W ramach niniejszego artykułu chcemy przedstawić bliżej model prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i wskazać jakie obowiązki ciążą na Pracodawcy (i w pewnym zakresie na Pracowniku) w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej formie.

Elektronizacja akt osobowych – ramy prawne

Na wstępie warto przypomnieć, iż zgodnie z wyliczeniem niewyczerpującym zawartym w art. 94 pkt. 9a oraz 9b Kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków Pracodawcy jest: „prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza),” a także „przechowywanie wspomnianej dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.”

Ustawodawca umożliwia zatem Pracodawcy dwa sposoby prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym m.in. akt osobowych pracownika).

Powyższe zagadnienia, oprócz przepisów Kodeksu Pracy, zostały uregulowane również w następujących aktach prawnych:

• ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10.01.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 357);
• rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Sprawie Dokumentacji Pracowniczej z dnia 10.12.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

E-dokumenty pracownicze – technikalia

Dokumenty pracownicze mogą być tworzone pierwotnie w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że zarówno pracodawca, jak i pracownik mają możliwość złożenia pod takim dokumentem podpisu elektronicznego.

Jeśli pracownik nie posiada takiego podpisu, tworzenie dokumentu w formie elektronicznej jest możliwe bądź za pośrednictwem dokumentu papierowego, który Pracodawca następnie odwzorowuje cyfrowo, po czym opatruje , kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej  , bądź poprzez utworzenie dokumentu elektronicznego, na jednej z dostępnych platform do podpisywania umów drogą elektroniczną, który to podpisany ze swojej strony wysyła pracownikowi do podpisu, za pomocą dedykowanego modułu, zgodnie z § 11 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Sprawie Dokumentacji Pracowniczej.

Podpis elektroniczny pracodawcy potwierdza zgodność treści dokumentu cyfrowego z treścią dokumentu w formie papierowej.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian;
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w celu zaimportowania do innego systemu informatycznego lub do Archiwów Państwowych;
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jednym z systemów, który umożliwia zarówno przechowywanie dokumentacji pracowniczej, jak i zdalnie zawieranie umów, jest system AMODIT, z którego korzystamy również w JUVO.

Jego moduł e-teczka jest szczególnie ceniony przez działy HR naszych klientów , gdyż dzięki niemu pracownicy mogą pracować zdalnie (mając teczki pracowników w wersji elektronicznej, mogą oni udzielić im do niej dostępu on-line).

Dodatkowo organizacje wysoko cenią sobie funkcjonalność automatycznej renumeracji dokumentów w e-teczce – uciążliwe dotąd ręczne zmiany numerów dokumentów w teczkach pracowników system robi automatycznie).

Wymogi zabezpieczenia dokumentacji elektronicznej przez pracodawcę 

Za komentarzem do art. 94 Kodeksu Pracy pod red. Wojciecha Muszalskiego, a także za §10 cytowanego powyżej rozporządzenia, wskazać należy na wymogi, które prawodawca stawia w zakresie prawidłowego zabezpieczenia tej dokumentacji w formie elektronicznej, które mają również istotne znaczenie z perspektywy ochrony danych osobowych tamże się znajdujących.

Wymogami zabezpieczeń są:

• wymóg poufności przechowywania dokumentacji pracowniczej –  spełniany przez:
• ograniczenie dostępu tylko do Pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych,
• szyfrowanie dostępu do dokumentacji pracowniczej;
• udostępnianie kodu dostępu tylko osobom upoważnionym przez Pracodawcę oraz ograniczenie dostępu do nośnika danych;
• wymóg integralności dokumentacji poprzez:
• zabezpieczenie dokumentu przed nieupoważnioną zmianą lub zniszczeniem, np. przez brak technicznej możliwości zmiany treści e-dokumentu, jak też usunięcia lub podmiany całego dokumentu w e-teczce, bez pozostawienia trwałego śladu;
• wymóg kompletności dokumentacji pracowniczej– spełniany poprzez:
• zagwarantowanie, że konieczne jest przyjęcie jednolitego formatu e-dokumentów wymagającego złożenia elektronicznego podpisu przez osobę dokonującą działań na dokumentach w tejże formie;
• wymóg dostępności dokumentacji – spełniany poprzez:
• zapewnienie stałego dostępu dla osób uprawnionych oraz zapewnienie zgodności z aktualnymi standardami dostępności do dokumentacji elektronicznej.

Rozporządzenie w swoim §12 wskazuje na obowiązki Pracodawcy w zakresie stosowania odpowiednich, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Dalsze przepisy zaś wprowadzają wymagania, aby odwzorowanie było wykonywane z należytą starannością i jakością techniczną, która umożliwi zapoznanie się z treścią dokumentacji, bez potrzeby jej weryfikacji z wersją tradycyjną (papierową).

W zakresie minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych Rozporządzenie odsyła do załącznika nr 1.

Elektronizacja dokumentacji HR – wnioski 

Przechodząc do podsumowań, zauważa się trend wśród Pracodawców w zakresie elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

Za tego rodzaju działaniami niewątpliwie przemawia wiele aspektów. Pozwolimy sobie wskazać na niektóre z nich:

• możliwość stałego dostępu do dokumentów, w tym m.in. w trybie pracy zdalnej, które to można niezwłocznie wyszukać za pomocą algorytmów/słów kluczowych w systemie, z którego korzystamy;
• szybkie wyszukiwanie dokumentacji;
• uproszczenie i skrócenie procesów kadrowych;
• pokazanie pracodawcy jako firmy nowoczesnej, co tworzy pozytywny wizerunek wśród pracowników i potencjalnych pracowników;
• kwestie finansowe związane z obniżeniem kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej obsługi, a także minimalizacja kosztów w zakresie archiwizacji dokumentacji;
• uniknięcie zagrożeń związanych z wydrukowaniem nadmiernej ilości dokumentów, przechowywaniem i dostępem do dokumentów przez osoby nieuprawnione, czy też prawidłowym, zgodnym z przepisami, w tym RODO oraz Kodeksem Pracy niszczeniem dokumentacji pracowniczej;
• łatwość robienia na bieżąco kopii dokumentacji np. na serwerach w innym mieście lub kraju;
• minimalizacja ryzyka zniszczenia dokumentacji z uwagi na upływ czasu.

Niemniej jednak wdrożenie rozwiązania wymaga właściwego przygotowania w organizacji tego procesu, w tym spełnienia przez danego Pracodawcę w.w. wymagań prawnych.

O kolejnych aspektach tego złożonego zagadnienia będziemy informować w kolejnych częściach cyklu.

Autorzy:
Anna Kuś-Kluka, Radca Prawny w JUVO
Przemysław Sołdacki, COO w Astrafox, właściciela platformy AMODIT