Aż 62% pracowników chce korzystać z hybrydowego modelu pracy po zakończeniu pandemii. Coraz częściej na takie rozwiązanie stawiają również pracodawcy. 

Jednak taki model wymaga przeniesienia znacznej liczby spotkań, rekrutacji i szkoleń w tryb online. A to z kolei generuje wyzwania dotyczące chociażby kwestii bezpieczeństwa czy obsługi nowego oprogramowania.

Praca hybrydowa jest dla wielu firm nowym formatem, który wymaga solidnego przygotowania, także w zakresie wykorzystywanych platform do komunikacji. Przy wyborze takiego narzędzia należy uwzględnić:

• bezpieczeństwo,
• łatwy dostęp i obsługę,
• wiele formatów wydarzeń: spotkania online, webinary, wydarzenia automatyczne,
• szeroki zakres funkcji: prezentacje, tablice, testy i ankiety, udostępnianie ekranu, czat,
• dostępność aplikacji mobilnej,
• możliwość pracy synchronicznej i asynchrosnicznej.

Zapewnij bezpieczeństwo uczestnikom swoich spotkań

Sprawdziliśmy, czy bezpieczeństwo ma znaczenie przy wyborze narzędzi do komunikacji online. Wyniki nie pozostawiają żadnych złudzeń. Ochrona prywatności ważna jest aż dla 92,33% respondentów.

Rozporządzenie RODO, które były rewolucją w zakresie przechowywania i przetwarzania danych osobowych, jest dzisiaj normą, której przestrzegania oczekują nie tylko urzędnicy, ale również użytkownicy wydarzeń. Dlatego też ochrona danych osobowych podczas wydarzeń online jest niezbędną cechą narzędzia do komunikacji w pracy hybrydowej. O opiniach użytkowników i dobrych praktykach z tego zakresu możesz przeczytać w poradniku.

Nikt nie chce korzystać ze skomplikowanych platform

Jednak na samym bezpieczeństwie się nie kończy. Wybierając narzędzie do pracy hybrydowej, warto też zwrócić uwagę na łatwość dostępu i prostą obsługę. Korzystając z ClickMeeting, nie musisz na przykład instalować aplikacji desktopowej (choć masz taką możliwość). Wystarczy otworzyć przeglądarkę i dołączyć do spotkania.

W przypadku każdego nowego oprogramowania użytkownicy muszą przede wszystkim dowiedzieć się, jak z niego korzystać. Potwierdzają to dane – aż 96% badanych deklaruje, że ogląda filmy instruktażowe, aby lepiej zrozumieć produkt. Podobnie jest w przypadku platformy do spotkań online. Należy wybrać taką, która w prosty sposób wyjaśnia, jak można z niej korzystać. Mogą w tym pomóc oczywiście tutoriale i treści podobnego typu. Natomiast dla tych, którzy wolą kontakt z drugą osobą, najważniejsza będzie dostępność działu obsługi klienta oraz szkoleniowców prowadzących systematyczne wdrożenia.

Możesz więcej dzięki różnym formatom: spotkania online, webinary na żywo i automatyczne

Spotkania online w pracy hybrydowej są codziennością. Wystarczy laptop, dostęp do Internetu i można zaczynać. O konkretnym spotkaniu przypomina natomiast kalendarz i zaproszenie otrzymane na skrzynkę mailową. Dzięki takim rozwiązaniom nawet 40-osobowy zespół może uczestniczyć w spotkaniu, słysząc się i widząc. W 2021 roku na platformie ClickMeeting w 779 020 spotkaniach online wzięło udział 2 144 063 uczestników!

Wybierając narzędzie do pracy hybrydowej, należy jednak pamiętać, że praca zdalna to nie tylko spotkania online. Szkolenia pracowników, rekrutacje i onboarding – to wszystko można zrealizować, korzystając z webinarów. I chociaż wydawać by się mogło, że webinary to spotkania na żywo, nie zawsze musi tak być. Szkolenia produktowe czy onboardingi możesz przygotować wcześniej i wykorzystać format webinarów automatycznych.

Odbywają się one o wcześniej wyznaczonej przez Ciebie porze. Możesz w nich uczestniczyć, ale nie jest to konieczne. Dzięki dostępności ankiet ocena szkolenia będzie do Ciebie spływać każdorazowo po zakończonym wydarzeniu. Natomiast czat możesz ustawić w trybie odpowiedzi w późniejszym terminie i zająć się nim w dogodnym dla Ciebie momencie.

Najwygodniejszą formą dla pracowników korzystających z pracy hybrydowej mogą okazać się webinary na żądanie. Pracownik sam decyduje, kiedy uruchamia dane szkolenie i poszerza swoją wiedzę.

