Choć nowoczesne platformy do spotkań online są coraz bardziej zaawansowane, a problemy techniczne należą do rzadkości, wciąż zdarza się, że optymalna współpraca jest utrudniona lub niemożliwa. W wielu przypadkach wynika to z zachowania samych uczestników. Brak ustalonych reguł savoir-vivre wzbudza przy tym spore kontrowersje i wątpliwości. Warto wprowadzić w życie 10 dobrych praktyk, dzięki którym współpraca będzie łatwiejsza, a kształtowanie profesjonalnego wizerunku stanie się zdecydowanie prostsze.
Savoir-vivre spotkań online: ucz się od ekspertów
Internet znacząco ułatwia codzienną komunikację – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Pandemia udowodniła przy tym, że praca zdalna może być znacznie wydajniejsza od tej wykonywanej w biurach. Przejście w tryb spotkań wirtualnych nie dla wszystkich było jednak komfortowe. Dotyczy to zwłaszcza firm, w których wcześniej nie wprowadzono takiej możliwości. Zapanowanie nad kwestiami technicznymi nie wiąże się zwykle ze znacznymi problemami. Nowoczesne platformy oferują znaczne możliwości i wyróżniają się łatwą konfiguracją. Bardzo często jednak uczestnicy nie wiedzą, jakie zachowanie w trakcie spotkań online będzie kulturalne i zgodne z regułami savoire-vivre.
Pobierz bezpłatny poradnik „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”
Przygotowaniem zasad etykiety spotkań w świecie wirtualnym zajęli się eksperci ClickMeeting – polskiego producenta platformy do webinarów i spotkań online. W poradniku skupiają się na konkretnych scenariuszach i receptach na profesjonalne zachowanie w każdych okolicznościach. Poniżej przygotowaliśmy listę 10 rad ułatwiających wprowadzenie skutecznych norm np. wewnątrz zespołu czy organizacji.
- Poznaj narzędzie, z którego korzystasz
Spotkaniom online nadal często towarzyszy stres – dotyczy to zwłaszcza pierwszych kontaktów z nowym narzędziem. Dodatkowo na atmosferę niepewności wpływać może ranga wydarzenia: rozmowa rekrutacyjna, egzamin czy ważne spotkanie z klientem to z pewnością sytuacje, podczas których margines błędu jest bardzo wąski. Wątpliwości związane z kwestiami technicznymi uda się jednak szybko rozwiać. Przed dołączeniem do rozmowy należy po prostu dowiedzieć się jak najwięcej o platformie. W tym celu można skorzystać np. z dostępnych materiałów edukacyjnych i samodzielnie wypróbować najważniejsze funkcje w pokoju wydarzenia.
- Przybądź na spotkanie przed czasem
Punktualność jest ważna nie tylko podczas spotkań twarzą w twarz. Również w wirtualnej przestrzeni świadczy o profesjonalizmie i szacunku do innych uczestników. Aby zapobiec problemom związanym np. z logowaniem do pokoju czy stabilnością łącza, warto zapewnić kilkuminutowy bufor czasowy. W tym czasie można zaznajomić się z narzędziem, wykonać test urządzeń i spokojnie oczekiwać na pojawienie się innych użytkowników.
- Sprawdź urządzenia
Aby spotkanie przebiegało w komfortowych warunkach, konieczne będzie wykorzystanie dodatkowych urządzeń, takich jak kamera i mikrofon czy słuchawki. Zdarza się oczywiście, że te zawodzą. Korzystając z platformy do webinarów i spotkań online, warto skorzystać z wbudowanego testera urządzeń. Dzięki temu uda się szybko zdiagnozować możliwe problemy i ewentualnie wymienić wadliwy sprzęt. Sam test przebiega bardzo szybko, jednak na wszelki wypadek, jak wskazaliśmy wcześniej, warto zarezerwować w tym celu nieco więcej czasu.
- Pamiętaj o włączeniu kamery
U podstaw spotkań online i wideokonferencji znajduje się jedno podstawowe założenie: mają zastępować nam tradycyjne spotkania twarzą w twarz i zapewniać wrażenia jak najbardziej zbliżone do tych, które towarzyszą nam w świecie rzeczywistym. Aby tak było, uczestnicy muszą nie tylko się słyszeć, ale również widzieć. Dlatego też, jeżeli uczestniczysz w wideokonferencji, należy włączyć kamerę i – w miarę możliwości – utrzymywać kontakt wzrokowy z innymi osobami. W ten sposób nie tylko okażesz im szacunek – uda się również zdecydowanie lepiej zachować relacje, o co niezwykle trudno, zwłaszcza w kontekście zamieszania wywołanego przez pandemię.
