Choć ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce weszła w życie 25 września 2024 roku mało kto wie, jak właściwie interpretować możliwość zgłoszenia nieprawidłowości w miejscu pracy i jak oceniać postawę osoby, która z niej skorzysta. Ci, którzy decydują się na wykorzystanie formalnej drogi ujawnienia nieścisłości bardzo często muszą mierzyć się nieprzychylnymi opiniami otoczenia.

Przecież ktoś kto oficjalnie mówi, że coś nie gra, że ktoś zrobił coś nie tak to zwykły donosiciel. Obawy przed negatywną oceną środowiska czy konsekwencjami zgłoszenia są na tyle silne, że wiele przewinień wciąż nie wychodzi na światło dzienne. Czy to właściwa postawa?

W świetle danych, opublikowanych przez Zespół ds. Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich w okresie od 25 września 2024 do 31 marca 2025 roku przyjęto 79 spełniających ustawowe kryteria zgłoszeń od sygnalistów1. Zgłaszający w przeważającej większości (80%)2 wykorzystywali do tego internetowe formularze zgłoszeniowe. Przytoczone dane dowodzą, że mimo ogólnie funkcjonującej opinii na temat sygnalistów, liczba osób, które decydują się na zgłoszenie nieprawidłowości pomału rośnie.

Wciąż jednak nie wiadomo, jak wygląda sytuacja zgłoszeń wewnątrz firm, gdyż wiele z nich nie udostępnia do wiadomości publicznej takich informacji. Być może powodem takiej postawy jest niewłaściwe podejście do sygnalistów, a sama obecność zgłoszeń jest wciąż uznawana za coś wstydliwego, mającego negatywny wpływ na wizerunek rzetelnej firmy. Przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 50 osób są jednak zobligowani do umożliwienia swoim pracownikom zgłoszeń w ramach sygnalistów. Dzisiaj pochylimy się właśnie nad wewnętrznym kanałem zgłoszeń.

Jak to jest z tymi sygnalistami?

Skąd w przestrzeni biznesowej opinia, że sygnalista to kabel? Odpowiedź na to pytanie jest być może bardziej złożona, niż nam się wydaje. A może to echa historii, gdzie kapusie donosili na wszystkich, w tym także na swoich, by uzyskać korzyści i przychylność rządzących? Przecież takich przykładów na kartach podręczników znajdziemy wiele. A może to zjawisko z kategorii społeczno-psychologicznej? Przecież ktoś, kto publicznie ujawnia nieścisłości nie może mieć dobrych intencji, bo to zwyczajnie nie idzie ze sobą w parze!

Podejmując temat sygnalistów, wyjść należy od określenia kim oni właściwie są. Według definicji sygnalistami są osoby, które zgłaszają naruszenia prawa w miejscu swojej pracy bądź w związku z wykonywaną działalnością zawodową.

Może nim być pracownik – zarówno pracujący na etacie, jak i umowie cywilnoprawnej, były pracownik, kandydat na pracownika, stażysta, wolontariusz, współpracownik, zleceniobiorca, podwykonawca, udziałowiec lub członek organu spółki, a także osoba świadcząca usługi w ramach samozatrudnienia. Istotną rolę w zgłoszeniu nieprawidłowości jest jego intencja. By zgłoszenie podlegało pod wytyczne ustawy, sygnalista musi dokonywać go w dobrej wierze, w interesie publicznym.

– Oceniając sygnalistów, wiele osób z góry zakłada, że ich zgłoszenie ma na celu zaszkodzenie drugiej osobie. Warto więc uświadomić pracownikom, jakie znamiona powinno posiadać zgłoszenie i co grozi w przypadku, gdy wykorzystuje się sygnalistów do załatwiania prywatnych konfliktów. Zgłoszenie powinno przede wszystkim dotyczyć realnych nieścisłości, które należy wyeliminować ze środowiska pracowniczego – zauważa Renata Wozba, Prezes Zarządu Grupy T2S.

Właściwe zrozumienie sygnalistów, nie będzie możliwe bez wyraźnego określenia zakresu nadużyć. Celem sygnalizowania jest przede wszystkim ochrona prawa i interesów społecznych poprzez ujawnianie naruszeń, które mogą mieć miejsce w różnego rodzaju organizacjach, w tym przedsiębiorstwach, instytucjach publicznych oraz prywatnych podmiotach. Mogą one dotyczyć: korupcji, przestępstw finansowych, naruszenia bezpieczeństwa produktów, nieprawidłowości w przetargach publicznych, łamania przepisów w zakresie ochrony środowiska, zagrożenia zdrowia i życia czy mobbingu i dyskryminacji, a także naruszenia obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto również nadmienić, że samego zgłoszenia można dokonać w trzech trybach. Zgłoszenie wewnętrzne obliguje pracodawców do stworzenia specjalnego kanału, który zapewni bezpieczną formę zgłoszenia, zapewniającą anonimowość. Sygnaliści mogą również wykorzystać zewnętrzny kanał zgłoszeń, kierując je do organów publicznych jak np. Rzecznik Praw Obywatelski. Ostatnią formą zgłoszenia jest ujawnienie publiczne, czyli np. poinformowanie o zaistniałej sprawie mediów. Ta forma jest dozwolona w wyjątkowych sytuacjach, gdy np. istnieje podejrzenie zagrożenia życia lub zgłoszenie do odpowiednich organów pozostało bez odpowiedzi.

