Stoisz przed niełatwym zadaniem poprowadzenia dyskusji podczas szkolenia lub spotkania z pracownikami? Wiedz, że rola prowadzącego ma kluczowe znaczenie dla jej przebiegu. Jak kierować rozmową, żeby grupa wyniosła z niej jak najwięcej?

Dyskusja ma skłaniać jej uczestników do uczenia się, pomagać w określaniu i rozwiązywaniu problemów czy przybliżaniu określonych tematów. – Poprzez tę formę wymiany poglądów wyostrza się zdolność myślenia i w naturalny sposób wyrabia się umiejętność współpracy. Słuchając, staramy się bowiem zrozumieć i docenić doświadczenia i punkt widzenia innych, uczymy się polegać na ich ideach. Pomóc może w tym prowadzący, który odpowiednio kształtuje rozmowę, wyznaczając jej temat, pilnując, by z niego nie zbaczać oraz ułatwiając wymianę zdań pomiędzy rozmówcami – mówi Michał Brywczyński, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. Na co powinieneś zwrócić uwagę, żeby uczestnicy spotkania wynieśli z niego jak najwięcej?

Początki bywają trudne

Jeżeli kiedykolwiek prowadziłeś dyskusję, być może wiesz, jak stresujące bywa milczenie w oczekiwaniu na odpowiedź z sali, szczególnie tę pierwszą. Uniknąłeś częstego błędu i rozpocząłeś od pytania otwartego, a nie takiego, na które można odpowiedzieć krótkim „tak” lub „nie”, ale nadal słyszysz ciszę?

– Warto wyrobić w sobie nawyk spokojnego czekania. Z jednej strony uczestnicy nieprzyzwyczajeni do dyskusji mogą początkowo milczeć i zwlekać z zabraniem głosu. Z drugiej zaś, miejmy też świadomość tego, że jeśli zauważą, że prowadzący robi pauzę tylko na trzy-cztery sekundy, po czym sam kontynuuje, mogą celowo przeczekać tę chwilę napięcia – mówi Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland. – Pamiętajmy też o tym, że widok zdenerwowanej, zmartwionej lub wykazującej brak zainteresowania i wiary w zaangażowanie grupy twarzy lidera nie zachęca do zabrania głosu – dodaje.

Kiedy więc czekasz w ciszy, bądź spokojny i zrelaksowany, rozejrzyj się po sali, nawiązuj kontakt wzrokowy z każdym z uczestników. Po odczekaniu chwili (jej długość powinna zależeć od stopnia skomplikowania zagadnienia, np. tego, czy trzeba przypomnieć sobie jedynie fakty, a może zaproponować rozwiązanie nieco bardziej złożonego problemu) można powtórzyć pytanie. Jeśli masz możliwość wykorzystania flipchartu lub prezentacji, dobrą praktyką jest zapisanie pytania tak, żeby było widoczne dla wszystkich. Jeśli będzie to konieczne, zapytaj, czy są jakieś propozycje i ponownie cierpliwie nieco odczekaj. Gdy już pojawi się tak upragniony pierwszy komentarz, doceń jego autora, zachęcając tym samym kolejnych członków dyskusji do zabrania głosu. Powiedz po prostu „Dobrze” bądź „Dziękuję” i zapytaj kolejną osobę o zdanie.

Nie trać czujności i pomóż wciągnąć się w dyskusję… wszystkim

Myśl zawartą w wypowiedzi uczestnika możesz wykorzystać do kontynuacji tematu i rozwinięcia rozmowy. To szczególna forma pochwały, która pomaga zachęcić do dalszego aktywnego udziału. Dodatkowe pytania oparte na wcześniejszych spostrzeżeniach lub też krótkie uwagi po każdej serii komentarzy pomogą ci także w nakierowaniu grupy na określony tor. Jeśli chcesz zachęcić jej członków do krytycznego myślenia, zapytaj np. „Jakie macie wątpliwości związane z tym argumentem?” lub „Jaką odpowiedź dałby ktoś, kto ma przeciwstawny punkt widzenia?”. Unikaj natomiast słów, które dałyby do zrozumienia, że znasz jedyną dobrą odpowiedź, a pozostałe osoby muszą jedynie zgadnąć, co masz na myśli. Zamiast tego tak formułuj pytania, by wyrazić chęć poznania ich opinii, np. „Marku, a ty co myślisz o…”.

