Czarne dziury to temat, który fascynuje nie tylko fizyków i astronomów. Od lat przewija się przez popkulturę dzięki filmom, książkom czy artykułom popularnonaukowym przewidującym kolejną katastrofę związaną z wybuchem supernowej. Oprócz naukowców i fanów astronomii, istnieje jeszcze jedna grupa, u której pojęcie to wywołuje gęsią skórkę – doskonale wiedzą o tym pracownicy działów HR.

Co to jest czarna dziura w czasie pracy?

Czarna dziura sprawia, że materia, która do niej się dostanie, nie może się z niej wydostać, przez co popada w „niebyt”. Podobnie wygląda to w przypadku kadr – nasza „czarna dziura” też jest formą niebytu. To czas pracy pomiędzy kolejnymi dobami pracowniczymi danego pracownika. Dla przykładu, pracownik zaczynający pracę o godzinie 7:00 rozpoczyna dobę pracowniczą, która kończy się o godzinie 7:00 następnego dnia. Jeśli wczoraj pracownik zaczął pracę o godzinie 7:00, a dzisiaj zacznie pracę o godzinie 14:00, to czas pomiędzy godziną 7:00 a 14:00 dzisiaj jest tzw. czarną dziurą, bo nie należy do żadnej doby pracowniczej. W związku z tym, nadgodziny w tym czasie nie są zaliczane do przekroczenia dobowego, tylko do przekroczenia średniotygodniowego czasu pracy i rozliczane są ze 100% dodatkiem do wynagrodzenia. Takich nadgodzin nie da się zakwalifikować do standardowych definicji przekroczeń czasu pracy zawartych w kodeksie pracy, dlatego potocznie nazywane są „czarną dziurą”.

Katastrofa i dla człowieka, i dla maszyn

Czarne dziury są zjawiskiem wciąż eksplorowanym przez naukowców i osoby odpowiedzialne za rozliczanie czasu pracy. Jak widać z powyższego przykładu, przepisy naszego Kodeksu Pracy są trudne w interpretacji. Przysparzają sporo problemów nie tylko w działach kadrowych, ale również twórcom oprogramowania do zarządzania czasem pracy, od których zależy poprawny przebieg wielu procesów. Nakładając na to wszystko specyficzne rozwiązania panujące w firmach, na przykład zaliczanie zmian roboczych zaczynających się od godziny 23 w piątek, sobotę i niedzielę do dnia następnego czy różne godziny rozpoczęcia doby pracowniczej w niedziele i święta, mamy do czynienia z niezłą łamigłówką, którą nie każdy program jest w stanie rozwikłać.

Szczęśliwi czasu nie liczą…

Ci, którzy mają do rozliczania prosty czas pracy i mało nadgodzin, mogą mówić o niebywałym szczęściu. Pozostali muszą się nieźle napracować, żeby utrzymać poprawną ewidencję czasu pracy. Niektórzy głęboko doświadczeni przez kontrole PIP uciekają się nawet do wprowadzania własnych regulacji ostrzejszych niż przepisy KP, byle tylko mieć pewność, że nie zostaną pokonani przez kruczki prawne.

Sprawa komplikuje się przede wszystkim w tych branżach, gdzie występuje praca zmianowa obejmująca soboty, niedziele i święta oraz równoważny czas pracy. Dotyczy to między innym: fabryk, firm usługowych, sieci handlowych, call centers i punktów obsługi klientów. Nie jest tajemnicą, że wszelkie błędne rozliczenia pracowników generują dodatkowe koszty i straty wizerunkowe pracodawcy, dlatego każdy stara się tego unikać. W większości firm zadania związane z planowaniem czasu pracy i jego rozliczaniem spadają na managerów. W przypadku skomplikowanych modeli czasu pracy mają oni duży problem z tworzeniem harmonogramów w pełni zgodnych z przepisami, co pochłania sporo czasu i odrywa ich od bieżących obowiązków, a to również generuje straty. Czy istnieje więc jakieś remedium na takie sytuacje?

Złoty środek na czarne dziury i nie tylko

Zderzenie z czarną dziurą kojarzy się jednoznacznie z katastrofą i, o ile nikt nie może nam dać 100% gwarancji, że nie grozi nam koniec świata, o tyle możemy uratować działy kadrowe przed grafikowymi (ale również i budżetowymi) „czarnymi dziurami”. Wdrożenie odpowiedniego narzędzia oraz dobrych praktyk pozwoli na ocalenie naszego małego „świata” jakim jest firma. Optymalizacja ta może obejmować:

1. Ułatwienie planowania i rozliczania czasu pracy poprzez wdrożenie nowoczesnego i elastycznego oprogramowania do planowania i zarządzania czasem pracy.
2. Podniesienie dyscypliny pracowników. W eliminowaniu spóźnień i wcześniejszych wyjść z pracy pomogą terminale czasu pracy i system do rejestracji czasu pracy (RCP). Ważne jest, żeby czytniki czasu pracy (terminale) były umieszczone możliwie jak najbliżej stanowiska pracy.
3. Minimalizacja absencji. W wielu firmach absencje wpływają na wysokość premii, dzięki temu ich liczba zredukowana jest do tych rzeczywiście niezbędnych.
4. Elastyczne planowanie czasu pracy tak, żeby liczba pracowników była odpowiednia do zadań planowanych na dany dzień. Przy planowaniu czasu pracy warto brać pod uwagę takie czynniki jak redukowanie liczby droższych nadgodzin czy uwzględnienie kwalifikacji pracowników. Całość tych zagadnień również wspierają systemy informatyczne, które pozwolą na szybkie i optymalne tworzenie grafików.

Bez wsparcia się nie obędzie

Na rynku istnieje wiele systemów wspierających planowanie i rozliczanie czasu pracy, jednak nie wszystkie z nich są w stanie sprostać zawiłościom prawnym i bieżącym zmianom ustawodawców. Wie o tym niemal każdy, kto pracuje przy zarządzaniu czasem pracy, tym bardziej w branżach z nieregularnym czasem pracy. Firmy coraz częściej poszukują oprogramowania do zarządzania czasem pracy, które będzie:

1. Wspierało proces planowania dla różnych systemów czasu pracy
2. Posiadało komplet kontroli zgodności czasu pracy z wymaganiami KP
3. Pozwalało na elastyczne oddelegowani krótkoterminowe pracowników do innych jednostek
4. Umożliwiało elastyczne konfigurowanie
5. Udostępniało elektroniczne wnioski związane z czasem pracy
6. Dawało możliwość rejestrowania i podziału czasu pracy na centra kosztowe (MPK)
7. Rozliczało i kwalifikowało czas pracy zgodnie z KP
8. Automatycznie generowało składniki czasu pracy do systemu karowo-płacowego

Wydawałoby się, że są to wymagania podstawowe, jednak nie każdy system je spełnia, dlatego należy zrobić dokładny research przed zainwestowaniem w nowe rozwiązanie. Wybór odpowiedniego oprogramowania nie uratuje nas przed czarnymi dziurami w przestrzeni kosmicznej, ale na pewno pomoże uporać się z wieloma bolączkami działów kadrowych i managerów związanymi z budowaniem grafików czasu pracy.

Autor: DMZ – od prawie 30 lat aktywnie uczestniczy w rozwoju branży rozwiązań IT dla HR. Oferuje systemy do zarządzania zasobami ludzkimi, systemy kadrowo-płacowe czy do zarządzania czasem pracy. Wspiera sektory takie jak przemysł, usługi, handel, finanse i wiele innych.