Dla wielu pracowników czasy, w których codziennie trzeba było dojeżdżać do pracy, już dawno minęły. W ciągu ostatnich pięciu lat byliśmy świadkami eksplozji pracy zdalnej i hybrydowej – efektem tego jest fakt, że w niektórych branżach i na części stanowisk pracownicy nie są fizycznie obecni w siedzibie pracodawcy. Czasami mogą wręcz mieszkać w innym kraju lub zostają „cyfrowymi nomadami”, którzy pracują, podróżując po świecie.

To oznacza, że dzisiejsze zespoły są rozproszone na skalę wcześniej nieznaną. Z badania ADP „People at work 2025” wynika, że w Polsce 13 procent osób pracuje zdalnie, a 29 procent – w trybie hybrydowym. Niektórzy pracodawcy dążą do przywrócenia poprzedniego stanu rzeczy, marząc, by wszyscy wrócili do pracy w pełnym wymiarze godzin. Inni przyjmują bardziej elastyczne rozwiązania, które oferują wiele korzyści, choć stwarzają nowe wyzwania do pokonania.

Korzyści z dystansu

Technologie ułatwiające wirtualną pracę zespołową i komunikację, jak wideokonferencje czy przetwarzanie danych w chmurze, przyspieszyły ekspansję zagraniczną firm i pracę w międzynarodowym środowisku. Korzystają obie strony. Pracodawcy mogą wybierać ze znacznie szerszej puli talentów, co zwiększa szanse na znalezienie kandydatów pasujących do konkretnych wymagań stanowiska. Przed pracownikami natomiast otwiera się bardziej ekspansywny świat możliwości – mają szanse na wyższe zarobki, a jednocześnie żyć w miejscach o niższych kosztach utrzymania.

Elastyczne warunki pracy to ważne kryterium na liście priorytetów wielu pracowników. Młodsi, zwłaszcza millenialsi i pokolenie Z, wskazują work-life balance jako najwyższy priorytet przy wyborze pracodawcy1. Pracodawcy, którzy oferują pracę zdalną lub hybrydową, stają się bardziej atrakcyjni zarówno dla nowych kandydatów, jak i dla dotychczasowych pracowników, poprawiając wskaźniki zatrzymywania wykwalifikowanych i cenionych pracowników oraz zwiększając zaangażowanie i lojalność.

To, czy pracownicy zdalni są bardziej, czy mniej produktywni niż ich koledzy pracujący stacjonarnie, jest kwestią sporną. Jeśli jednak praca zdalna i hybrydowa przyczynia się do zadowolenia z pracy, powinno to przynieść pozytywne rezultaty dla wszystkich zainteresowanych: badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Oksfordzkim wykazało, że szczęśliwi pracownicy są o 13% bardziej produktywni2.

Pułapki elastyczności

Rozproszenie geograficzne pracowników komplikuje biurową rzeczywistość i naraża pracodawców na pułapki. Stacjonarne zarządzanie personelem i współpraca między zespołami są zwykle łatwiejsze, ponieważ menedżerowie są lepiej przygotowani do śledzenia postępów i dynamiki wewnętrznej, nieformalnego omawiania problemów ze współpracownikami i dostrzegania pojawiających się problemów, a zespołom często łatwiej pracować strategicznie i rozwiązywać problemy, gdy przebywają razem.

Osoby pracujące tylko zdalnie mogą czuć się pomijane przez pracodawcę. Młodsi pracownicy mogą przegapić szansę na uczenie się od bardziej doświadczonych kolegów, a rodzice godzący pracę z obowiązkami opiekuńczymi mogą obawiać się, że są postrzegani jako mniej zaangażowani. Praca zdalna może również powodować u niektórych wewnętrzny przymus stałej aktywności. Brak wyraźnej granicy między pracą a domem prowadzi do tego, że pracują dłużej, są dostępni wieczorami lub w weekendy, co naraża ich na większy stres i niepokój oraz (jak na ironię) zaburza równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Dodatkowo mogą pojawić się trudne do pogodzenia różnice kulturowe i strefy czasowe, a także niezliczone kwestie prawne i wymagania, od przepisów dotyczących ochrony danych i prywatności po warunki zatrudnienia i różnice podatkowe. Przestrzeganie ich jest trudne, zwłaszcza że zasady mogą się różnić nawet między regionami w obrębie jednego kraju oraz często się zmieniać. Jeśli pracownicy hybrydowi przekraczają granice podczas podróży między domem a miejscem pracy lub gdy cyfrowi nomadzi przemieszczają się z jednego miejsca do drugiego, sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej.

