Jakiś czas temu pisałam o tym, jak godnie rozstawać się z pracownikami nie psując przy tym relacji. Tekst pokazuje prosty schemat postępowania w sytuacji, gdy stajesz przed koniecznością rozstania się z pracownikiem i potrzebujesz wskazówek, jak zrobić to z klasą. Wszak pracodawcę poznaje się nie tylko po tym, jak otwarcie wita nowego człowieka na pokładzie, ale również po tym, jak się z nim rozstaje.

Wiem, że nie wszystkie rozmowy zwalniające przebiegają zgodnie z założonym planem. Wiem, że nie każdy szef potrafi opanować towarzyszące spotkaniu emocje. Wiem też, że nie każdy pracownik, który otrzymuje wypowiedzenie, zgadza się z decyzją i potrafi bez drżenia dłoni podpisać dokumenty. Zdarza się, że na co dzień opanowana osoba na wieść o tym, że pracodawca kończy z nią współpracę, zaczyna reagować złością lub łzami, niekiedy włącza tryb negocjacji i próbuje wpłynąć na zmianę decyzji. Sam szef, aby złagodzić nieprzyjemny nastrój i dysonans wchodzi w rolę wybawcy i zaczyna pocieszać zwalnianego, dając do zrozumienia, że przecież nic się nie stało, a przy obecnym poziomie bezrobocia szukanie nowej pracy to pestka. No tak, tylko że nie pocieszenie jest w tym momencie potrzebne jednej i drugiej stronie, ile pewność managera co do podjętej decyzji połączona z mądrą empatią. Tylko jak „pożenić” jedno z drugim? Wszystko zależy od sytuacji, z którą przyjdzie Ci się zmierzyć. Oto kilka moich propozycji, które pomogą Ci w trudnych momentach.

Pracownik zaczyna płakać

Być może zabrzmi to banalnie, ale… zaproponuj pracownikowi chusteczkę. To najbardziej ludzka z wszystkich możliwych reakcji. Jeśli płacz nadal trwa, zastosuj odzwierciedlenie i pokaż pracownikowi, co widzisz: „Widzę, że ta sytuacja jest dla Ciebie trudna”. Zrób pauzę i poczekaj na reakcję pracownika. Zazwyczaj po tych słowach osoba zaczyna się otwierać i mówi, o co chodzi.

Możesz również zapytać „Czy jest coś, czego być potrzebował ode mnie w tej sytuacji?”, „Czy jest coś, co mogę dla Ciebie zrobić?”. Uważaj jednak na odpowiedź „Potrzebuję przerwę, muszę się przewietrzyć”. Pamiętaj, że Twoim zadaniem jest skuteczne wręczenie wypowiedzenia, a więc poinformowanie pracownika o fakcie rozwiązania umowy oraz o warunkach, na jakich następuje rozwiązanie umowy o pracę. Dlatego, jeśli usłyszysz ze strony pracownika prośbę o przerwę, powiedz: „Oczywiście, jeśli potrzebujesz, możemy za chwilę zrobić przerwę. Mam jednak prośbę, chciałabym dokończyć formalności i opowiedzieć Tobie o szczegółach, jakie znajdują się w dokumentach. Potrzebuję od Ciebie jeszcze kilku minut”. Następnie przejdź do szczegółów dotyczących tego, na jakich warunkach następuje rozwiązanie umowy o pracę.

Pracownik stosuje szantaż emocjonalny

Szantaż emocjonalny może przybierać różne formy: odwoływania się trudnej sytuacji rodzinnej, finansowej, utraty przez bliską osobę pracy, choroby lub śmierci w rodzinie itp.

Prowadząc rozmowę, pamiętaj, z jakiego powodu zdecydowałeś się na zakończenie współpracy z pracownikiem. Zapewne chodziło o poważne uchybienia (np. niestosowanie się do Twoich poleceń, naruszanie regulaminu, niewypełnianie obowiązków itp.). Dlatego Twoja decyzja jest słuszna niezależnie od okoliczności, w jakich znajduje się pracownik.

Wiem, że może być to dla Ciebie trudne. Pomyśl jednak, jakie konsekwencje może mieć zmiana Twojej decyzji. Akceptowanie niewłaściwych zachowań pracownika wpływa na inne osoby w zespole i powoduje, że zaczynają się zachowywać podobnie lub jawnie wyrażają swoje niezadowolenie. Nie rozumieją, dlaczego w zespole są osoby, którym pozwala się na odstępstwa od norm bez ponoszenia za to konsekwencji.

W sytuacji, gdy pracownik stara się wpłynąć na Twoją decyzję, korzystając z szantażu emocjonalnego, użyj techniki zdartej płyty: „Rozumiem, że moja decyzja może mieć wpływ na Twoją obecną sytuację życiową. / Rozumiem, że Twoja sytuacja rodzinna jest trudna i nie wiedziałem o tym, podejmując moją decyzję. Jednocześnie zależy mi na tym, abyś zrozumiał, dlaczego zdecydowałem się na zakończenie z Tobą współpracy i te powody dotyczą Twojego niestosowania się do moich poleceń, a sytuacja ta utrzymuje się od dłuższego czasu, o czym rozmawialiśmy wielokrotnie. Dlatego wiedz, że moja decyzja jest ostateczna i jej nie zmienię niezależnie od tego, co przed chwilą od Ciebie usłyszałem”.

Jeśli nadal masz wątpliwości, czy Twoja decyzja jest słuszna w tych okolicznościach, szczerze zapytaj sam siebie – czy to, że zastanawiasz się nad zmianą decyzji jest rzeczywiście podyktowane chęcią pomocy pracownikowi czy raczej próbą wyciszenia Twoich wyrzutów sumienia?

