Pół żartem, pół serio niektórzy twierdzą, że za proces digitalizacji w firmie odpowiada wybuch pandemii. Różne badania wskazują, że było tak w przypadku około 70% firm w Polsce w których istniała możliwość wprowadzenia pracy zdalnej.
Jak to wyglądało w przypadku działów HR? Czy da się zarządzać kadrami na home office? Jak wyglądały projekty przeprowadzane w działach HR zdalnie? O tym w rozmowie z Piotrem Wołoszynem, Implementation Managerem firmy DMZ zajmującej się dostarczaniem systemów dla działów HR.
Wiele firm przeszło na pracę zdalną dość gwałtownie, każda z nich wyciąga teraz inne wnioski. Firma DMZ zajmuje się dostarczaniem oprogramowania dla działów kadrowych, stąd pytanie, jak ta praca wyglądała u Was, czy da się przeprowadzić w całości wdrożenie systemów dla HR od początku do końca zdalnie? To są bardzo skomplikowane procesy i niektóre firmy mogą mieć uzasadnione obawy.
Okazuje się, że przy dobrej organizacji pracy i przy dobrej współpracy obu stron można takie wdrożenie przeprowadzić. Coś, co wydawało się niektórym niemożliwe, dzisiaj staje się faktem. W czasie pandemii udało nam się z powodzeniem przeprowadzić kilka takich projektów. W pierwszej fazie zdarzały się trudności – dla każdego była to w mniejszym lub większym stopniu nowa sytuacja, ale po dograniu szczegółów z klientem udało się zakończyć wszystkie projekty sukcesem. Można powiedzieć, że branża IT ogólnie jest jedną z najmniej dotkniętych pandemią. Tutaj stanowiska pracy jest dosyć łatwo zorganizować w domu, jednak dla konsultantów wdrożeniowych duża część pracy do tej pory wiązała się z wyjazdami do klienta, np. w celu przeprowadzenia szkolenia.
Pierwsze miesiące pracy w trakcie pandemii przyniosły więc wiele obaw na temat tego, jaka będzie efektywność poszczególnych procesów wdrożeniowych, szczególnie w obszarach analizy procesów biznesowych oraz szkoleń. Skuteczność, szczególnie tych drugich, była dla nas niemałym zaskoczeniem. Mimo, że wcześniej organizowaliśmy szkolenia online, to w takiej formie odbywały się raczej okazjonalnie, a w obecnej sytuacji musiały stać się regułą. Taki sposób prowadzenia projektów zmusił nas np. do skrócenia bloków szkoleniowych do ok. 4-6 godzin i szybko zauważyliśmy korzyści wynikające z tej zmiany. Znacząco poprawiło to skuteczność szkoleń: osoby szkolone są bardziej skupione, mniej zmęczone, a z drugiej strony szkoleniowiec ma łatwiejszy dostęp do komputera osoby szkolonej. Można więc od razu podejrzeć na ekranie co robią osoby szkolone i pomóc w przypadku wątpliwości. Inną korzyścią zdalnych szkoleń jest dużo większa swoboda i elastyczność w ich organizacji. Chociaż szkoleń musi być więcej ze względu na krótsze bloki, to łatwiej je wpasować w grafik pracowników zarówno klienta, jak i naszych. W takim przypadku odchodzą również koszty delegacji i uciążliwe podróże. Wyciągnęliśmy wiele wartościowych, ciekawych wniosków ze zdalnych wdrożeń na przyszłość.
Dla Waszej firmy praca zdalna nie była niczym nowym, jednak czym innym jest praca kilku osób z domu, a co innego, gdy cała firma pracuje zdalnie, zarówno po stronie dostawcy systemów dla HR, jak i po stronie klienta. Z jakimi trudnościami zmagaliście się w początkowej fazie tych projektów?