Korzystaj z multimediów i interaktywnych funkcji platformy

Aby wydarzenie online było angażujące, musisz sięgnąć po interaktywne funkcje i narzędzia dostępne w ramach platformy. Ich przewaga nad szkoleniami w dusznych salach konferencyjnych polega przede wszystkim na tym, że pracownik uczestniczy w wydarzeniu z dowolnego miejsca na świecie. Do jego dyspozycji pozostaje także wiele możliwości komunikacji. Dzięki czatowi możesz na bieżąco sprawdzać, czy wszyscy nadążają za materiałem. Sesje Q&A pomogą w udzieleniu odpowiedzi na najważniejsze pytania i zapanowaniu nad potencjalnym chaosem.

Z naszych badań wynika jednak, że to tryb prezentacji jest najczęściej wykorzystywaną funkcją. a drugie miejsce dla udostępniania ekranu potwierdza, jak istotne jest dzielenie się wiedzą i materiałami podczas pracy hybrydowej.

Aplikacja mobilna mile widziana

Obsługa platformy za pośrednictwem przeglądarki to łatwy i wygodny sposób korzystania z narzędzia do spotkań i webinarów. Są jednak pracownicy, którzy zdecydowanie stawiają na aplikacje mobilne. Wyobraźmy sobie managera, który reprezentuje firmę na międzynarodowej konferencji. Spotkanie z zespołem zaplanowane jest w momencie, gdy czeka w kolejce na samolot. Laptop jest spakowany, ale to nic nie szkodzi: jednym ruchem palca uruchamia aplikację na telefonie i uczestniczy w spotkaniu.

Aplikacja mobilna powinna mieć intuicyjny design. I nie jest to wyłącznie kwestią estetyki, ale gwarantuje łatwość dostępu i korzystania z dostępnych funkcji. W aplikacji ClickMeeting bez względu na to, z jakiego urządzenia mobilnego korzystasz, układ elementów dostosuje się do wielkości Twojego ekranu. Zapewnia również doskonałą widoczność wszystkich elementów, bez konieczności przełączania się między ekranami.

Komunikuj się synchronicznie i asynchronicznie

Otwarcie się na pracę zdalną to otwarcie się na najlepszych specjalistów branży. W spotkaniach online można uczestniczyć z każdego miejsca. Zespół może składać się zatem z osób mieszkających w różnych częściach kraju czy nawet globu.

Dzięki możliwości korzystania z webinarów na żądanie zuskujesz otwartą drogę do pracy asynchronicznej, a tym samym współpracy ze specjalistami z innych stref czasowych.

Webinar szkoleniowy z nowości produktowych pracownik z Warszawy odtworzy o 13:15, podczas gdy na zegarku specjalisty z Londynu będzie wtedy widniała godzina 12:15. Nasz ekspert z Los Angeles w tym czasie śpi, ponieważ u niego jest 04:15. Ale nie musi z tego powodu czegokolwiek tracić. Webinary na żądanie są uruchamiane w momencie, kiedy pracownik jest gotowy wziąć w nich udział. Za to Ty zawsze wiesz, czy szkolenie wyczerpuje temat i czy pojawiły się dodatkowe pytania. Po zakończonym wydarzeniu możesz otrzymać m.in. wyniki przeprowadzonych ankiet, ale nie tylko. W dogodnym dla siebie czasie możesz odpowiedzieć na pytania, które pojawiły się w trakcie webinaru.

Jakie jest najlepsze narzędzie do pracy hybrydowej?

Wybierając narzędzie do komunikacji online w modelu pracy hybrydowej, należy pamiętać przede wszystkim bezpieczeństwie. Cechą nie tylko istotną, ale niezwykle pożądaną przez użytkowników jest wsparcie procedur zgodnych z RODO, czyli dbanie o przechowywanie i przetwarzanie danych. Dzięki mnogości formatów możesz wykorzystywać narzędzie do wielu celów. Zarówno spotkań, jak i szkoleń, rekrutacji czy onboardingu.

Szkolenia stają się fascynujące, a pracownicy bardziej zaangażowani dzięki wprowadzeniu interaktywnych funkcji. Użytkownicy cenią sobie również łatwość obsługi i intuicyjność zarówno wersji przeglądarkowej, jak i mobilnej. Wisienką na torcie jest możliwość pracy asynchronicznej, dzięki wykorzystaniu webinarów na żądanie.

Przede wszystkim przed wyborem narzędzia warto po prostu je przetestować. Zapraszamy do przetestowania platformy ClickMeeting. Podczas 30-dniowego okresu próbnego sprawdzisz najważniejsze funkcje. Nie musisz także podawać danych swojej karty płatniczej!