Już 4 września wejdą w życie nowe zasady delegowania pracowników w kontekście świadczenia usług i czasowych wyjazdów do spółek w ramach grupy kapitałowej. Z badania przeprowadzonego przez PwC wynika, że przedsiębiorcy obawiają się zmienionych przepisów – jedna piąta respondentów twierdzi, że nowe zasady wpłyną negatywnie na ich biznes poprzez zmniejszenie przychodów lub wzrost kosztów ich usług, a 15% ankietowanych przewiduje, że może to doprowadzić do utraty możliwości konkurowania z podmiotami zagranicznymi.

Nowe zasady delegowania pracowników wynikają z wdrożenia wymogów dyrektywy (UE) 2018/957. Dyrektywa nakłada na pracodawców zwiększone obowiązki informacyjne oraz istotnie zmienia warunki delegowania. Eksperci PwC podkreślają, że nowe obowiązki zgłoszeniowe i zwiększone ryzyko kontroli będą wymagać od przedsiębiorców większej skrupulatności w monitorowaniu zagranicznych wyjazdów pracowników, co dodatkowo komplikują dziesiątki niestandardowych sytuacji pracowników mobilnych wynikające z COVID-19. Ponadto, pracodawcy powinni – wykazując należytą staranność – przeprowadzić przegląd swoich zasad wynagradzania i warunków zatrudnienia pracowników delegowanych. Z jednej strony pozwoli to zidentyfikować, które przepisy (polskie czy zagraniczne) stosować z perspektywy nowych wymagań, z drugiej będzie to dla nich odpowiedzią na pytanie jakie składniki wynagrodzenia należy zapewnić pracownikowi zależnie od długości jego delegowania.

“O tym, jakie będą rzeczywiste efekty wprowadzenia nowych przepisów, przekonamy się wraz z upływem czasu. W krótkiej perspektywie możemy bez wątpienia stwierdzić, że samo wdrożenie nowych wymogów, niezależnie od tego jak silny skutek one wywrą na działalność biznesową, będzie dla pracodawców dużym wyzwaniem. Nowelizacja ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług wprowadzająca przepisy dyrektywy (UE) 2018/957 nie zawiera szerszych uregulowań dotyczących okresu przejściowego w stosowaniu tych przepisów. Jest wprost przeciwnie – ponieważ nowe wymogi stosuje się do oddelegowań, które będą trwały w momencie ich wejścia w życie,  tj. 4 września 2020 r., pracodawcy mają niewiele czasu, aby zaplanować swoje działania w tym obszarze” – mówi Bartosz Siwiak, menedżer w dziale prawno-podatkowym PwC.

80% respondentów badania PwC przeprowadzonego wśród 35 firm korzystających z delegowania pracowników, uważa, że nowe wymogi będą stanowiły dla nich dodatkowe obciążenie administracyjne, co przełoży się na wzrost kosztów obsługi oddelegowań. Co piąty badany twierdzi, że nowe zasady wpłyną negatywnie na ich biznes poprzez zmniejszenie przychodów lub wzrost kosztów ich usług. Około 15% ankietowanych przewiduje, że może to doprowadzić do utraty możliwości konkurowania z podmiotami zagranicznymi. Jedynie 10% nie obawia się negatywnych konsekwencji zmiany przepisów.

“Normy prawa nie funkcjonują w próżni – zmiana zasad delegowania pracowników w kontekście wymogów wynikających z prawa pracy to nie jedyny punkt widzenia, który należy przyjąć analizując sytuację pracownika delegowanego. To, jak w świetle wyjazdu za granicę czy przyjazdu do Polski będą wyglądały kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe czy imigracyjne może mieć równie ważne, jeśli czasem nie ważniejsze znaczenie. Kiedy dołożymy do tego obrazu potencjalne komplikacje wynikłe z dziesiątek scenariuszy rozmaitych sytuacji przed jakimi stanęli pracownicy transgraniczni w dobie COVID-19, można uznać, że rozwikłanie tych problemów z różnych perspektyw wymaga dobrego zorientowania w przepisach i nałożenia na siebie kilku reżimów prawnych jednocześnie” – Michał Balicki, adwokat w kancelarii PwC Legal.

Najważniejsze zmiany wynikające z dyrektywy (UE) 2018/957

Warunki oddelegowania

• warunki zatrudnienia i składniki wynagrodzenia na poziomie wynikającym z obowiązujących przepisów oraz powszechnie obowiązujących umów zbiorowych
• zwiększone wymogi w zakresie warunków zakwaterowania pracowników oraz stawek dodatków / zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży.

Okres trwania oddelegowania 

• zróżnicowanie sytuacji pracowników w zależności od okresu oddelegowania:
  • do 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy) – stosowanie rozszerzonych minimalnych wymogów
  • powyżej 12 (18) miesięcy – stosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów państwa przyjmującego
• uregulowanie sposobu sumowania okresów delegowania pracowników

Obowiązki zgłoszeniowe/informacyjne

• nowe obowiązki w zakresie aktualizowania zgłoszeń do PIP
• procedura składania powiadomienia o przedłużeniu okresu stosowania minimalnych wymogów
• przekazanie pracodawcy wysyłającemu pracownika do Polski pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia