W dobie optymalizacji kosztów i niewystarczającej ilości wykwalifikowanych pracowników – w tym także specjalistów ds. HR – wiele firm coraz częściej decyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy. Jest to niewątpliwie wygodne rozwiązanie, które pozwala zmniejszyć koszty obsługi HR oraz zaoszczędzić czas poświęcany na rekrutację kolejnych pracowników i proces onboardingu.

Mimo że wiele firm oferuje outsourcing kadrowo-płacowy, najczęściej sprowadza się on do podstawowych zagadnień skupiających się głównie na rozliczaniu wynagrodzeń czy standardowej obsłudze kadrowej. Co, jeśli możemy wymagać o wiele więcej i outsourcować zadania związane zarówno z „twardym”, jak i „miękkim” HR?

Outsourcing dla HR… nie tylko kadrowo-płacowy?

Nie każdy zdaje sobie sprawę, że taka możliwość w ogóle istnieje. Nic dziwnego – na rynku nie znajdziemy dużo firm oferujących tak szeroki zakres usług i narzędzi informatycznych składających się na outsourcing HR (jedną z takich firm jest np. DMZ). Stąd mało kto w ogóle szuka takiego rozwiązania, które czasem okazuje się bardziej potrzebne niż mogłoby się wydawać. Z czego zatem możemy skorzystać w ramach takiego pakietu i dlaczego może nam się przydać?

Jak to działa?

Standardowa obsługa kadrowo-płacowa skupia się na ewidencji kadrowej, naliczaniu wynagrodzeń, sporządzaniu listy płac, informacji o dochodach itp. Są to zadania często outsourcowane, ponieważ przebieg tych procesów jest powtarzalny i bardziej uniwersalny niż w przypadku „miękkiego” HR. Umiejętne zarządzanie zasobami ludzkimi polega natomiast na indywidualnym podejściu do pracownika jako najważniejszego kapitału firmy, co pozwala na poprawę efektywności pracy całych zespołów. To następnie przekłada się na wyniki finansowe całego przedsiębiorstwa.

Można jednak skorzystać z rozszerzonego pakietu outsourcingowego będącego czymś w rodzaju „outsourcowania narzędzi”. Jest to idealne uzupełnienie podstawowego outsourcingu kadrowo-płacowego.  Możemy otrzymać dostęp do narzędzi wspomagających codzienną pracę działów HR takich jak np. swobodny dostęp do danych w systemie kadrowo-płacowym, dostęp do samodzielnego tworzenia raportów, portale samoobsługowe dla menedżerów i pracowników wraz z elektronicznymi wnioskami oraz kompleksowym zarządzaniem czasem pracy. Można również skorzystać z elektronicznych akt osobowych i wielu innych ciekawych funkcji. Outsourcer może dostarczyć innowacyjną platformę informatyczną pozwalającą na automatyczną elektroniczną obsługę procesów wewnątrz firmy i na styku klient – firma outsourcingowa.

Uzupełnieniem funkcji samoobsługowych może być możliwość korzystania z modułów obsługujących „miękki” HR. Przeprowadzone mogą być procesy dotyczące konkretnych pracowników, np. oceny okresowe, MbO, zarządzanie kompetencjami z oceną 360⁰, zarządzanie szkoleniami czy wspomaganie procesów rekrutacji. Wbrew pozorom, ten rodzaj usługi sprawdzi się nie tylko w przypadku małych firm. Tych zadań nie wykonuje się na co dzień, jednak często wymagają wsparcia zewnętrznych narzędzi (i/lub specjalistów w danym zakresie). Zakup licencji i kompleksowe wdrożenie oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi bywa kosztowne i czasochłonne, dlatego wybór usługi outsourcingowej zawierającej tego typu narzędzia pozwala nam uniknąć niepotrzebnych wydatków.

Nie każda firma potrzebuje jednak tak szeroko zakrojonego outsourcingu

Ważne jest, aby takie rozwiązanie zapewniało nam elastyczność. Możliwe przecież, że będziemy chcieli outsourcować raptem parę procesów kadrowych we współpracy z wewnętrznym działem HR firmy czy potrzebować jedynie konkretnej funkcji z danej aplikacji. W takim przypadku warto zapoznać się ze szczegółową ofertą usługodawcy lub bezpośrednio zapytać o kwestie, na których nam zależy. Firmy proponujące takie rozwiązania często mają w swojej ofercie systemy modułowe, które pozwalają na dowolność wyboru odpowiednich funkcji wobec swoich potrzeb.

Od dawna już wiadomo, że outsourcing to wiele korzyści pozwalających zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Tak samo jest z rozszerzonym outsourcingiem kadrowo-płacowym. Taki rodzaj outsourcingu jest idealnym wsparciem nie tylko dla działu kadrowego klienta, ale dla całej organizacji. Warto przemyśleć to rozwiązanie, gdy zależy nam na elastyczności odnośnie zakresu świadczenia usługi i sprawnym wdrożeniu.