O sukcesie biznesowym, oprócz wielu innych czynników, decydują w dużej mierze zwinność i precyzja. Tymczasem firmy, które osiągnęły już pewną wielkość i wchodzą na nowe rynki, mierzą się z nowymi, nieznanymi dla nich wyzwaniami: od zatrzymania pracowników w organizacji po zachowanie zgodności z przepisami krajowymi. U ich podstaw leży niedoceniana funkcja: globalne zarządzanie płacami.

Zarządzanie listą płac na poziomie międzynarodowym oznacza nie tylko spełnianie obowiązków administracyjnych. Należy je uznać za działanie strategiczne, bo służy ono reputacji i efektywności operacyjnej firmy będącej w fazie ekspansji. Skuteczne zarządzanie płacami jest fundamentem utrzymania zaufania pracowników.

Konieczne przy tym jest zachowanie zgodności z różnorodnymi wymogami regulacyjnymi w różnych jurysdykcjach. Nieścisłości i błędy w płacach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych, sporów prawnych oraz obniżonego morale pracowników.

Badanie przeprowadzone przez Ernst & Young wykazało, że nawet 20 proc. list płac zawiera błędy, a ich wyprostowanie kosztuje średnio 291 dolarów[1], co w przypadku rosnącej firmy staje się coraz bardziej kosztowne.

Ekspansja zagraniczna to rosnące wyzwania związane z płacami

Jednym z kluczowych wyzwań w ekspansji do różnych państw, a niekiedy nawet do innych regionów w kraju (jak w przypadku Niemiec), jest znajomość nowelizacji przepisów dotyczących pracy. Wspólny rynek pracy nie oznacza w tym przypadku spójnych przepisów. Belgia, Francja, Grecja i Holandia wprowadziły dość niedawno nowe zasady dotyczące nadgodzin, elastycznych godzin pracy oraz uwzględnienia dodatków w kalkulacji wynagrodzenia za czas urlopu i chorobowe.

Z badań ADP wynika, że międzynarodowe firmy korzystają średnio z 32 systemów płacowych lub dostawców[2]. Taka fragmentacja w obszarze wynagrodzeń zwiększa ryzyko wystąpienia błędów płacowych oraz nieuwzględnienia kolejnych nowelizacji przepisów. Innym ryzykiem jest zwykła nieefektywność w przetwarzaniu płatności.

Brak jednego, całościowego spojrzenia na pracę i wynagrodzenia utrudnia zarządzanie kosztami oraz zapewnienie terminowości w płatnościach transgranicznych.

Tymczasem rosnąca złożoność międzynarodowej listy płac oznacza potrzebę stworzenia zespołu kadrowo-płacowego o szerokich kompetencjach obejmujących znajomość różnych systemów prawnych. Jak pokazuje coroczne badanie ADP „Potential of Payroll”, przeprowadzane wśród liderów biznesu z międzynarodowych korporacji, 83 proc. takich organizacji rozwija swoje działy payroll. Jednak aż w 61% przypadków brak odpowiednich kompetencji u pracowników tych działów wpłynął negatywnie na jakość obsługi listy płac.

Konsekwencje błędów płacowych

Jakie mogą konsekwencje takich błędów? Poza bezpośrednimi stratami finansowymi, skutki mogą sięgać dalej.

Kary regulacyjne

Nieprzestrzeganie zobowiązań podatkowych może skutkować znacznymi grzywnami. W Singapurze fiskus za spóźnienie w płatnościach egzekwuje karę w wysokości 5 proc. podatku dochodowego od osób prawnych, która może wzrastać w miarę wydłużania się opóźnienia.

Niezadowolenie pracowników

Błędy w wynagrodzeniach i opóźnione płatności transgraniczne mogą podważać zaufanie pracowników, prowadzić do spadku produktywności i wyższej rotacji. Niemal połowa (49 proc.) amerykańskich pracowników deklaruje, że rozważyłaby odejście z pracy po zaledwie dwóch błędach w płacach[3]. Jednak weźmy pod uwagę, że w przypadku nowej na danym rynku firmy już jeden błąd w płatności może poważnie osłabić wiarygodność pracodawcy w oczach pracownika.

Konsekwencje prawne

Błędy w wynagrodzeniach lub nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy może wywołać pozwy i audyty rządowe, co będzie stanowić dodatkowe obciążenie dla firmy. Według raportu ADP „Global Compliance Report” dla 72 proc. firm międzynarodowych, zmiany regulacyjne stanowią główne wyzwanie w obszarze prawa.

Jak ograniczać ryzyka płacowe?

W celu usprawnienia procesów płacowych firmy o międzynarodowych ambicjach mogą przyjąć następujące strategie:

Inwestycja w zaawansowane, zintegrowane systemy płacowe

Nowoczesne technologie pozwalają zautomatyzować naliczanie płac dla wielu krajów naraz. Jednocześnie redukują ilość błędów wynikających z powtarzalnych ludzkich działań oraz ułatwiają dotrzymywanie terminowości rozliczeń podatkowych na danym rynku. Zintegrowana, wielokrajowa usługa płac to jedna wspólna baza danych dla całego międzynarodowego zespołu.

Obsługując taką bazę, pracownik zyskuje szybki globalny ogląd sytuacji oraz ma ułatwione zadanie zachowania szeregu lokalnych wymogów regulacyjnych. Takie rozwiązanie jest też bardziej efektywne kosztowo niż korzystanie z wielu systemów i usług zewnętrznych dostawców. Może także usprawnić płatności zagraniczne i zarządzanie budżetem w obrębie różnych systemów walutowych.

Regularne audyty

Przeprowadzanie okresowych globalnych audytów płac pomaga zidentyfikować błędy i usunąć je, zanim przerodzą się one w poważniejsze problemy.

Szkolenia

Podnoszenie kwalifikacji i ustawiczne uzupełnianie wiedzy w zakresie międzynarodowych regulacji pracowników kadr i płac to dobre przygotowanie do zarządzania globalnymi systemami płacowymi.

Outsourcing

To częściowe lub pełne oddelegowanie zadań związanych z obsługa listy płac. Sięgnięcie po profesjonalne usługi i spersonalizowane rozwiązania od zewnętrznych dostawców zdolnych obsługiwać różne rynki zmniejsza obciążenia wewnątrz firmy. Integracja danych w ramach jednego systemu ułatwia zarządzanie międzynarodowym zespołem pracowników, pozwalając zarządowi skupić się na strategicznych celach biznesowych.
___________________________________________________________
Podsumowanie:

Priorytetowe potraktowanie globalnych procesów płacowych jest kluczowe, jeśli firma chce odnieść sukces w konkurencyjnym środowisku międzynarodowym. Poza uniknięciem kar, skuteczne zarządzanie płacami buduje pozytywną kulturę pracy, zatrzymuje pracowników i umacnia pozycję firmy jako renomowanego pracodawcy.

Autor komentarza: Frank Smits, starszy wiceprezes ADP Global Payroll

[1] https://www.oemamerica.com/the-hidden-costs-of-payroll-errors-and-how-to-avoid-them/

[2] https://sg.adp.com/resources/articles-and-insights/articles/h/how-to-secure-buy-in-from-it-for-transforming-your-payroll.aspx

[3] https://www.hrdive.com/news/just-two-payroll-errors-can-cause-49-of-employees-to-start-job-hunting/444377/