Spotkania online najprawdopodobniej nie mają przed Tobą większych tajemnic. Wykorzystujesz webinary automatyczne podczas szkoleń i offboardingu, płynnie przeprowadzasz zdalne rekrutacje, korzystasz z wirtualnych wydarzeń przy szkoleniach dla całych działów? Warto przyjrzeć się bliżej swojemu warsztatowi!

Jak możesz go udoskonalić? Przede wszystkim poznaj oczekiwania uczestników swoich wydarzeń. ClickMeeting znacznie ułatwił Ci pracę. W czerwcu 2022 roku eksperci przeprowadzili ankietę wśród uczestników wydarzeń online. Stała się ona ciekawym punktem wyjścia do stworzenia poradnika zawierającego 10 rad dla prezentera. Pobierzesz go bez jakichkolwiek opłat. Poniżej znajdziesz natomiast najważniejsze wnioski.

Pobierz bezpłatny poradnik ClickMeeting 10 rad dla prezentera. Webinar idealny

Wirtualne spotkania również wymagają dobrych manier

Zdalne spotkania i szkolenia stały się codziennością, w której chcemy się dobrze czuć. Mamy już swoje preferencje odnośnie do przebiegu takich spotkań i wiemy, co najbardziej przeszkadza w ich odbiorze. Dlatego aż 30% firm wprowadziło zasady dobrych manier podczas spotkań online.

Obejmują one na przykład:

• sposoby zgłaszania chęci zabrania głosu, by nie wchodzić sobie w słowo,
• zakaz korzystania z telefonów i innych urządzeń w tle,
• formę powitania i pożegnania
• ubiór, w jakim powinno się występować podczas takich spotkań.

Jeżeli Twoja firma nie wdrożyła takich zasad, sprawdź czy i które z nich warto zaadoptować w organizacji. Jest to niezwykle istotne, bo aż 49% respondentów opowiedziało się za chęcią wprowadzenia jasnej etykietyprowadzenia służbowych spotkań online.

Sprawdź, co rozprasza uczestników

Zapytaliśmy naszych respondentów, co najbardziej ich irytuje i przeszkadza w odbiorze spotkań online. Wyniki ankiety mogą Ci pomóc w ulepszeniu lub stworzeniu zasad obowiązujących w firmie. Ankietowani wskazali przede wszystkim na sytuacje, gdy:

• w tle słychać szepty i inne dźwięki i hałasy
• osoby, które nie zabierają głosu mają włączone mikrofony
• osoba, która udostępnia ekran nie ma przygotowanych dokumentów, które chce pokazać
• większość uczestników ma wyłączone kamery
• prowadzący nie patrzy w kamerę.

Respondenci wskazywali również na ubiór prowadzącego i uczestników. Większość prelegentów wybiera styl casual. Jeżeli Twoje wystąpienia nie wymagają garnituru, warto postawić na nieformalną elegancję.

Nie spóźnij się i zostań do końca spotkania

Aż 85% uczestników badania wskazało, że punktualność i zostanie uczestników do końca spotkania ma dla nich znaczenie. Jeżeli jest to szkolenie dla większej liczby osób w Twojej firmie, warto zaznaczyć, aby nie opuszczali go przed końcem.

Jeżeli spotkanie online obejmuje na przykład warsztaty produktowe, jest to tym bardziej istotne, by grupy robocze mogły przedstawić swoje projekty i podzielić się wnioskami.

Natomiast w przypadku rekrutacji lub onboardingu punktualność powinna być absolutną podstawą.

Zapanuj nad spotkaniem

Niezależnie od tego, czy firma wprowadziła etykietę spotkań online czy dopiero nad nią pracuje, warto przed szkoleniem określić jasne zasady uczestniczenia w wydarzeniu.

Bezwzględnie powinny obejmować najbardziej newralgiczny punkt: sposób zgłaszania chęci zabrania głosu oraz eliminację szeptów i innych dźwięków, które docierają od innych uczestników. I pomimo tego że 76% ankietowanych deklaruje, że wycisza mikrofon, kiedy nie zabiera głosu, warto wprowadzić tę praktykę jako zasadę obowiązującą wszystkich uczestników i przypomnieć o niej na wstępie wydarzenia.

Zniweluj rozpraszacze

Zapewne znajdujesz się w gronie 70% prezenterów, którzy deklarują, że przygotowują notatki i pliki niezbędne podczas spotkania. I słusznie. Ponieważ aż 31% ankietowanych uważa brak wcześniejszego przygotowania dokumentów przez prowadzącego za rozpraszający.

