W 2022 roku aż 36% średnich i dużych firm planuje podnieść zatrudnienie, to 12 pkt proc. więcej niż przed rokiem. Dla Ciebie oznacza to więcej ekscytujących rekrutacji, ale też powtarzalnych szkoleń BHP i onboardingu. Jak efektywnie zarządzać tymi zadaniami? Rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tych procesów.

Szkolenia pracownicze i procesy onboardingowe stanowiły 11,1% wszystkich wydarzeń online, które w 2021 r. odbyły się na platformie ClickMeeting. Pokazuje to, jak bardzo aktywności HR-owe przeniosły się z tradycyjnych salek konferencyjnych do wirtualnych pokoi na platformach webinarowych.

Wydarzenia online nie muszą jednak odbywać się w czasie rzeczywistym. Dostępna technologia umożliwia automatyzację tych procesów. Sprowadza się to do wykonania zadania raz i korzystania z przygotowanego webinaru wielokrotnie.

Zadania, które możesz wykonać raz i ponawiać automatycznie

Zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, employer brandingiem i onboardingiem zazwyczaj należą do kompetencji pracowników HR. Często są również rozszerzone o offboarding, prowadzenie komunikacji wewnętrznej, organizację eventów pracowniczych, tworzenie założeń polityki personalnej, wynagrodzeń, ścieżek kariery i rozwoju osobistego.

Na szczęście możesz pogodzić zakres swoich obowiązków z potrzebami pracowników związanymi z pracą zdalną (54% respondentów chce nadal korzystać z tej formy po zakończeniu pandemii). Pomoże Ci w tym przeniesienie części zadań do rzeczywistości wirtualnej. Których? Oto one:

• onboarding
• offboarding
• szkolenia BHP wstępne ogólne
• instruktaż stanowiskowy
• szkolenia okresowe BHP
• szkolenia wewnętrzne produktowe
• szkolenia wewnętrzne z polityki firmy.

Do wszystkich powyższych działań możesz wykorzystać przyjazne i intuicyjne narzędzia dostępne na platformie webinarowej. I nie znaczy to wcale, że musisz stać się teraz dodatkowo specjalistą ds. prowadzenia webinarów i prelegentem. Skąd! Wystarczy, że swój instruktaż, szkolenie, onboarding dopracowany przez Ciebie przecież do perfekcji, nagrasz raz i będziesz udostępniać.

Powyższe rozwiązanie nie ma na celu zastąpienia Twojej pracy przez film video czy bota odpowiadającego na pytania uczestników. Daje Ci możliwość skoncentrowania się podczas szkolenia na reakcjach i pytaniach osób szkolonych. Dzięki temu możesz nie tylko w sposób zautomatyzowany i wcześniej zaplanowany przeprowadzić szkolenie, ale również zyskać pewność, że odbędzie się nawet wtedy, kiedy Ty przebywasz np. na urlopie.

Rozwiązania, które mogą udoskonalić, ułatwić i zmechanizować Twoje obowiązki, to webinary automatyczne i na żądanie. Jak to działa i o czym mowa? Poniżej opisaliśmy w pigułce przyjazne funkcje, które ułatwią Ci pracę i pozwolą zaoszczędzić ogrom czasu.

W ClickMeeting możesz tworzyć różne rodzaje webinarów

Webinary automatyczne

Jak to działa? W najprostszym wariancie po prostu przeprowadź szkolenie, onboarding czy offboarding zgodnie ze swoim dobrze opracowanym scenariuszem, ale bez uczestników i nagraj to wydarzenie.

Webinar automatyczny to jednak nie tylko nagranie Twojego szkolenia. Wgrywając materiał, tworzysz jego oś czasu. Dołączasz w formie przerywnika czy pobudzacza film video ze swoich zasobów. Decydujesz, w którym momencie klip będzie się uruchamiał. Możesz również zastosować wiele interaktywnych elementów.

Chcesz wiedzieć, czy przygotowane szkolenie było pomocne i  jak zostało odebrane przez pracowników? Nic prostszego. Webinar wzbogacasz o wcześniej stworzoną ankietę. Dzięki temu po każdym wydarzeniu, nawet jeżeli nie było Cię na nim, otrzymasz pełen feedback.

