Rekrutacja prowadzona całkowicie online jest dla części organizacji świetnie znanym sposobem na zatrudnianie nowych pracowników, ale nie oszukujmy się – dla wielu firm jest to olbrzymie wyzwanie. Co zatem zrobić i jak przygotować zespół rekrutacyjny, aby otwarte procesy mogły nadal sprawnie się toczyć i aby zagwarantować jak najlepsze candidate experience aplikującym osobom?

Aktualna sytuacja wymusiła digitalizację wszystkich firm, także tych, które do tej pory działały w tradycyjny sposób i bardzo sobie taki system pracy chwaliły. Niestety to właśnie dla nich przejście na prowadzenie większości działań w oparciu o współpracę zdalną i komunikację online jest dużym wyzwaniem. Z jednej strony pojawia się konieczność reorganizacji pracy w firmie, zapewnienia pracownikom sprzętu i wsparcia technicznego w czasie aktywności z home office, wdrożenia nowych procedur, sposobów komunikacji oraz dbania o motywację i zaangażowanie zespołu. Z drugiej wiele procesów trwających w firmach nie może zostać nagle przerwanych. Dla części organizacji taką sferą jest obszar prowadzonych rekrutacji, niektóre branże mierzą się wręcz z koniecznością wzmocnienia zespołu i intensyfikują działania rekrutacyjne.

Jak w takim razie działać, aby skutecznie docierać do potencjalnych kandydatów i zachęcać ich do zaaplikowania, w sytuacji, gdy wszystkie aktywności firmy przenoszą się do świata online? Na pewno dobrym punktem wyjścia jest określenie, kogo dokładnie szukamy, jaka jest specyfika pracy na danym stanowisku i jakie kompetencje mają dla nas kluczowe znaczenie. W oparciu o to zastanówmy się, w jaki sposób możemy znaleźć osoby spełniające takie wymogi. Oczywiście jedną z opcji jest zawsze multiposting ofert pracy na szeregu portali z ogłoszeniami pracodawców. Często jednak większy sens może mieć rekrutacja prowadzona w social media, na portalach specjalistycznych, czy też poprzez program rekomendacji pracowniczych. Warto rozważyć takie opcje, zwłaszcza w momencie, gdy bardzo liczy się efektywność kosztowa takich procesów!

Warto zwrócić uwagę na stronę kariery firmy – w szczególności, gdy rekrutacja prowadzona jest w 100% online, dobrze, aby i ona była zoptymalizowana np. pod urządzenia mobilne oraz by znalazły się na niej wszystkie kluczowe informacje, jakich może poszukiwać kandydat. Co jest dla niego szczególnie interesujące? Z całą pewnością ważny jest opis firmy i jej poszczególnych działów, do których prowadzone są nabory, a także lista otwartych pozycji wraz z opcją prostego zaaplikowania na nie z poziomu strony. Sensownie jest pokazać życie wewnątrz firmy – np. poprzez zdjęcia z eventów, wypowiedzi pracowników oraz to, jak jest ona oceniana jako pracodawca.  Taki rating zintegrowany ze stroną kariery i prezentujący opinie kandydatów i pracowników na temat organizacji może być bardzo dużą przewagą konkurencyjną firmy w walce o tych najlepszych kandydatów, gdyż jest on dowodem na transparentność firmy. Dobrze, aby na stronie pojawił się także kontakt dla osób, które mają dodatkowe pytania np. o prowadzone procesy rekrutacyjne. Tak skonstruowana strona powinna zachęcić kandydata do zaaplikowania i znacząco przyspieszyć jego czas reakcji – jeśli nie będzie musiał szukać w zasobach Internetu informacji o firmie lub aplikować poprzez ogłoszenie zamieszczone na zewnętrznym portalu.

Strona kariery powinna być zoptymalizowana pod urządzenia mobilne

W przypadku prowadzenia rekrutacji w 100% online, przez rozproszony zespół rekrutacyjny, bardzo przydatnym narzędziem jest dobry system ATS. Powinien on pozwalać nie tylko na sprawne zarządzanie napływem aplikacji, ale także maksymalnie ułatwiać pracę rekruterom. W czasach pracy zdalnej świetną opcją okazuje się elektroniczna karta oceny rozmowy kwalifikacyjnej – dająca całemu zespołowi możliwość głosowania i oceny poszczególnych rozmów, zgodnie z ustalonymi wcześniej kryteriami. A jak przeprowadzać zdalnie rozmowy rekrutacyjne? Tutaj oczywiście pozostaje opcja rozmowy telefonicznej albo skorzystania z wideokonferencji. Ta druga opcja jest o tyle lepsza, że bardziej przypomina klasyczną rozmowę rekrutacyjną, może też wziąć w niej udział kilku uczestników. Rzecz jasna istnieje wiele narzędzi do prowadzenia tego typu połączeń konferencyjnych, chociaż zawsze najwygodniej, gdy taka funkcja pojawia się bezpośrednio w systemie ATS. Wtedy zaproszenie do udziału w rozmowie może być generowane już z poziomu oprogramowania do zarządzania rekrutacją.

Zaproszenie do rozmowy wideo z poziomu ATS

Dobry ATS pozwala także na zachowanie stałego kontaktu w zespole rekrutacyjnym oraz z kandydatem. Przydatną opcją może być powiązania z nim aplikacja mobilna z systemem powiadomień, pozwalająca na przeglądnie dokumentów, czat zespołowy, wysyłanie wiadomości do kandydatów oraz przypominająca o kolejnych krokach w trwającej rekrutacji. Olbrzymie znaczenie dla candidate experience ma stały feedback do kandydata i w tym także może pomóc program zaopatrzony w szablony wiadomości i przypominający rekruterom o kolejnych krokach w procesie. Niezależnie od tego, jakie wieści otrzyma od nas aplikująca osoba, to od regularności tego kontaktu i jego jakości, zależy to, jaki zbudujemy w jej oczach wizerunek firmy jako pracodawcy.

Rekrutacja online jest nowym wyzwaniem dla wielu firm, ale także szansą na krytyczne spojrzenie na wdrażane do tej pory procesy i ich efektywność. Być może wynikiem jej wprowadzenia będzie usprawnienie pracy zespołu rekrutacyjnego i skupienie się na kluczowych punktach styku kandydata z firmą? Z całą pewnością warto przez cały czas mieć na uwadze jakość candidate experience oraz to, że każde z naszych działań ma realne znaczenie wizerunkowe.

Warto skorzystać ze wsparcia sprawdzonych rozwiązań, które integrują w sobie wszystkie powyższe funkcjonalności – np. systemu ATS softgarden e-recruiting, który jest wzbogacony o aplikację mobilnę, system do rozmów wideo z kandydatami, kreator stron kariery, rozwiązanie do pozyskiwania feedbacku od kandydatów i pracowników oraz narzędzie do rekomendacji pracowniczych.