- Dress code spotkań online
Wiele wątpliwości dotyczących reguł savoir-vivre w trakcie wydarzeń online dotyczy kwestii ubioru. Niektórzy uczestnicy mają problem z oddzieleniem intymnej, domowej perspektywy od biznesowych realiów i wymogów. Z drugiej strony – przesadnie formalny strój również nie wpływa na komfort współpracy. Najlepiej ubrać się więc z wyczuciem, pamiętając przy tym o schludności i dostosowaniu ubioru do konkretnej sytuacji. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie standardowych spotkań, np. wewnątrz zespołu, można pozwolić sobie na zdecydowanie większą swobodę.
- Wybierz ustronne miejsce
Oddzielenie perspektywy domowej od biznesowej jest wyjątkowo trudne, zwłaszcza jeżeli nie dysponujesz większą przestrzenią, a w godzinach pracy towarzyszą Ci inni domownicy lub czworonożni przyjaciele. Warto zatroszczyć się jednak o komfortowe i ciche miejsce, w którym nikt nie zakłóci spotkania. Można zastosować także np. specjalne przegrody, które wpłyną na komfort wszystkich uczestników.
- Dobierz odpowiednie tło
To, co dzieje się za plecami uczestnika (a szczególnie prezentera), potrafi skutecznie rozpraszać innych i wpływać na odbiór informacji. Warto więc zwrócić uwagę na tło. Przede wszystkim powinno być stonowane (może być nim np. zwykła ściana). Dobrze prezentować będzie się również widok posprzątanego i zadbanego mieszkania. Zwróć przy tym uwagę na to, czy za Twoimi plecami lub z boku nie znajdują się intensywne źródła światła, które wpłyną na jakość obrazu. Alternatywą pozostają przy tym tła wirtualne oraz opcja blurowania tła. W takim przypadku należy jednak unikać zbyt kontrowersyjnych i niedostosowanych do sytuacji grafik.
- Odłóż posiłek i obowiązki domowe na później
Jedna z najbardziej frustrujących sytuacji dotyczy dzielenia biznesowych rozmów ze spożywaniem posiłku czy wykonywaniem domowych obowiązków. Reguła savoir-vivre jest przy tym prosta: należy oddzielić życie prywatne od zawodowego. Posiłki czy sprzątanie zaplanuj więc w czasie wolnym od spotkań. Dzięki temu kontakt ze współpracownikami będzie zdecydowanie bardziej efektywny, a to pozwoli z kolei na sporą oszczędność czasu. W trakcie spotkań online można natomiast bez przeszkód pić wodę, kawę czy herbatę.
- Wyciszaj mikrofon i zgłaszaj chęć zabrania głosu
Platformy do spotkań online pozwalają na łatwe włączanie i wyłączanie mikrofonu lub zgłaszanie chęci zabrania głosu (np. poprzez ikonkę podniesionej ręki). Warto korzystać z tych funkcji. Często zdarza się, że osoby, które aktualnie nie uczestniczą w dyskusji, dzielą się przez przypadek z innymi np. dźwiękami dobiegającymi z otoczenia. Wyłączenie mikrofonu pozwoli na łatwe uniknięcie takich sytuacji. Zgłaszanie chęci zabrania głosu pomaga natomiast zapanować nad chaosem i właściwie moderować dyskusję.
- Stwórz zestaw reguł i stosuj się do zasad
Etykieta spotkań online powinna przede wszystkim być wsparciem dla użytkowników i pomagać im w odnalezieniu się w różnych sytuacjach. Nie zawsze musi również oznaczać to samo. W celu usprawnienia współpracy warto stworzyć np. na poziomie zespołu własny zestaw dobrych praktyk, który będzie następnie respektowany przez wszystkich uczestników spotkań. W każdym przypadku należy postępować także zgodnie z regułami dobrego wychowania i zdrowym rozsądkiem. Kultura osobista i szacunek wobec innych osób to najlepsi doradcy w dowolnym scenariuszu.
Dowiedz się więcej, zapoznając się z pełnym poradnikiem ClickMeeting: Pobierz pełen poradnik
