Choć praca zdalna w wielu firmach jest już standardem, dopiero 7 kwietnia 2023 roku w życie weszła nowelizacja Kodeksu pracy, która reguluje tę kwestię. Oznacza przede wszystkim konkretne obowiązki pracodawcy i nowe uprawnienia dla pracowników.

Chcesz przygotować się na zmiany? Poniżej znajdziesz nagranie i relację z webinaru ClickMeeting z Adrianą Głuchowską – ekspertką centrum Verte, które specjalizuje się w szkoleniach z obszaru HR i prawa pracy.

Zapraszamy również do zapoznania się z pełną relacją tekstową na blogu ClickMeeting.

Praca zdalna w przepisach

Popularność pracy gwałtownie wzrosła w trakcie pandemii. W badaniu ClickMeeting z 2021 roku 51,5% respondentów deklarowało pracę zdalną, a 26,5% wykonywało ją hybrydowo. Również po zakończeniu pandemii wiele branż stosuje ten model pracy. 7 kwietnia 2023 roku wprowadzono precyzyjne przepisy regulujące pracę zdalną. Zgodnie z nimi pracownik może wykonywać obowiązki w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, w tym również pod adresem zamieszkania pracownika, korzystając ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może jednak przybierać różne formy.

Pracę zdalną dzielimy na dwie części. Pierwsza może być całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu uzgodnionym pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Można roboczo określić ją mianem pracy zdalnej na stałe. Drugim rodzajem jest praca zdalna na wniosek pracownika, czyli praca zdalna okazjonalna.

Adriana Głuchowska

Ekspertka wyróżnia cztery rodzaje pracy zdalnej, w tym:

• Pracę zdalną na polecenie pracodawcy, która w pewnych sytuacjach może wynikać z nakazu pracodawcy.
•  Pracę zdalną regulaminową, czyli stały model pracy uzgodniony między pracodawcą a pracownikiem.
• Pracę zdalną okazjonalną opierającą się na możliwości złożenia wniosku o pracę zdalną. Może być wykonywana maksymalnie przez 24 dni w ciągu roku.
• Pracę zdalną kobiet w ciąży, rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych: pracownice w ciąży, rodzice dzieci do 4 roku życia oraz opiekunowie osób niepełnosprawnych mają specjalne uprawnienia w zakresie dostępu do pracy zdalnej.

Sprawdź ClickMeeting za darmo podczas okresu próbnego

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej, nawet w przypadku rodziców małych dzieci, kobiet w ciąży i opiekunów osób niepełnosprawnych, jeśli nie jest to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy. W takim przypadku powinien powiadomić pracownika o przyczynie odmowy w ciągu maksymalnie 7 dni od złożenia wniosku. Obowiązek ten nie dotyczy innych grup pracowników. Pracodawca jest również zobowiązany do wycofania polecenia pracy zdalnej, jeśli pracownik poinformuje o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających pracę zdalną.

Obowiązki pracodawcy w kontekście pracy zdalnej

Jeśli co najmniej część pracowników ma możliwość wykonywania obowiązków zdalnie lub hybrydowo, pracodawca może rozważyć wprowadzenie takiej formy pracy. W takim scenariuszu powinien wziąć pod uwagę odpowiednie kwestie związane z pracą zdalną oraz zobowiązania, jakie na nim ciążą. Przede wszystkim znajduje to przełożenie na dokumenty regulujące wykonywanie pracy zdalnej, takie jak:

• regulamin pracy zdalnej,
• porozumienie z pracownikami,
• indywidualne porozumienia z pracownikami odnoszące się zarówno do aktualnych, jak i przyszłych pracowników.

Ekspertka podkreśla potrzebę określenia kilku kwestii w dokumentach dotyczących pracy zdalnej. Należy do nich:

• grupa pracowników objętych pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych,
• ustalenie ekwiwalentu za użytkowanie prywatnych narzędzi,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika,
• zasady kontroli BHP,
• zasady kontroli wykonywanej pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów ochrony danych osobowych,
• zasady korzystania i konserwacji służbowego sprzętu.

Nie jest konieczne wprowadzenie odrębnego regulaminu pracy zdalnej w przypadku pracy okazjonalnej. Projekt regulaminu powinien być skonsultowany z związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jeśli nie ma związków zawodowych w firmie.

