Jaką rolę ma HR wobec rozwodu pracownika? Bywa, że kluczową, bo choć rozwód to jedno z najbardziej osobistych doświadczeń, to w praktyce bardzo często „puka” także do drzwi firm – a dokładniej – do przedstawicieli z działu HR. Wówczas stają się oni ważnym ogniwem, które odpowiada za przygotowanie określonych dokumentów – jakich?
Najczęściej jest to prośba o przygotowanie: zaświadczenia o zarobkach, potwierdzenia zatrudnienia, informacji o składnikach płacowych czy premiowych. Dokumenty te później trafiają do akt sądowych i mogą przesądzić o wysokości alimentów, podziale majątku czy ocenie sytuacji finansowej pracownika jako strony w postępowaniu rozwodowym.
Jako adwokatka prowadząca sprawy rozwodowe mogę powiedzieć jedno: dane z firmy potrafią zmienić dynamikę procesu. Dlatego HR powinien wiedzieć, co (i dlaczego) ma znaczenie.
Dlaczego sąd sięga po dokumenty od pracodawcy?
Po złożeniu pozwu o rozwód lub o alimenty sąd niemal zawsze wymaga konkretnych danych – jest to
- PIT z ostatniego roku,
- zaświadczenia o aktualnych dochodach z ostatnich 3–6 miesięcy, obejmującego wynagrodzenie zasadnicze, premie (również uznaniowe) oraz świadczenia pozapłacowe – na przykład auto służbowe, opiekę medyczną czy dopłaty do wypoczynku.
Tak szeroki zakres danych wynika z tego, że alimenty i ocena sytuacji finansowej opierają się nie tylko na pensji podstawowej, ale na pełnym obrazie wynagrodzenia.
W praktyce oznacza to, że HR – często nieświadomie – staje się uczestnikiem procesu, bo to właśnie dokumenty przygotowane przez ten dział mają znaczenie dowodowe.
Co może zobowiązać HR do działania?
W postępowaniach rodzinnych spotykam trzy scenariusze:
I Dokumenty dostarcza pracownik, ale…
…sąd często chce je potwierdzić u źródła. Jeśli wypłata „na papierze” nie zgadza się z przelewami albo premie nie były wykazywane – HR dostaje zapytanie bezpośrednio.
II Zapytanie trafia do firmy oficjalnie – z sądu lub przez pełnomocnika
Przykłady z praktyki:
- Sąd prosi o potwierdzenie, czy pracownik korzysta z pakietu medycznego i dla ilu osób został wykupiony.
- Sąd żąda aktualnych dochodów z ostatniego roku, w tym PIT-u i zaświadczeń.
III Komornik wchodzi do gry
Jeżeli pracownik nie płaci alimentów, komornik może zająć jego wynagrodzenie, a wtedy pracodawca ma obowiązek:
- udzielić informacji o wynagrodzeniu,
- dokonać potrąceń,
- przekazywać zajęte kwoty,
- powiadomić kolejnego pracodawcę o toczącym się zajęciu.
Niedopełnienie tych obowiązków naraża firmę na grzywnę do 5 tys. zł oraz odpowiedzialność odszkodowawczą.
Czy HR może przekazać dane bez zgody pracownika?
To częste pytanie działów HR. Odpowiedź jest jednoznaczna – tak, powinien i jeśli pismo pochodzi z sądu, prokuratury lub od komornika – zgoda pracownika nie jest wymagana. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wypełnienie obowiązku prawnego.
Zasada jest prosta: przekazujemy tylko te dane, o które organ poprosił – ani mniej, ani więcej. To chroni firmę przed zarzutem niewłaściwego przetwarzania danych.
Najczęstsze problemy HR w sprawach rozwodowych to:
- Zaświadczenia dla byłych pracowników: Firma nadal ma obowiązek je wystawić – w zakresie okresu zatrudnienia.
- Nieprecyzyjne wezwania z sądu: Jeśli nie wiadomo, jakie dane przekazać – HR ma pełne prawo zadzwonić do sekretariatu sądu i dopytać.
- Obawa o naruszenie RODO: Pismo z sądu lub komornika jest wystarczającą podstawą prawną. To jeden z najczęstszych mitów, z którymi pracuję.
- Zaskoczenie jawnością danych: Dokumenty trafiają do akt sprawy, a te są dostępne dla obu stron oraz pełnomocników. Warto o tym pamiętać i formułować zaświadczenia klarownie i neutralnie.
Jak HR może zabezpieczyć organizację?
Najlepszą praktyką jest stworzenie procedury obsługi zapytań sądowych i komorniczych, która określa:
- kto wystawia zaświadczenia,
- jakie dane mają się w nich znaleźć,
- w jaki sposób archiwizujemy dokumenty (warto zostawiać kopie),
- jakie są ścieżki komunikacji w sytuacjach niejednoznacznych.
Dobrze działają również checklisty i rejestry zapytań – szczególnie w większych firmach.
Rola HR w procesie rozwodowym – więcej niż formalność
Z perspektywy prawniczki mogę powiedzieć jedno: HR staje się pomostem między pracownikiem a wymiarem sprawiedliwości. To rola wymagająca profesjonalizmu, rzetelności, dyskrecji, świadomości prawnej. Dokładnie przygotowane zaświadczenia to nie tylko obowiązek – to także sposób na ochronę pracodawcy przed ryzykiem prawnym i wizerunkowym.
Podsumowanie
- Rozwód pracownika może realnie angażować dział HR.
- Dane o wynagrodzeniu stają się dowodami procesowymi i wpływają na alimenty czy ocenę sytuacji życiowej pracownika.
- Firma ma obowiązek przekazać dane na żądanie sądu, komornika lub prokuratury – bez pytania pracownika o zgodę.
- Poprawnie przygotowane dokumenty chronią organizację przed błędami i sankcjami.
- Warto wdrożyć standardy i procedury, by działać szybko, bezpiecznie i zgodnie z prawem.
Autorka komentarza: Aleksandra Przecherska-Baranowska, prawniczka, adwokatka specjalizująca się w prawie rodzinnym. Prowadzi kancelarię w Warszawie, regularnie publikuje treści edukacyjne dotyczące prawa rodzinnego m.in. na blogu i przestrzeni social mediowej na Fb, IG, Tik Toku, LinkedIn.
