Każdemu zatrudnionemu przysługuje prawo do przerw w ciągu dnia pracy. Ich łączna długość uzależniona jest od rodzaju wykonywanych obowiązków i jest regulowana w Kodeksie pracy oraz w wewnętrznych regulaminach organizacji. I choć ustawowa przerwa uznawana jest za bardzo krótką, trwa zaledwie 15 minut, to jednak pracodawcy zwykle sami dają zatrudnionym znacznie więcej czasu na pauzy i złapanie oddechu podczas godzin spędzonych na wykonywaniu codziennych zawodowych obowiązków. Ich dobre gesty są jednak bardzo często „nadużywane”, a sami zatrudnieni potrafią mocno nadwyrężyć propracownicze nastawienie firm, narażając je niejednokrotnie na zakłócenie ich funkcjonowania oraz straty finansowe. Straty, które jak się okazuje są kwotami o wielu zerach, z czego zwykle nie zdają sobie sprawy sami zatrudnieni. Jakie są najczęstsze przyczyny przerw w pracy? Jak można kontrolować ten obszar, by nie wpływał negatywnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa? Jak zbudować najbardziej skuteczny system odpoczynku pracowników w godzinach pracy bez narażania organizacji na straty finansowe?
Przerwy w pracy – przyczyny i przepisy
Kodeks pracy w art. 134 wprost reguluje kwestię ustawowej długości pauzy, przysługującej zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę, w wymiarze przekraczającym 6 godzin dziennie. Każda z takich osób ma możliwość skorzystania z 15 minut przerwy wliczanej w czas pracy. Dodatkowy czas na odpoczynek może zostać przyznany pracownikom przez zatrudniających na podstawie art. 141, jednak nie zostanie on wliczony do czasu pracy, co wymagać będzie od pracownika korzystającego z takiej możliwości, pozostania w pracy poza wyznaczonymi godzinami, choć część pracodawców decyduje się na zaliczenie go do obowiązkowych godzin. Spora część zatrudniających w ramach regulaminów oraz układów zbiorowych reguluje również kwestie innych dodatkowych przerw, związanych m.in.: z wykonywaniem ciężkiej pracy fizycznej, anomaliami pogodowymi, okresem macierzyństwa i ojcostwa czy aktualnym stanem zdrowia zatrudnionego. Sprawia to, że znacznie precyzyjniej określane są zasady korzystania z przerw oraz ich przeznaczenie. Pauzy w pracy mogą bowiem, poza koniecznością zaspokojenia podstawowych potrzeb fizjologicznych, wynikać również z różnych przyczyn czy pokus, do jakich należeć mogą: chęć prowadzenia rozmów i przebywania z innymi, palenie papierosów, załatwianie osobistych sprawunków czy spraw urzędowych, korzystanie z internetu i jego zasobów, prywatne telefony, przedłużające się kawy, plotki a nawet spóźnienia czy czytanie gazety oraz oglądanie filmów w sieci. Wszystkie one poza odciąganiem pracownika od jego obowiązków negatywnie wpływają na funkcjonowanie organizacji oraz jej bilans ekonomiczny.
Przerwy kosztują… i to nie mało!
To ile dodatkowe przerwy pracowników mogą kosztować firmę warto pokazać na konkretnym przykładzie pracownika produktywnego – czyli takiego, który w ramach swoich działań wykonuje pracę na rzecz klienta/zleceniodawcy. Przykładem takiego pracownika jest np. osoba zatrudniona przy taśmie produkcyjnej w fabryce, albo mechanik / technik / elektromechanik pracujący w serwisie samochodowym. I ten ostatni stanowi idealny przykład, który warto poddać dokładnej analizie.
W strukturach działu serwisu tylko mechanicy są osobami produktywnymi. Pozostałe zatrudnione osoby takie jak: pracownicy biura (doradcy, asystentki, pracownicy obsługi klienta) to pracownicy nieproduktywni, których czas pracy nie przenosi się bezpośrednio na przychody firmy.
Przyglądając się zatem bliżej pracy mechanika, który pracując 8 godzin dziennie i mając dodatkowe przerwy w pracy m.in.: na papierosa, rozmowy przez telefon, spóźnienia itd., które składają się w sumie na 1 godzinę efektywnej i produktywnej pracy dostrzegamy podwójny dodatkowy koszt, jaki występuje po stronie pracodawcy. Po pierwsze jest to czas, za który zatrudnionemu należy się podstawa wynagrodzenia, po drugie jest to również czas, w którym pracownik nie zarabia dla firmy. Mając na uwadze, że serwis / firma zarabia na godzinach sprzedanych na rzecz świadczenia konkretnych usług dla klientów (godziny produktywne), to każda przerwa w pracy zmniejsza sumarycznie ilość możliwych do sprzedania godzin. Jeżeli zatem przyjmiemy, że 1 godzina pracy mechanika (pracownika produktywnego) sprzedawana jest za np. 300 PLN, to przy 60 minutach dodatkowych przerw każdego dnia w miesiącu, mamy następujący rachunek kosztów, jakie ponieść musi pracodawca:
21 x 300 = 6300 PLN / w każdym miesiącu na 1 pracownika!!! (tylko jako brak przychodu za sprzedane godziny)
Są to oczywiście wyliczenia przykładowe i uśrednione, gdyż w każdej organizacji kwoty te mogą być inne, jednak doskonale obrazują skalę uciążliwości i kosztów.