Pracownik próbuje negocjować

Pracownik obiecuje poprawę i prosi Cię o cofnięcie decyzji. Deklaruje, że od teraz będzie już pracować zgodnie ze standardami i podobne do dotychczasowych sytuacje już nigdy się nie powtórzą. Używa argumentu, że od tak dawna ze sobą współpracujecie i tak dobrze go znasz, więc na pewno wiesz, że nie rzuca słów na wiatr i szybko zauważysz zmianę w jego zachowaniu.

Ja w takich sytuacjach zazwyczaj się zastanawiam, dlaczego dopiero informacja o zakończeniu współpracy jest w stanie zmotywować pracownika do zadeklarowania zmiany postawy. Czy argumenty użyte podczas wcześniejszych rozmów były za słabe? Czy niewystarczająco wprost komunikowałeś niezadowolenie z jego zachowania? Jedno jest pewne – nie negocjuj. Czas na rozmowy tego typu już minął. Zamiast tego powiedz: „Wiem, że zależy Ci na tej pracy i chciałbyś nadal z nami pozostać. Jednocześnie wiedz, że podjąłem moją decyzję świadomie i jej nie zmienię. Kończę z Tobą współpracę i nie licz na negocjacje ze mną podczas tej rozmowy”. Być może zabrzmi to mocno, być może zbyt bezpośrednio. Owszem. Jednak tego typu komunikat powinien być na tyle jednoznaczny, aby nie dawać przestrzeni do dalszych negocjacji.

Pracownik sugeruje Ci bycie niekompetentnym lub niewywiązywanie się z managerskich obowiązków

Może to przyjąć następującą formę „Zarzucasz mi, że się spóźniam, a Ty zawsze przychodzisz na czas?”, „Tobie też zdarza się nie zrobić czegoś w terminie i jakoś cały czas tu pracujesz”, „Gdybyś częściej udzielał mi informacji zwrotnej, to byśmy tutaj nie siedzieli”, „Prosiłem Cię przecież o pomoc, ale mi jej nie udzieliłeś, więc nie rozumiem, dlaczego teraz chcesz mnie zwolnić”. To nie jest łatwa sytuacja. Jestem przekonana, że pierwszą myślą, która przychodzi do głowy 9 osobom na 10, jest próbą odbicia piłeczki. Nie ma się co dziwić. Takie słowa mają Cię sprowokować i spowodować, że zaczniesz się tłumaczyć i role w rozmowie szybko się zamienią. Najważniejsze – nie próbuj się bronić i oczyszczać. Raczej powiedz: „Rozumiem, że możesz mieć uwagi do mojej pracy. Jeśli uznasz, że są one na tyle istotne, aby o tym porozmawiać, zapraszam Cię na osobne spotkanie, podczas którego to Ty udzielisz mi informacji zwrotnej. Teraz nie rozmawiamy jednak o mnie, ale o Tobie, dlatego proszę Cię, wróćmy do sedna. Skończyliśmy na omawianiu warunków, na jakich następuje wypowiedzenie…”.

Pracownik okazuje zdenerwowanie

Rzuca wypowiedzeniem, uderza w stół, podnosi głos. Jeśli jak dotąd nie miałeś okazji obserwować takich reakcji, to wierz mi – naprawdę nic straconego. Kiedy emocje sięgają zenitu, ludzie reagują w nieznany sobie dotychczas sposób. Warto więc wyrazić zrozumienie dla stanu, w jakim znajduje się pracownik i jednocześnie zaznaczyć brak akceptacji dla sposobu, w jaki wyraża swoje niezadowolenie. Spróbuj zastosować odzwierciedlenie i skupić uwagę pracownika na temacie rozmowy: „Widzę że ta sytuacja jest dla Ciebie trudna i wywołuje wiele emocji. Mam prośbę, wysłuchaj mnie do końca, ponieważ chcę Ci wyjaśnić powody mojej decyzji.”

Jeśli nerwowe zachowanie pracownika się powtarza, zastosuj technikę asertywnego stawiania granic: „Jestem w stanie zaakceptować, że czujesz rozgoryczenie / zdenerwowanie i rozumiem to. Nie akceptuję jednak, kiedy rzucasz dokumentami i podnosisz na mnie głos, ponieważ nie pomaga nam to w rozmowie. Proszę, mów do mnie spokojnym głosem” lub „Widzę, że ta sytuacja wiele Cię kosztuje. Dla mnie też nie jest łatwa. Zależy mi na tym, abyśmy porozmawiali spokojnie i dokończyli to spotkanie, dlatego nie będę dalej akceptować Twojego podniesionego tonu głosu. Proszę, mów do mnie spokojnym tonem.”

Dobre przygotowanie to połowa sukcesu

Mam świadomość, że powyższe przykłady nie wyczerpują arsenału różnych reakcji, z jakimi być może przyjdzie Ci zmierzyć się podczas rozmowy rozstaniowej. Trudne sytuacje mogą zdarzyć się każdemu z nas i to w najmniej oczekiwanym momencie. Niełatwo jest przewidzieć, w jaki sposób zachowa się pracownik pod wpływem stresu i słysząc, że chcesz zakończyć z nim współpracę. Niemniej jednak będzie Ci zdecydowanie łatwiej, jeśli przygotujesz się na tę okoliczność. Pamiętaj – niezależnie od reakcji pracownika zazwyczaj to nie atak personalny na Ciebie, ile raczej próba mniej lub bardziej konstruktywnego poradzenia sobie danej osoby z trudną sytuacją, w jakiej się znalazła.