Łatwo wyobrazić sobie wydłużające się minuty stresującego przeszukiwania dysku w celu znalezienia zaginionego pliku. Uczestnicy gubią wątek, a ich uwaga kieruje się na system porządkowania plików na komputerze prelegenta. Jeszcze gorzej, gdy systemem tym jest chaos. Dlatego bezwzględnie pamiętaj o tej zasadzie.

Odpowiednią przestrzeń w mieszkaniu, czyli gabinet lub chociaż miejsce, gdzie biurko ustawione jest na neutralnym tle, posiada 69% pytanych osób. Jeżeli zdarza Ci się prowadzić spotkania z miejsca, w którym za Twoimi plecami panuje nieporządek, pamiętaj, że to deprymuje uczestników.

Gwoli przypomnienia, bo zapewne znasz te zasady doskonale – zadbaj o odpowiednie oświetlenie i dźwięk. Źródło światła powinno znajdować się za kamerą, a Twoja twarz w odległości wyciągniętej ręki od niej. Jeżeli w pomieszczeniu jest kilka źródeł światła, powinny być tej samej barwy. Przy tym ciepłe, żółte światło, zazwyczaj stosowane w pomieszczeniach mieszkalnych, nie da najlepszego efektu w połączeniu z niebieskawym odcieniem emitowanym przez ekran Twojego komputera.

Jeżeli nie korzystasz akurat z wydarzenia automatycznego, warto jako zwyczaj wprowadzić test sprzętu. Błyskawicznie upewnisz się, że wszystko działa prawidłowo, a niezbędne materiały są przygotowane. Również takie, które mają posłużyć jako rozluźnienie uczestników i przerywnik, a także te, które będą aktywizować obecnych na spotkaniu.

Wiedząc, że różne szepty, niepotrzebne dźwięki czy hałasy wybijają odbiorców z rytmu wydarzenia, nie możesz zapomnieć o zasadzie, którą stosujesz przy spotkaniach bezpośrednich: Twój telefon powinien być wyciszony.

Co więcej, ponieważ to spotkanie online, dodatkowo warto pozamykać okna dialogowe i wyłączyć dźwięk powiadomień.

Sytuacje nieprzewidziane mogą zdarzyć się zawsze

Nawet najlepiej zaplanowane szkolenie czy onboarding może stanąć pod znakiem zapytania przez nieoczekiwane sytuacje.

Wyobraź sobie, że podczas Twojej prezentacji zaczyna szczekać pies. Nie masz psa? Nic nie szkodzi. Całość wydarzenia może zakłócić kurier dobijający się do drzwi lub sąsiad z wiertarką za ścianą. Na samą myśl o takim rozwoju sytuacji czujesz skurcz żołądka?

Pamiętaj, że uczestnicy nie postrzegają szkolenia przez pryzmat kryzysowych sytuacji. Uśmiechnij się, przeproś i załatw sprawę. Po powrocie do spotkania nie skupiaj uwagi na tym, co miało miejsce. Tym samym odbiorcy nie będą tego analizować, a podążą za dalszym rozwojem szkolenia.

Takie rozwiązanie sytuacji kryzysowych deklaruje 70% prelegentów. Jednak podczas ważnych prelekcji, trudnych spotkań czy wymagających rekrutacji może Cię zawieść refleks i opuścić pewność panowania nad sytuacją. Weź trzy głębokie oddechy i wracaj do gry!

Czy uczestnicy spotkań online odnotowują jakieś zmiany w ich jakości?

Znakomita większość uczestników spotkań online zauważyła poprawę w zachowaniu pozostałych odbiorców na przełomie roku. Natomiast 40% dostrzega zmiany na lepsze w zdyscyplinowaniu i stosowaniu się do zasad niepisanej etykiety online na przełomie ostatnich 6 miesięcy.

Wyrabiamy sobie wzorce zachowań podczas takich spotkań. Oczekujemy też od prowadzącego zarówno stosowania,jak i przypomnienia wszystkim zgromadzonym zasad etykiety, której należy przestrzegać podczas szkolenia.

10 rad dla webinarowego prezentera

Rozwijania warsztatu, doskonalenia prelekcji i prowadzenia angażujących szkoleń nigdy za wiele. Podnieść poziom satysfakcji naszego rozmówcy po zakończonym procesie zdalnej rekrutacji możesz, dowiadując się, jak zmieniają się oczekiwania Twoich odbiorców.

Więcej wskazówek znajdziesz w poradniku “Webinar idealny. 10 rad dla prezentera”. Checklista dla organizatora pozwoli Ci natomiast przejąć pełną kontrolę nad wydarzeniami, które tworzysz.