Kontrole w trakcie pracy zdalnej

Kontrolowanie pracowników podczas pracy zdalnej budzi wiele kontrowersji, ale jest konieczne, aby zapewnić bezpieczeństwo, ochronę danych osobowych i wykonywanie obowiązków. Kontrola może obejmować różne obszary, w tym trzeźwość pracownika. W przypadku pracy zdalnej regulamin powinien określać zasady kontroli, a sama kontrola powinna być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem i z poszanowaniem jego prywatności i godzin pracy zdalnej. Kontrola powinna również uwzględniać fakt, że pracownik wykonuje pracę w miejscu zamieszkania, dlatego powinna być realizowana z poszanowaniem miru domowego i uwzględnieniem pozostawania mieszkania do dyspozycji innych osób.

Zapis sesji Q&A

Czy pracodawca może w regulaminie pracy zapisać, że nie przewiduje żadnej pracy zdalnej ze względu na specyfikę zakładu pracy?

Nie powinien tego robić. Zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej okazjonalnej: wnioski można rozpatrzyć negatywnie, jednak należy to zrobić.

Czy pracodawca może zapisać w regulaminie, że powiadamia pracownika o kontroli najpóźniej 24 godziny przed kontrolą?

Przepisy mówią o wspólnym uzgodnieniu takiej kontroli. Sztywne określenie terminu 24 godzin wydaje się więc pewnym nadużyciem. Pracodawca powinien zapytać pracownika, kiedy odpowiadałaby mu kontrola. Lepszym rozwiązaniem byłby zapis „nie później niż 24 godziny po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem”.

Czy każda firma musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Nie każda. Jeżeli firma dopuszcza jedynie możliwość okazjonalnej pracy zdalnej, nie jest on potrzebny.

Czy jeśli firma nie ma ogólnego regulaminu pracy może stworzyć wyłącznie regulamin pracy zdalnej?

W przypadku małej firmy, która nie jest zobligowana do stworzenia regulaminu pracy, jest to oczywiście jak najbardziej możliwe. Ważne żeby taki regulamin zawierał wszystkie punkty, o których mówiliśmy.

Czy po wprowadzeniu regulaminu pracy zdalnej należy dodatkowo podpisać porozumienie z pracownikiem?

Tak, takie porozumienie powinno określać między innymi miejsce wykonywania pracy zdalnej i inne istotne informacje.

Ile pracodawca ma czasu na rozpatrzenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną?

W świetle przepisów należy to zrobić niezwłocznie. Przyjęło się, że powinien to zrobić w ciągu 7 dni. Warto spojrzeć na to jednak z perspektywy praktycznej. Złożenie wniosku o okazjonalną pracę zdalną zwykle będzie dotyczyć ważnej z perspektywy pracownika sprawy. Na przykład pracownica ma chore dziecko i może albo pójść na zwolnienie lekarskie, albo pracować zdalnie. W związku z tym warto rozpatrywać te wnioski w taki sposób, aby korzystanie z pracy zdalnej było faktycznie użyteczne z perspektywy pracownika i organizacji.

Czy praca w systemie zadaniowym, gdzie nie jest określone miejsce i czas pracy, jeśli jest częściowo wykonywana w domu, podlega pod pracę zdalną?

Z automatu nie podlega. Ale jeżeli w firmie występuje taka sytuacja, można określić, że pracownik pracuje zdalnie. W systemie zadaniowym sporym ułatwieniem jest to, że nie jest konieczna ewidencja czasu pracy, a pracownik rozliczany jest za realizację powierzonych mu zadań. Może więc dobrze sprawdzić się w takim modelu współpracy.

Czy pracodawca może odgórnie ustalić, że w firmie nie będzie dopuszczalna praca zdalna, nawet okazjonalna, mimo że charakter pracy na to pozwala?

Może ustalić, że w firmie nie będzie pracy zdalnej lub hybrydowej na stałe. Nie może jednak zrobić tego w odniesieniu do okazjonalnej pracy zdalnej. Zwłaszcza w odniesieniu do grupy uprzywilejowanej. Pracownik, który ma małe dziecko, opiekuje się osobą niepełnosprawną czy pracownica w ciąży, muszą otrzymać uzasadnienie odmowy przyznania pracy zdalnej. Należy więc wskazać, dlaczego nie będzie możliwa.

Czy wniosek w formie elektronicznej musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Nie musi. Może być to zwykły mail czy inna forma kontaktu.

Jak określić format pracy, jeśli firma umożliwia pracownikom pracę z biura, ale pracownicy sami wybierają, skąd chcą pracować, i znacznie częściej wybierają home office?

Powinno to zostać zapisane w taki sposób w regulaminie pracy. Można w nim wskazać, że jest to praca zdalna hybrydowa, a pracownik może samodzielnie wybierać miejsce pracy.