Lubisz dawać pracownikom szczegółowe instrukcje, a później dokładnie śledzić ich pracę? A może często tracisz czas i nerwy na nanoszenie najmniejszych nawet poprawek na projekty twoich podwładnych, przy czym nadal uważasz, że sam zrobiłbyś to lepiej? Jeżeli odpowiedzi są twierdzące to znak, że dręczy cię nawyk mikrozarządzania, czyli chęć ingerowania w niemal każde zlecane zadanie. Proceder ten sprawia, że poświęcamy zbyt dużo czasu na sprawy drobne, kosztem tych naprawdę istotnych.

Kluczową rolę w każdym zespole pełni lider. Do jego zadań należy takie zarządzanie pracą podwładnych, by była ona jak najbardziej produktywna, a jednocześnie, by pracownicy poprzez wykonywane zadania podnosili swoje kompetencje. Kiedy manager angażuje się w każdy najdrobniejszy szczegół to pracownicy czują się zdemotywowani i pozbawieni poczucia wartości, a równowaga w pracy zostaje zachwiana.

– Dobrze funkcjonujący zespół to taki, w którym każdy rozumie rolę jaką pełni i odpowiada za swoją część obowiązków. Rolą lidera jest koordynowanie pracy zespołu, czuwanie nad całością procesów, ale też umiejętna współpraca z poszczególnymi osobami, tak, by czuły się docenione i usatysfakcjonowane  – mówi Jakub Kurzaj z firmy Wyjątkowy Prezent.

Ciemne strony mikrozarządzania

Mikrozarządzanie nie jest niczym pożądanym w pracy jakiegokolwiek zespołu. Jest to niezależne ani od rodzaju organizacji, ani charakteru branży, ani nawet różnic kulturowych. „HR in Asia” wymienia kilka wad tego typu podejścia w zarządzaniu, które pokazują, że zagadnienie jest uniwersalne. Według niego mikrozarządzanie:

• Prowadzi do ogólnego spadku poziomu zaufania.

Niektórzy liderzy uważają, że mikrozarządzanie pozwala zbliżyć się do pracowników i zdobywać ich zaufanie. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie. Nieustanne poprawianie najdrobniejszych szczegółów sprawia, że lider jawi się bardziej jak autorytarny szef niż dobry manager. Utrata zaufania często prowadzi natomiast do utraty pracowników.

• Ogranicza przestrzeń dla samorozwoju.

Ciągłe monitorowanie zadań przez przełożonego obniża samodzielność pracownika oraz jego motywację do wykonywania obowiązków. Rolą lidera powinno być dostrzeganie potencjału tkwiącego w każdym pracowniku oraz rozwijanie jego talentów, z korzyścią dla efektywności całego zespołu.

• Może świadczyć o słabych umiejętnościach komunikacyjnych.

Kiedy lider przekazując podwładnemu zadanie obawia się, że nie zostanie ono wykonane poprawnie i na tym skupia całą swoją uwagę, to może źle komunikować cele do zrealizowania. Z kolei pracownik, który nie otrzyma jasno sformułowanych wytycznych łatwiej będzie popełniał błędy, a nawet ponosił porażki.

• Prawdopodobnie oznacza również braki w zakresie inteligencji emocjonalnej.

Umiejętność rozpoznawania i odpowiedniego zarządzania własnymi emocjami cechuje najlepszych liderów. Równie ważne jest rozpoznawanie odczuć współpracowników. Dzięki temu efektywniej będziemy mogli zarządzać ich zadaniami.

Źródła złych nawyków

Powodów, dla których lider popada w nawyk mikrozarządzania można wymieniać wiele. Drobiazgowość, poczucie nieomylności, nadmierna wiara we własne doświadczenie, a w końcu obawa przed porażką to tylko niektóre z nich. Problemem bywa słaba wiara w możliwości pracowników czy też brak zaufania do nich. Kluczem do właściwego funkcjonowania zespołu powinna być z jednej strony samodzielność pracowników, z drugiej ich właściwe zmotywowanie.

– Doceniony pracownik widzi sens swojej pracy, jest zaangażowany w wykonywane obowiązki, oddany organizacji, nie boi się wyzwań. Nie trzeba przy tym stosować nagród pieniężnych. Znacznie lepiej sprawdzi się np. voucher na weekendowy wyjazd do SPA, po którym pracownik wróci do biura nie tylko zrelaksowany, ale również zmotywowany do działania – mówi Jakub Kurzaj z firmy Wyjątkowy Prezent. – Warto jednak pamiętać, by prezent był niespodzianką wręczoną po fakcie – zapowiedziany będzie klasyczną marchewką, a nie taki ma być cel tego działania – dodaje.

Zachowanie równowagi

Najtrudniejsza jest samoocena, szczególnie ta krytyczna. Jednak kiedy dostrzegamy u siebie cechy mikrozarządzania to znak, że czas spojrzeć na swoje działania z dystansem i zastanowić się, co warto poprawić.  – Delegowanie pracowników do wykonywania konkretnych zadań i zapewnienie im przy tym swobody w działaniu wpływa korzystanie na ich zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Manager natomiast ma więcej czasu na realizację strategicznych celów firmy – mówi Jakub Kurzaj z firmy Wyjątkowy Prezent.

Jak więc wyrwać się z nawyku mikrozarządzania? Na początek dobrze jest popracować nad naszym sposobem komunikacji z podwładnymi tak, by był precyzyjny i jasno przekazywał, co należy zrobić. Lepiej jest przy tym skupić się na określeniu celu, niż wydawaniu konkretnych instrukcji wykonania zadania. Pozostawienie przestrzeni dla kreatywności pracownika może zaowocować bardzo pozytywnymi wynikami.

Niezwykle istotna jest również umiejętność odpowiedniego delegowania zadań. Manager powinien koncentrować się na całości oraz tym co najistotniejsze. Mniej ważne zadania może przekazać pracownikom dostosowując je do ich kompetencji oraz predyspozycji. Poprzeczkę warto przy tym stawiać choć odrobinę wyżej od możliwości. W ten sposób zadbany o rozwój pracowników, unikniemy ryzyka, że zadanie nie zostanie wykonane, a jednocześnie utrzymamy właściwą równowagę w zespole.