– Często prowadzący boją się pytać o zdanie osoby mało aktywne, zapominając, że ci mniej śmiali czasami potrzebują odrobiny zachęty, żeby wyrazić swoją, często bardzo wartościową opinię. Oczywiście, jeśli ktoś nie ma ochoty mówić, należy to uszanować, dlatego jeśli reakcją na pytanie bezpośrednie jest cisza, można zostawić furtkę na wyjście z twarzą, mówiąc np. „Aniu, jeszcze nie słyszałem twojej opinii, jak widzisz tę sytuację? – pauza dramatycznie się przedłuża – oczywiście możesz powiedzieć „podaj dalej” – podpowiada Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

Podczas dyskusji na forum pojawia się też niebezpieczeństwo jej zdominowania przez kilku członków i bierności pozostałych. Jak temu zapobiegać? – Zanim zaprosimy do wspólnej rozmowy, możemy poprosić uczestników o zapisanie na kartce trzech odpowiedzi na zadane pytanie – ta technika sprawdza się, gdy celem jest zebranie doświadczeń, wniosków indywidualnych i ich przedstawienie na forum. Dobrze jednak wiedzieć, że  powoduje przywiązanie do swoich opinii, można więc wykorzystać ją również, jeśli chcemy spolaryzować grupę i zależy nam na różnicy poglądów. Alternatywnie, zachęćmy grupę do rozważenia tematu w parach lub trzyosobowych zespołach i przedstawienia później wniosków pozostałym. Da im to większe poczucie bezpieczeństwa, prowadzącemu jednak mniejszą kontrolę. Zgłębianie zagadnienia może odbyć się też w zespołach, które następnie przedstawią na forum swoje stanowisko, najlepiej w formie pisemnej – np. w postaci sześciu najważniejszych obserwacji, wniosków czy pytań na karteczkach, które zostaną przyklejone na flipcharcie – mówi Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

Trzeba wiedzieć, kiedy ze sceny zejść

Nawet najbardziej ożywione dyskusje muszą się kiedyś skończyć. Niektórzy prowadzący wychodzą z założenia, że powinno to nastąpić, gdy osoby na sali przejawiają znudzenie i nie zgłaszają już swoich pomysłów.

– Najlepiej jednak wybrać moment, gdy wciąż jest duże zainteresowanie i każdy chce jeszcze kontynuować wymianę poglądów. Doświadczeni prowadzący m.in. w ten sposób zyskują uznanie członków grupy i ich chęć uczestnictwa w kolejnych rozmowach. Obserwujmy więc dokładnie, co dzieje się na sali, aby dostrzec odpowiedni czas na finał. Gdy zdecydujemy się na ten krok, dajmy pewne ostrzeżenie, że czasu pozostało już niewiele. Pytając np. „Czy ktoś ma jakieś komentarze zanim zakończymy?”, pozwolimy wypowiedzieć się osobom, które chciały coś dodać, a tym, którzy się nie odzywali damy znak: teraz albo nigdy. Podsumujmy też główne punkty i – jeśli będzie to uzasadnione – pogratulujmy jakości spotkania, wskazując konkretne kwestie, które wyjątkowo nas ożywiły – mówi Michał Brywczyński z Integra Consulting Poland.

Pamiętaj, że forma zakończenia ma wpływ zarówno na proces uczenia się, jak i na entuzjazm uczestników względem kolejnych spotkań. Po etapie „odkrywania”, kiedy pytania mają naprowadzać na zidentyfikowanie lub zebranie zasadniczych kwestii, powinny więc paść też takie, które pomogą w doskonaleniu zrozumienia, a następnie zastosowaniu wiedzy, która pojawiła się podczas dyskusji. Do utrwalenia wniosków bardzo przydatne będzie też streszczenie najważniejszych punktów. Dzięki odpowiedniemu podsumowaniu możesz przyczynić się do tego, by grupa wyniosła z całej dyskusji jak najwięcej.