To bardzo proste i intuicyjne. Wybierasz dzień i godzinę webinaru, zapraszasz uczestników szkolenia i gotowe!

Jakie jeszcze korzyści daje Ci webinar automatyczny? Materiał jest już nagrany i odtwarza się bez Twojej ingerencji. Możesz więc skoncentrować na jego uczestnikach, jeżeli masz chęć i możliwość pojawienia się na nim. W takim wariancie możesz na bieżąco odpowiadać na czacie na nurtujące uczestników pytania.

Jednak zazwyczaj szkolenia, które przeprowadzasz za pomocą webinarów automatycznych, mogą się odbywać całkowicie bez Twojej obecności. Czat, który jest funkcją dostępną przy webinarach, może być całkowicie wyłączony, włączony w trybie rzeczywistym (w przypadku, kiedy pilnujesz przebiegu wydarzenia) lub ustawiony w trybie „odpowiedz później”, kiedy na pytania uczestników odpowiadasz w dogodnym dla Ciebie terminie.

W przypadku tego typu szkoleń samodzielnie określasz datę i godzinę spotkania, na które zapraszasz uczestników. Może to być zatem okresowe szkolenie BHP, szkolenie produktowe czy onboarding jednego lub kilku pracowników.

Webinary na żądanie

Wyobraź sobie teraz, że zatrudniasz kilku pracowników do kilku działów. Na dodatek mieszkają w różnych strefach czasowych. Każdy z nich w innym terminie przechodzi szkolenie produktowe. Zdecydowanym ułatwieniem w takiej sytuacji jest webinar na żądanie. Wprowadzając nowego pracownika w tajniki pracy firmy, pozwalasz mu na uzyskanie dostępu do webinarów w dowolnym czasie.

Pracownik sam decyduje, w którym momencie bierze udział w onboardingu czy na przykład szkoleniu BHP wstępnym ogólnym. Nie jest konieczna Twoja obecność czy nawet obecność innego pracownika. Nowo zatrudniona osoba w przerwie między spotkaniami wprowadzającymi włącza zrealizowany wcześniej webinar na żądanie i poszerza swoją wiedzę z zakresu stanowiska pracy, tajników oferty czy zasad BHP.

Nowy członek zespołu może być też przytłoczony zakresem wiedzy. Dlatego konkretne szkolenie może odbywać w wybranym przez siebie terminie. Dzięki takiej możliwości wiadomości przekazywane podczas webinarów „na żądanie” są lepiej przyswajane. Jest to najbardziej elastyczna forma szkoleń. Pracownicy mogą je odtworzyć w dowolnym miejscu w wybranym czasie, ale też wrócić do nich w celu odświeżenia wiedzy.

W 2021 roku na platformie ClickMeeting odbyło się ponad 10 tysięcy webinarów na żądanie.

Liczba szkoleń nie przytłacza, bo część jest już gotowa do odtworzenia

Nie przytłacza nie tylko prowadzących, ale również pracowników. Zarówno tych nowych, którzy muszą przejść cały proces wprowadzenia do firmy, jak również obecnych, którzy muszą np. odświeżyć szkolenia okresowe BHP czy zapoznać się z nowościami w produkcie lub nowymi pozycjami w ofercie firmy.

W momencie zatrudnienia kilku pracowników w bliskim odstępie czasu liczba szkoleń, które musisz przeprowadzić, może deprymować, a ich powtarzalność może nużyć. Dzięki webinarom automatycznym lub na żądanie możesz wykonać to zadanie raz, a dobrze.

Dlaczego automatyzacja to Twój naturalny sojusznik? 

Koncentrujesz się na pracownikach, nie na strukturze szkoleń. Sprawdzasz feedback, a nie scenariusz szkolenia. Reagujesz na uwagi i pytania uczestników, a nie na niedziałający rzutnik. Możesz być na urlopie, a nowi pracownicy i tak przejdą przez szkolenia wprowadzające. Pracownicy mogą natomiast brać udział w szkoleniu z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie. A to tylko część korzyści, jakie uda się osiągnąć, wykorzystując potencjał automatyzacji.