Idąc dalej, w serwisie istnieje wiele wskaźników pracy mechaników i w oparciu na przykład o rejestrator czasu pracy możemy policzyć ich wydajność / produktywność. Praca serwisu dodatkowo oparta jest na tzw. czasach katalogowych lub czasach producenta – czyli określonym przedziale czasowym, w którym mechanik powinien wykonać konkretną czynność zgodnie z wytycznymi producenta. Jeśli wykonując powierzone mu zadania mieści się on w określonym czasie wszystko jest ok. Jeśli natomiast wszelkie ekstra przerwy wydłużają wykonanie zadania, to tym samym możliwa jest sprzedaż jedynie czasu katalogowego, mimo iż mechanik rzeczywiście spędził przy pracy więcej czasu.
Przykład: katalogowy czas wymiany opon w aucie to 1 godzina. Mechanik wykonujący tą operację w tym czasie umożliwia jej sprzedaż zgodnie z wytycznymi zawartymi w katalogu. Jeśli jednak wykona tą operacje w dłuższym czasie, bo zrobił sobie dodatkową 10 minutową przerwę, to zamyka tym samym możliwość sprzedania 10 dodatkowych minut, co powoduje stratę dla firmy, ale również dla samego mechanika, który w tym czasie mógłby robić już coś innego i zarabiać nie tylko na rzecz organizacji, ale i dla siebie (jeśli jest wynagradzany również na podstawie sprzedanych godzin).
Może warto spojrzeć na to zagadnienie z drugiej strony, ile dodatkowych dni urlopu w ciągu roku wynika z 1 godziny ponadnormatywnej przerwy dziennie. Okazuje się bowiem, że to całkiem sporo dodatkowych dni.
Jak kontrolować, by zyskały obie strony?
Obecnie, dzięki rozwojowi nowych technologii, organizacje mają wiele możliwości kontrolowania realnego czasu pracy zatrudnionych. Pracownicy podlegają rejestrom ogólnego czasu przebywania na terenie firmy (listy obecności, systemy bramkowe i dostępowe), ale również, szczególnie w przypadku korzystania z urządzeń elektronicznych, podczas wykonywania zawodowych obowiązków, poprzez mierzenie czasu pracy samych urządzeń. Kluczem do sukcesu i osiągnięcia satysfakcji po obu stronach stosunku pracy, nie są jednak stosowane rozwiązania technologiczne, ale obustronne zrozumienie, szacunek i wypracowanie rozwiązań, które pozwolą zatrudnionym odpoczywać w godzinach pracy efektywnie oraz tyle ile potrzebują, a pracodawcom nadal osiągać zakładane przychody, związane z produktywnością kadr. W obszarze tym najważniejsza jest zatem edukacja i wzajemne zrozumienie potrzeb oraz interesów. Wraz ze stałym rozwojem kultury organizacyjnej, zmianami w podejściu do dbania o komfort i dobrostan pracowników, wiele zmienia się również w obszarze otwartości ze strony pracodawców i zrozumienia ze strony pracowników. Również w kwestii przerw w godzinach pracy. I choć nadal cześć zatrudniających podchodzi do tego bardzo restrykcyjnie, to jednak sporej części udało się już wypracować szereg dobrych praktyk, które wywołują zadowolenie obu stron. Zatrudniający rozumieją bowiem, że szczęśliwi i wypoczęci pracownicy to większa produktywność, przekładająca się na określone zyski, zaś zatrudnieni czują, że ich organizacje robią coraz więcej, by stworzyć im przyjemne i bezpieczne miejsca pracy, które nie narażają ich na nadmierne przemęczenie, stres i ogólne niezadowolenie z wykonywanych obowiązków, które prowadzić mogą nie tylko do wielu chorób, ale również chęci zmiany pracy. Co w dobie obecnego stanu rynku pracy nie jest, szczególnie dla zatrudniających, dobrym rozwiązaniem. Nie bez powodu w wielu biurach czy zakładach tworzone są obecnie miejsca relaksu, przestronne kuchnie pozwalające spokojnie spożyć posiłek czy przestrzenie wypełnione zielenią, wygodnymi meblami lub różnego rodzaju grami, dające możliwość oderwania choć na chwilę głowy i ciała od rutynowych, zawodowych zajęć. Często powstają one w ścisłym porozumieniu z pracownikami, by możliwie najlepiej odpowiedzieć na ich potrzeby i oczekiwania. Tworzone są po to, by przerwy w pracy były jak najbardziej efektywne i pomagały zatrudnionym możliwie dobrze i sprawnie wykorzystać czas na odpoczynek w godzinach pracy. Tylko bowiem takie podejście, budujące otwartość i zrozumienie obu stron może doprowadzić do wypracowania skutecznych rozwiązań.
Patrząc na kwestie mądrego uregulowania zagadnienia przerw w pracy nie można postrzegać tego czasu tylko jako potencjalnej finansowej straty dla organizacji. Warto raczej spojrzeć na potencjał tkwiący w świadomym umożliwieniu zatrudnionym dokonywania częstszych pauz, które przekładają się nie tylko na ich produktywność i zaangażowanie. Pokazanie pracownikom otwartości i zrozumienia ich potrzeb w przeważającej większości ma wpływ na ich pozytywne nastawienie. Trzeba jednak również pozbyć się złudzeń – nie da się w pełni wyeliminować nadużyć. Wynikają one bowiem z odmienności ludzi i ich potrzeb oraz nastawienia. Warto jednak dążyć do sytuacji, w której to niemal wszyscy zatrudnieni wiedzą, że mogą korzystać z określonych przywilejów i przerw w pracy, wykorzystywać je w określony sposób, jednak wykonywać swoje obowiązki i być na tyle zaangażowanym i skutecznym w swojej pracy, by nie narażać własnej organizacji na niepotrzebne straty. Straty bowiem po stronie firmy, to również straty dla zatrudnionych w niej osób.
____
Autor: Piotr Batory – trener Grupy Nowe Motywacje, specjalizujący się w szkoleniach dla branży motoryzacyjnej.
