracodawca? Stała i realna kontrola wydatków

Aby legalnie korzystać ze zwolnienia z oskładkowania, pracodawca musi wdrożyć system kontroli wydatkowania środków z kart lunchowych w sklepach i supermarketach.
ZUS w decyzjach i interpretacjach wskazuje, że taki system:

• nie może być wyrywkowy – musi działać w sposób ciągły,

• powinien umożliwiać identyfikację produktów niekwalifikujących się do zwolnienia,

• ma pozwalać na oskładkowanie tylko tej części świadczenia, która nie spełnia warunków ustawowych.

Brak takiego systemu oznacza ryzyko, że ZUS nakaże zapłatę zaległych składek i odsetek.

Dlaczego oświadczenia pracowników i kontrola sprzedawców nie wystarczą

Wielu pracodawców próbuje zabezpieczyć się poprzez oświadczenia pracowników lub zapisy w regulaminach. Niestety, ZUS uznaje takie działania za niewystarczające.

Równie nieskuteczne są modele, w których kontrola prawidłowości zakupów miałaby odbywać się po stronie sprzedawców – np. w sklepach spożywczych czy supermarketach.
ZUS podkreśla, że sprzedawcy nie mają obowiązku weryfikacji zakupów, a pracodawca nie może przerzucać na nich odpowiedzialności.

Dodatkowo, przy kasach samoobsługowych i płatnościach mobilnych kontrola jest praktycznie niemożliwa.
Dlatego obowiązek zapewnienia realnego systemu kontroli kart lunchowych zawsze spoczywa na pracodawcy.

Technologiczne rozwiązania – jak zabezpieczyć firmę przed negatywną decyzją ZUS

Analiza interpretacji ZUS z lat 2024–2025 pokazuje, że jedynym modelem, który spełnia wymogi Rozporządzenia, jest system kontroli paragonowej.
To rozwiązanie pozwala zweryfikować, czy zakupy dokonane kartą lunchową faktycznie obejmują produkty spożywcze.

Na rynku dostępne są już technologie wspierające pracodawców w tym zakresie – m.in. oferowane przez firmy Flexee czy Circula. Ich systemy automatycznie analizują paragony i umożliwiają pracownikowi dopłatę za produkty niekwalifikujące się do zwolnienia. Dzięki temu pracodawca minimalizuje ryzyko zakwestionowania zwolnienia przez ZUS.

Wnioski dla pracodawców – jak bezpiecznie korzystać z kart lunchowych

Masowe kontrole ZUS potwierdzają, że zwolnienie z oskładkowania kart lunchowych wymaga nie tylko dobrej woli, ale i realnych działań.
Aby uniknąć ryzyka:

• wybierz dostawcę, który zapewnia stały, zautomatyzowany system weryfikacji transakcji,
• monitoruj wydatki i raporty z kontroli,
• pamiętaj, że pozytywna interpretacja indywidualna nie zwalnia z obowiązku bieżącego nadzoru.

Tylko wdrażając pełny system kontroli paragonowej, pracodawcy mogą bezpiecznie korzystać z kart lunchowych i zwolnienia z oskładkowania – nawet przy zakupach w supermarketach czy sklepach spożywczych.

______________________________________________

Autorka komentarza: Adw. Marta Składkowska

Autorka jest adwokatem z doświadczeniem w prawie korporacyjnym, cywilnym oraz w obszarze compliance zdobytym w instytucjach finansowych (Dom Maklerski Banku Handlowego S.A., Niezależny Dom Maklerski S.A.) oraz w spółce giełdowej Trakcja S.A. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych Uniwersytetu Warszawskiego. Ukończyła również studia podyplomowe z prawa i ekonomii rynku kapitałowego w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie.

Specjalizuje się w prawie cywilnym i prawie handlowym, w tym w zagadnieniach związanych z funkcjonowaniem spółek oraz obrotem gospodarczym. Posiada bogate doświadczenie w reprezentowaniu klientów przed sądami powszechnymi wszystkich instancji oraz przed Sądem Najwyższym.