Głównym problemem okazał się nie sam proces wdrożenia, a gotowość organizacyjna klienta. Dość szybko stało się jasne, że nie ma takiej rzeczy w projekcie, której nie dałoby się zrealizować zdalnie lub omówić w trakcie telekonferencji. Praktycznie każdy ma dostęp do Internetu i nowoczesnych narzędzi. Faktycznym problemem okazało się przygotowanie techniczne klientów. Firmy, w których cyfryzacja procesów była na zaawansowanym poziomie, dosyć szybko przestawiły się na zdalny tryb pracy. W takich przypadkach projekty nie trwały dłużej niż standardowe wdrożenia. Ze względu na większą elastyczność, jaką daje praca zdalna, niektóre zadania wykonywane były nawet szybciej niż zazwyczaj. Nie trzeba było wszystkiego kondensować w poszczególne dni tak jak w przypadku wdrożeń „tradycyjnych”, czyli np. analiza nie musiała się odbywać w konkretne dni kiedy konsultant przyjeżdżał do klienta, tylko mogliśmy ją rozbić na bloki po 2-3 godziny i stopniowo opracowywać materiał.
Czyli za tym trybem pracy szła też lepsza organizacja czasu pracy?
Zdecydowanie. Na pewno byliśmy zmuszeni zmienić technikę prowadzenia projektów. Wdrożenia realizujemy teraz podobnie do popularnych w projektach programistycznych zwinnych metodyk, czyli w krótkich sprintach oraz przy użyciu backlogu, jednak przy zachowaniu ograniczeń związanych z cyklem płacowym. Organizowane są spotkania cykliczne, podczas których na bieżąco ustalamy zadania i cele na najbliższy czas. Całość prac łączy harmonogram ramowy, który definiuje główne cele, ścieżki krytyczne i kamienie milowe. Te jednak nie są tak sztywno zaprogramowane w harmonogramie, jak to miało miejsce przy klasycznym prowadzeniu projektów.
A od strony firmy, która wdraża systemy dla działów kadrowych – mieliście okazję wręcz „od kuchni” zaobserwować jak działy HR oraz całe firmy pracują zdalnie. Jakie wnioski idą za tym, czy dużo firm przeszło na pracę zdalną chętnie czy były opory? Jak to wyglądało z perspektywy firmy, która dostarcza usługi ułatwiające m.in. taki tryb pracy?
Wszystko zależy od stopnia digitalizacji, czyli zautomatyzowania procesów w firmach. Jeżeli procesy odbywają się w tradycyjny sposób, obieg dokumentów jest papierowy, to wprowadzenie pracy zdalnej dla działów HR jest zdecydowanie trudniejsze. Bardzo ważne staje się ujęcie systemów kadrowo-płacowych nie tylko jako narzędzia do rozliczania wynagrodzeń, ale także jako narzędzia do zarządzania procesami w firmie. Czym lepiej organizacje są zinformatyzowane, tym łatwiej im odnaleźć się w nowej rzeczywistości, to samo oczywiście dotyczy działów HR.
Sam system HR w dużej mierze może służyć jako narzędzie do organizacji pracy zdalnej. Jest to bardzo ważne, ponieważ to nie tylko wsparcie dla działu HR czy dla samego pracownika, który ma poczucie komfortu i pewność, że jego potrzeby HR-owe zostaną obsłużone zdalnie, bez konieczności fatygowania się do siedziby firmy. To również szereg korzyści, których istnienie uwidoczniła dopiero sytuacja związana z pandemią. Mało kto do tej pory myślał o systemie do zarządzania zasobami ludzkimi jako o rozwiązaniu, które ułatwia organizację pracy zdalnej. Dlaczego? Wydaje mi się że dlatego, że był to obszar z różnych powodów obcy dla branż innych niż IT.
Wiele narzędzi HR zyskało nowe znaczenie w kontekście pandemii. Narzędzia do rejestracji czasu pracy np. w Portalu Pracownika pozwalają pracownikowi zgłosić gotowość do pracy. Menedżer za pośrednictwem e-maili jest informowany o absencjach w swoim zespole oraz ma bieżący dostęp do kluczowych informacji o swoich podwładnych co ułatwia organizację rozproszonego zespołu. Bez problemu również zaplanuje zdalnie czas pracy pracowników i w razie potrzeby rozliczy ich koszt. Narzędzia HR wspierają także bardzo kluczowy aspekt zarządzania, czyli podejmowanie decyzji – system daje wgląd do informacji, które obecnie są siłą rzeczy trudniej dostępne. Dodatkowo, kluczowe zadania wyznaczone za pośrednictwem Portalu nie znikają wśród gąszczu e-maili co ułatwia i przyspiesza ich realizację.
