W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym procesy fuzji i przejęć są nieuniknionym elementem rozwoju wielu organizacji. Integracja firm i ich kultur organizacyjnych to ogromne wyzwanie, z którym mierzą się działy HR. Od prawidłowo przeprowadzonego procesu zależą później motywacje pracowników, efektywność pracy a nawet rotacje w zespole.

Zarządzanie niepewnością jest kluczowe

Każda działająca na rynku firma posiada swoją własną kulturę organizacyjną, z którą utożsamiają się pracownicy. Nierzadko funkcjonują w niej przez kilka, kilkanaście, niekiedy nawet kilkadziesiąt lat. Owe kultury w sposób naturalny ewoluują i dopasowują się do różnych trendów czy wizji liderów, a firmy czerpią z wypracowanych przez lata rozwiązań. Jednak gdy mówimy o łączeniu spółek, zmiany zachodzą dużo szybciej. Wtedy zwykle pojawiają się wśród pracowników obawy. Dlatego właśnie zarządzanie niepewnością i zmianą to dziś jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stają działy HR. Jak robić to w sposób najbardziej optymalny?

Z pomocą przychodzi postawa, którą lubię określać jako “HR opiekuńczy”. Jest to sposób pracy, gdzie jesteśmy blisko pracowników, słuchamy ich przemyśleń, jesteśmy uważni na pojawiające się potrzeby. To HR aktywny, z inicjatywą, minimalizujący konflikty, dostępny dla każdego. Nie chcemy być schowani za e-mailami czy słuchawką telefonu – opowiada Anna Łempicka, Dyrektorka HR w PIB Group Poland – Nie jest to oczywiście takie proste. Nasza organizacja w tym momencie liczy ponad 260 osób, a zespół rośnie wraz z kolejnymi procesami M&A. Jednak jestem niezwykle dumna, że do tej pory miałam okazję spotkać się i porozmawiać osobiście ze wszystkimi osobami wchodzącymi w skład Grupy PIB.

Na transparentnej komunikacji zyskują wszyscy

Innym istotnym elementem jest odpowiednia komunikacja z pracownikami. Dla ich skutecznego wspierania ważne jest, aby była ona jak najbardziej precyzyjna i transparentna. Taki rodzaj komunikacji przynosi firmie wiele korzyści. Po pierwsze, eliminuje nieporozumienia i przyspiesza przepływ informacji, co z kolei wpływa na wyższą efektywność pracy. Po drugie, promuje postawy otwartości i pewności siebie wśród pracowników, co jest niezbędne do przyznawania się do błędów i podejmowania ryzyka.

Komunikacja to nie tylko wymiana informacji, ale przede wszystkim tworzenie przestrzeni, w której każdy może wyrazić swoje zdanie i zostać wysłuchanym. Dzięki temu w Grupie PIB nie tylko utrzymujemy wysoki poziom zaangażowania pracowników, ale również budujemy środowisko pracy, w którym każdy czuje się komfortowo i ma możliwość pełnego wykorzystania swojego potencjału – wyjaśnia Anna Łempicka, Dyrektorka HR w PIB Group Poland – Już dziś widzę, że takie holistyczne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi przekłada się na wysoką satysfakcję, produktywność i niską rotację pracowników. W ostatnim roku kształtowała się ona na minimalnym poziomie, co w praktyce oznacza, że odeszło od nas kilka osób – i to nie z uwagi na nasz sposób działania, lecz z własnej potrzeby zmiany.

Strategie integracji zespołów

Aby dobrze przygotować się do procesu integracji, niezbędne jest opracowanie skutecznego planu. W firmach, gdzie do tej pory istniały odmienne kultury organizacyjne, różne strategie biznesowe, a nawet inne systemy i procedury, może okazać się to nie lada wyzwaniem. Jakie są więc strategie na zniwelowanie tych różnic i znalezienie wspólnej płaszczyzny?

Gdy patrzymy na to zagadnienie od strony techniczno-administracyjnej, ważne są kwestie związane z optymalizacją i integracją procesów oraz systemów, w których funkcjonują firmy. Aby to zrobić, należy przeprowadzić audyt, dokonać harmonizacji i standaryzacji istniejących procedur. Tu również warto postawić na odpowiednią komunikację z Zespołem, gdyż wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych wymaga nie tylko czasu, ale i właściwego nastawienia. Istotne jest, aby pokazać, że mimo początkowych trudności związanych z nauką nowego systemu, długofalowo jest to rozwiązanie, które poprawia efektywność i przyjemność pracy.

Z kolei do lepszego zarządzania kulturą organizacyjną można wykorzystać np. warsztaty kulturowe i szkolenia, które pomagają pracownikom zaakceptować zmiany i stać się ambasadorami nowej kultury.

Musimy pamiętać, że cały proces powinien zacząć się na długo przed planowanym połączeniem. Dobrym pomysłem jest powołanie zespołu integracyjnego z przedstawicielami każdej spółki. To według mnie kluczowa praktyka, bez której ciężko mówić o jakichkolwiek zmianach. Dzięki temu możemy lepiej zrozumieć kluczowe wartości poszczególnych organizacji – podpowiada Anna Łempicka – W Grupie PIB wdrożyliśmy również Akademię Przywództwa, do której zaprosiliśmy Liderów z różnych bszarów biznesowych. Składa się ona z czterech modułów: Komunikacji, Przywództwa i kierowania ludźmi, Motywowania i zarządzania zmianą oraz Rozwiązywania problemów i radzenia sobie ze stresem. Dzięki temu Zespół zyska jeszcze mocniejsze kompetencje.

Materiał przygotowany we współpracy z Anną Łempicką, dyrektor  Dyrektorka HR w PIB Group Poland