Sygnalista pod ochroną

Krokiem w kierunku zabezpieczenia zgłaszających było wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów. Czy była potrzebna? Zdecydowanie tak, gdyż to właśnie jej założenia objęły opieką tych, którzy zdecydowali się na upublicznienie działań sprzecznych z prawem. Zastanawialiście się kiedyś, przed czym tak naprawdę chroni ten dokument?

– Biznes wciąż nie do końca rozumie znaczenia samych sygnalistów i ustawy o ich ochronie. W rzeczywistości regulacje zabezpieczają osoby, które podejmują działania w celu zgłoszenia nieprawidłowości, ale też bronią innych przed ewentualnymi pomówieniami. Ustawa jasno określa, jak powinien przebiegać cały proces i jakie działania są absolutnie zabronione – zauważa Prezes Wozba.

Ustawa o ochronie sygnalistów gwarantuje im zakaz działania odwetowego, w tym podjęcia w ich kierunku czynności zmierzających do zwolnienia z pracy, obniżenia wynagrodzenia, odmowy awansu czy zastraszenia i szykan; anonimowość; prawo do odszkodowania jeśli zostaną poddani represjom, a także ochronę sądową, także w postępowaniu cywilnym i karnym. Kluczową informacją jest w tym przypadku art. 25 ustawy, gdzie czytamy: „Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, podlega odpowiedzialności cywilnej i karnej zgodnie z przepisami odrębnymi”3.

W praktyce oznacza to, że osoba niesłusznie pomówiona o łamanie prawa może żądać zadośćuczynienia lub odszkodowania na zasadach ogólnych czy dochodzić swoich praw na drodze sądowej. Ten zapis łamie więc podejrzenie, jakoby sygnaliści byli rzeczonymi “kapusiami”. Oprócz fałszywych zgłoszeń sygnalista jest wykluczony z ochrony w przypadku, gdy naruszenie nie było objęte zakresem ustawy, a także gdy jego działanie nie odbywało się w dobrej wierze.

Grupie T2S sygnalista nie straszny

Co zrobić, by pracownicy podeszli do sygnalistów z otwartym umysłem? Wprowadzając obowiązek umożliwienia zgłoszeń, Zarząd Grupy T2S zorganizował dla pracowników specjalne szkolenie, które pomogło zespołowi właściwie zrozumieć cel i procedurę działań.

– Zaprosiliśmy zespół Grupy T2S na szkolenie prowadzone przez ekspertów, którzy wyjaśnili jak działają sygnaliści, kto i co może zgłosić i jak odbywa się cała procedura. Nasi pracownicy mogli zadawać pytania dotyczące sygnalistów, a także wzięli udział w specjalnym teście sprawdzającym ich wiedzę. W rezultacie zespół bardziej przychylnie spojrzał na samą inicjatywę sygnalistów i posiada wiedzę na temat zgłoszeń, praw i obowiązków sygnalistów czy form ich ochrony. Budowanie świadomości zespołu było dla nas bardzo ważne, zwłaszcza, że tworzą go obywatele różnych narodowości i zależało nam, by każdy z nich właściwie zrozumiał, na czym polegają procedury związane z sygnalistami – zauważyła Renata Wozba.

Grupa T2S przygotowała się do wprowadzenia ustawy z dużym wyprzedzeniem. Opracowała m.in. procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony sygnalistów, wybrała osoby odpowiadające za proces rozpatrywania i rozstrzygania zgłoszeń. Ogromnym wyzwaniem było przeszkolenie pracowników projektowych, gdyż Grupa T2S to 5 spółek specjalizujących się w outsourcingu procesowym, które zatrudniają kilkuset cudzoziemców. Każdy z nich miał więc obowiązek zapoznania się z procedurami, a nad prawidłowym przebiegiem lokalnych szkoleń czuwali koordynatorzy projektów, którzy zadbali, by przekazał był jasny i zrozumiały, a także udzielili odpowiedzi na pojawiajace się pytania.

Wprowadzone przez firmę kanały do wewnętrznych zgłoszeń są obsługiwane przez osoby wytypowane przez Zarząd, a zakres ich działalności jest zgodny z wymogami prawnymi. Należy pamiętać, że obowiązkiem pracodawców jest wdrożenie procedury zgłaszania naruszeń, prowadzenie rejestru zgłoszeń, zachowanie poufności danych sygnalistów i przeszkolenie pracowników. Wszystko to zostało przez Grupę T2S zagwarantowane.

Każde zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać konkretne naruszenie prawa, imię i nazwisko sygnalisty oraz podpis. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszenia rejestruje je w specjalnie przygotowanym dokumencie i w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia jest zobligowana do poinformowania sygnalisty o przyjęciu wniosku, ocenia również jego kompletność, a w przypadku braków prosi o uzupełnienie. Uwaga – dane w rejestrze muszą być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończeniu postępowania.

Procedury Grupy T2S dotyczące zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony sygnalistów jasno określają kto może zgłosić nieprawidłowość, jakie zachowania podlegają pod ustawę, a także jakie warunki musi spełnić zgłoszenie by było rozpatrzone. Dokument zawiera również pełny opis procedury, wraz z uwzględnieniem obligatoryjnych terminów.

– Opracowanie 10 stronicowego, szczegółowego opisu procedur i szkolenie wprowadzające umożliwiło odczarowanie negatywnego podejścia do sygnalistów w

Grupie T2S. Zachęcam firmy do podjęcia takiej aktywności, gdyż tylko właściwe zrozumienie ustawy i jej założeń może zmienić sposób postrzegania sygnalistów, nadając im właściwy, pozytywny odbiór i chroniąc przed bezpodstawnym oskarżeniem o donosicielstwo – kończy Prezes Wozba.