Choć nowoczesne platformy do spotkań online są coraz bardziej zaawansowane, a problemy techniczne należą do rzadkości, wciąż zdarza się, że optymalna współpraca jest utrudniona lub niemożliwa. W wielu przypadkach wynika to z zachowania samych uczestników. Brak ustalonych reguł savoir-vivre wzbudza przy tym spore kontrowersje i wątpliwości. Warto wprowadzić w życie 10 dobrych praktyk, dzięki którym współpraca będzie łatwiejsza, a kształtowanie profesjonalnego wizerunku stanie się zdecydowanie prostsze.

Savoir-vivre spotkań online: ucz się od ekspertów

Internet znacząco ułatwia codzienną komunikację – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Pandemia udowodniła przy tym, że praca zdalna może być znacznie wydajniejsza od tej wykonywanej w biurach. Przejście w tryb spotkań wirtualnych nie dla wszystkich było jednak komfortowe. Dotyczy to zwłaszcza firm, w których wcześniej nie wprowadzono takiej możliwości. Zapanowanie nad kwestiami technicznymi nie wiąże się zwykle ze znacznymi problemami. Nowoczesne platformy oferują znaczne możliwości i wyróżniają się łatwą konfiguracją. Bardzo często jednak uczestnicy nie wiedzą, jakie zachowanie w trakcie spotkań online będzie kulturalne i zgodne z regułami savoire-vivre.

Pobierz bezpłatny poradnik „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”

Przygotowaniem zasad etykiety spotkań w świecie wirtualnym zajęli się eksperci ClickMeeting – polskiego producenta platformy do webinarów i spotkań online. W poradniku skupiają się na konkretnych scenariuszach i receptach na profesjonalne zachowanie w każdych okolicznościach. Poniżej przygotowaliśmy listę 10 rad ułatwiających wprowadzenie skutecznych norm np. wewnątrz zespołu czy organizacji.

1. Poznaj narzędzie, z którego korzystasz

Spotkaniom online nadal często towarzyszy stres – dotyczy to zwłaszcza pierwszych kontaktów z nowym narzędziem. Dodatkowo na atmosferę niepewności wpływać może ranga wydarzenia: rozmowa rekrutacyjna, egzamin czy ważne spotkanie z klientem to z pewnością sytuacje, podczas których margines błędu jest bardzo wąski. Wątpliwości związane z kwestiami technicznymi uda się jednak szybko rozwiać. Przed dołączeniem do rozmowy należy po prostu dowiedzieć się jak najwięcej o platformie. W tym celu można skorzystać np. z dostępnych materiałów edukacyjnych i samodzielnie wypróbować najważniejsze funkcje w pokoju wydarzenia.

2. Przybądź na spotkanie przed czasem

Punktualność jest ważna nie tylko podczas spotkań twarzą w twarz. Również w wirtualnej przestrzeni świadczy o profesjonalizmie i szacunku do innych uczestników. Aby zapobiec problemom związanym np. z logowaniem do pokoju czy stabilnością łącza, warto zapewnić kilkuminutowy bufor czasowy. W tym czasie można zaznajomić się z narzędziem, wykonać test urządzeń i spokojnie oczekiwać na pojawienie się innych użytkowników.

3. Sprawdź urządzenia

Aby spotkanie przebiegało w komfortowych warunkach, konieczne będzie wykorzystanie dodatkowych urządzeń, takich jak kamera i mikrofon czy słuchawki. Zdarza się oczywiście, że te zawodzą. Korzystając z platformy do webinarów i spotkań online, warto skorzystać z wbudowanego testera urządzeń. Dzięki temu uda się szybko zdiagnozować możliwe problemy i ewentualnie wymienić wadliwy sprzęt. Sam test przebiega bardzo szybko, jednak na wszelki wypadek, jak wskazaliśmy wcześniej, warto zarezerwować w tym celu nieco więcej czasu.

4. Pamiętaj o włączeniu kamery

U podstaw spotkań online i wideokonferencji znajduje się jedno podstawowe założenie: mają zastępować nam tradycyjne spotkania twarzą w twarz i zapewniać wrażenia jak najbardziej zbliżone do tych, które towarzyszą nam w świecie rzeczywistym. Aby tak było, uczestnicy muszą nie tylko się słyszeć, ale również widzieć. Dlatego też, jeżeli uczestniczysz w wideokonferencji, należy włączyć kamerę i – w miarę możliwości – utrzymywać kontakt wzrokowy z innymi osobami. W ten sposób nie tylko okażesz im szacunek – uda się również zdecydowanie lepiej zachować relacje, o co niezwykle trudno, zwłaszcza w kontekście zamieszania wywołanego przez pandemię.