Usprawnienie pracy zdalnej w kilku krokach

Organizując zarządzanie zespołami, dobrze jest rozłożyć rzeczywistość zdalno-biurową na części składowe i przyjrzeć się im z osobna. Jedną z nich będzie integracja pracowników zdalnych i hybrydowych, kolejną – zmiany generacyjne, które wpływają na preferencje pracowników, inną zmienna mozaika przepisów regulujących pracę i biznes. Podstawa to stworzenie spójnej kultury organizacyjnej, dbającej o jakość zespołów również w warunkach pracy zdalnej. Dobrym pomysłem jest przeprowadzanie onboardingu w siedzibie firmy, tak aby osobiście spotkali się ze swoimi współpracownikami i nawiązali kontakty, które ułatwią dalszą komunikację. W kalendarzu powinny znaleźć się regularne dni zespołów służące spotkaniom pracowników hybrydowych i stwarzające okazję do interakcji. Dodatkiem do tych działań są imprezy integracyjne i wspólne świętowanie sukcesów.

Niezbędne będzie także wdrożenie procedur dotyczących pracy zdalnej i hybrydowej. Co nam pomoże je dobrze zaprojektować?

• Porównanie swojej firmy z innymi o podobnej wielkości, działających w podobnej branży, w tym samym regionie lub na całym świecie, w oparciu o najbardziej aktualne, zaawansowane analizy danych. Pozwoli to na świadome podejmowanie decyzji oraz dokładny pomiar efektywności.
• Zidentyfikowanie problemów, które mogą się pojawić w rozproszonych zespołach, i przygotowanie odpowiednich szkoleń z zakresu zarządzania na odległość.
• Ustanowienie jasnych zasad oraz kanałów komunikacji zdalnej. Pracownicy powinni informować na bieżąco odpowiednie osoby o zmianach swojej lokalizacji – może to mieć wpływ na obowiązujące obowiązki prawne i regulacyjne.
• Rozwiązanie kwestii zgodności z przepisami w obszarach płac, podatków, bezpieczeństwa i prywatności danych oraz innych kwestii związanych z HR, zatrudnieniem, równością szans, dostępem do świadczeń, w każdym z krajowych systemów prawnych w których prowadzimy działalność. Jednym ze sposobów, jest współpraca z globalnym dostawcą lub lokalnymi specjalistami ds. płac, HR i zgodności.

Wybierając dostawcę usług z tego obszaru warto zwrócić uwagę na jego renomę, doświadczenie i potwierdzoną latami praktyki wiarygodność. Partner łączący globalny zasięg działania z ekspertyzą jest w stanie przeprowadzić organizację przez regionalne niuanse, jednocześnie widząc szerszy, międzynarodowy obraz, a w odpowiednim momencie pomoże podjąć nowe wyzwania dopasowane do rozwoju i ekspansji firmy.

Prowadzenie biznesu z rozproszonymi zespołami jest obecnie rzeczywistością dla wielu pracodawców. Chociaż zalety i wady pracy zdalnej są gorąco dyskutowane, to szansa na całkowite odwrócenie trendu jest niewielka. Spora część pracowników niechętnie rezygnuje ze swobody pracy z domu (lub w innym miejscu) przynajmniej przez część czasu, a wiele firm dostrzega rzeczywiste korzyści tego rozwiązania. Pracodawcy muszą po prostu zapewnić pracownikom odpowiednie wsparcie logistyczne oraz zadbać o ich zaangażowanie, do tego mając na uwadze godzenie przepisów z różnych systemów prawnych.

Autorka komentarza: Virginia Magliulo, Wiceprezes Wykonawcza ADP International