Trudniej zarządzać pracownikami zdalnie?
Z pewnością jest to nowe wyzwanie, zarówno dla pracowników jak i ich menadżerów. Często wymaga zmian wielu przyzwyczajeń i utartych schematów. To, co możemy powiedzieć z całą pewnością to fakt, że firmy, w których procesy HR były już zdigitalizowane przeszły na pracę zdalną dużo łatwiej, ponieważ nie potrzebowały wprowadzenia tak wielu zmian. Narzędzia HR, o których wcześniej w ogóle nie myśleliśmy w tym kontekście, sprawdziły się w tej sytuacji doskonale. Przynajmniej możemy powiedzieć to o naszych klientach, bo w takie rozwiązania zostali wyposażeni i widzieliśmy, że zdało to egzamin.
Czyli uważa Pan, że warto w takie rozwiązania inwestować, bo praca działów kadrowych przekłada się na funkcjonowanie całej firmy, a jeżeli działy HR nie będą miały ciągłości pracy, to cała firma może odczuć tego konsekwencje?
Zdecydowanie tak. Doświadczenia ostatnich miesięcy jasno pokazują, że cyfryzacja procesów w organizacji to nie tylko uporządkowanie pracy i optymalizacja działań, to również bezpieczeństwo i mniejsza wrażliwość na czynniki zewnętrzne. Ciągłość i informatyzacja pracy HR pozwala skupić się na zabezpieczeniu innych procesów biznesowych, w których wsparcie IT może być nawet niemożliwe. Największą stabilność w obszarze HR firmy osiągają dzięki wdrożeniu outsourcingu kadrowo-płacowego. Zabezpiecza to przed ryzykiem związanym z ograniczoną dostępnością specjalistów kadrowo-płacowych i pozwala skupić się na organizacji innych procesów. W czasie pandemii brak pracowników wcale nie musi łączyć się bezpośrednio z chorobą ale np. nałożoną kwarantanną, więc ilość tych zagrożeń rośnie. Dla wielu firm w Polsce było to duże ryzyko, które u niektórych niestety się urzeczywistniło. Firmy w przedziale od 50 do nawet 500 pracowników bardzo często nie posiadają rozbudowanych działów kadrowo-płacowych. Czasem opierają się na jednej osobie, która rozlicza płace i gdy taka osoba staje się niedostępna, stanowi to bardzo duży problem.
Bardzo ważne jest, żeby outsourcing nie był prowadzony w formule tradycyjnego biura rachunkowego, do którego dostarcza się dokumenty, a następnie otrzymuje się wynik w postaci listy płac. Zacznijmy myśleć o outsourcingu jako usłudze polegającej na partnerstwie biznesowym oraz rozwinięciu ścisłej współpracy pomiędzy firmą outsourcingową i naszym działem HR. Pozwólmy usługodawcy zająć się żmudnymi, aczkolwiek potrzebnymi obowiązkami, jednocześnie oczekujmy od niego dostępu do nowoczesnych narzędzi umożliwiających ocenę pracowników, zarządzanie czasem pracy czy aktualne i nielimitowane raportowanie. Nowoczesny outsourcing HR to również sposób na informatyzację przedsiębiorstwa. Jako firma specjalizująca się we wdrożeniach systemów właśnie od tego rozpoczynamy wdrożenie usługi outsourcingu. Analiza, optymalizacja i informatyzacja procesów jest podstawą dobrze funkcjonującej relacji pomiędzy klientem i outsourcerem. Co więcej, korzyści z dobrego wdrożenia osiąga zarówno klient jak i firma outsourcingowa, której łatwiej prowadzić takiego klienta. Jest to sytuacja „win-win”, z której naprawdę warto skorzystać.
DMZ – od prawie 30 lat aktywnie uczestniczy w rozwoju branży rozwiązań IT dla HR. Oferuje systemy do zarządzania zasobami ludzkimi, systemy kadrowo-płacowe czy do zarządzania czasem pracy. Wspiera sektory takie jak przemysł, usługi, handel, finanse i wiele innych.