5. Dress code spotkań online

Wiele wątpliwości dotyczących reguł savoir-vivre w trakcie wydarzeń online dotyczy kwestii ubioru. Niektórzy uczestnicy mają problem z oddzieleniem intymnej, domowej perspektywy od biznesowych realiów i wymogów. Z drugiej strony – przesadnie formalny strój również nie wpływa na komfort współpracy. Najlepiej ubrać się więc z wyczuciem, pamiętając przy tym o schludności i dostosowaniu ubioru do konkretnej sytuacji. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie standardowych spotkań, np. wewnątrz zespołu, można pozwolić sobie na zdecydowanie większą swobodę.

6. Wybierz ustronne miejsce

Oddzielenie perspektywy domowej od biznesowej jest wyjątkowo trudne, zwłaszcza jeżeli nie dysponujesz większą przestrzenią, a w godzinach pracy towarzyszą Ci inni domownicy lub czworonożni przyjaciele. Warto zatroszczyć się jednak o komfortowe i ciche miejsce, w którym nikt nie zakłóci spotkania. Można zastosować także np. specjalne przegrody, które wpłyną na komfort wszystkich uczestników.

7. Dobierz odpowiednie tło

To, co dzieje się za plecami uczestnika (a szczególnie prezentera), potrafi skutecznie rozpraszać innych i wpływać na odbiór informacji. Warto więc zwrócić uwagę na tło. Przede wszystkim powinno być stonowane (może być nim np. zwykła ściana). Dobrze prezentować będzie się również widok posprzątanego i zadbanego mieszkania. Zwróć przy tym uwagę na to, czy za Twoimi plecami lub z boku nie znajdują się intensywne źródła światła, które wpłyną na jakość obrazu. Alternatywą pozostają przy tym tła wirtualne oraz opcja blurowania tła. W takim przypadku należy jednak unikać zbyt kontrowersyjnych i niedostosowanych do sytuacji grafik.

8. Odłóż posiłek i obowiązki domowe na później

Jedna z najbardziej frustrujących sytuacji dotyczy dzielenia biznesowych rozmów ze spożywaniem posiłku czy wykonywaniem domowych obowiązków. Reguła savoir-vivre jest przy tym prosta: należy oddzielić życie prywatne od zawodowego. Posiłki czy sprzątanie zaplanuj więc w czasie wolnym od spotkań. Dzięki temu kontakt ze współpracownikami będzie zdecydowanie bardziej efektywny, a to pozwoli z kolei na sporą oszczędność czasu. W trakcie spotkań online można natomiast bez przeszkód pić wodę, kawę czy herbatę.

9. Wyciszaj mikrofon i zgłaszaj chęć zabrania głosu

Platformy do spotkań online pozwalają na łatwe włączanie i wyłączanie mikrofonu lub zgłaszanie chęci zabrania głosu (np. poprzez ikonkę podniesionej ręki). Warto korzystać z tych funkcji. Często zdarza się, że osoby, które aktualnie nie uczestniczą w dyskusji, dzielą się przez przypadek z innymi np. dźwiękami dobiegającymi z otoczenia. Wyłączenie mikrofonu pozwoli na łatwe uniknięcie takich sytuacji. Zgłaszanie chęci zabrania głosu pomaga natomiast zapanować nad chaosem i właściwie moderować dyskusję.

10. Stwórz zestaw reguł i stosuj się do zasad

Etykieta spotkań online powinna przede wszystkim być wsparciem dla użytkowników i pomagać im w odnalezieniu się w różnych sytuacjach. Nie zawsze musi również oznaczać to samo. W celu usprawnienia współpracy warto stworzyć np. na poziomie zespołu własny zestaw dobrych praktyk, który będzie następnie respektowany przez wszystkich uczestników spotkań. W każdym przypadku należy postępować także zgodnie z regułami dobrego wychowania i zdrowym rozsądkiem. Kultura osobista i szacunek wobec innych osób to najlepsi doradcy w dowolnym scenariuszu.

Dowiedz się więcej, zapoznając się z pełnym poradnikiem ClickMeeting: Pobierz pełen poradnik