Dla HR-u rekrutacje poufne to wyzwanie na miarę mistrza. To doskonale ułożona strategia, w której każdy, nawet najdrobniejszy szczegół musi ze sobą zagrać. Na „scenę” wprowadzane są kolejne postaci, w ściśle określonej kolejności i z zachowaniem całkowitej poufności. Paradoksalnie, wszystko jednak zaczyna się nie od realizacji misternie ułożonego planu, a od… zaufania. Dlatego twarde kompetencje tu nie wystarczą. Potrzeba wyczucia, dyskrecji, znajomości biznesu i doskonałego budowania relacji. Kto powinien skorzystać z benefitów rekrutacji poufnych i co warto o nich wiedzieć?

Zacznijmy od początku. Case study

Historia jakich wiele. Wysokiej klasy specjalista w swojej dziedzinie, z doskonałą wiedzą,  rozwiniętymi kompetencjami twardymi na poziomie wybitnym. W organizacji od 7 lat. Niestety – słaba jakość przywództwa, konkretne deficyty w dziedzinie lidership’u dają o sobie nieustannie znać. Nietrafione decyzje, brak szacunku do ludzi, rządzenie zamiast przewodzenia, nadmierna kontrola, brak zaufania – to te aspekty, które coraz bardziej przeważają szalę na niekorzyść naszego managera.

Organizacja odrobiła lekcje. Był coaching, rozmowy rekomendujące zmianę, szkolenia z przywództwa. Nadal jednak brakowało zmian, pojawił się spadek zaangażowania w zespole, rotacja, a w końcu i odejście kluczowego pracownika z obszaru. Zapadła decyzja: zmiana jest konieczna, dla dobra całej organizacji i jej ludzi.

Oczywiście – w tym procesie jest wiele stron:

• manager, który otrzyma (zawsze trudną) informację o zakończeniu współpracy,
• zespół, który zostanie postawiony w obliczu zmiany, a więc w sytuacji obawy i braku stabilności,
• organizacja, tracąca jednego z managerów,
• a wreszcie i kandydat – osoba, która ma wejść w przyjazne miejsce i idealnie dopełnić swoimi kompetencjami całą tę układankę.

Dyskrecja na najwyższym poziomie

To właśnie w takich przypadkach receptą okazują się rekrutacje poufne. Poufne, a więc takie, w których plan jest precyzyjnie dopasowany do indywidualnej sytuacji, a dyskrecja musi być na najwyższym możliwym poziomie. W tak delikatnej, jak wspomniana wyżej, sytuacji, nie może być mowy o standardowym przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego.

Wspomniany case jest najczęstszy, z jakim się spotykam. Oczywiście istnieją też inne przypadki. Kiedy:

• na rynek wprowadzany jest nowy produkt, o którym nie powinna dowiedzieć się konkurencja,
• branża jest specjalistyczna i wszyscy się w niej znają,
• zapada decyzja o odejściu kluczowego managera we wspólnie uzgodnionym terminie, zanim dowie się zespół,
• rekrutujemy wąskich specjalistów o konkurencyjnych kompetencjach,
• wewnątrz organizacji zachodzą zmiany strukturalne i wprowadzanie chaosu wywołałoby zamęt w zespołach…

Wtedy również „standardowy” proces rekrutacyjny zdecydowanie mógłby nie wystarczyć.

Mistrzowska gra…

Rekrutacje poufne nie są oczywiście zadaniem dla każdego. Tutaj HR pełni rolę strategiczną. Do poprowadzenia rekrutacji z korzyścią dla wszystkich stron – a tych, jak wspomniałam, jest wiele – potrzeba ogromnej dozy nie tylko doświadczenia, ale i wyczucia.

HR-owiec musi przede wszystkim doskonale poruszać się w biznesie i rozumieć potrzeby danej organizacji. W rekrutacjach poufnych nigdy nie da się przewidzieć scenariusza, plan musi więc zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb, a także do efektów, które mają zostać osiągnięte.

A co w sytuacji, kiedy nie ma HR-u? Funkcję przejmuje prezes czy dyrektor zarządzający, który nie posiada potrzebnych kompetencji. Wtedy tym bardziej pomoc w przeprowadzeniu procesu może być konieczna.

…czy budowanie relacji?

Niestety, nawet przy najbardziej misternie ułożonym planie, nic się nie uda bez zaufania i znajomości wewnętrznych procesów. Zbudowanie relacji z każdą ze stron procesu jest tak naprawdę kluczowe:

• kandydat – musi zaufać i dać się poprowadzić w procesie, w którym nie zna wszystkich elementów układanki (dopiero na dalszym etapie podpisanie NDA pozwoli ujawnić niektóre – i tak nie wszystkie! – szczegóły),
• firma, najczęściej w osobie dyrektora HR – musi zobaczyć w nas partnera i poczuć, że gramy do jednej bramki,
• zespół – nie może czuć się niezaopiekowany. Niektórzy, ze względu na poufność, do dziś nie wiedzą, jak dana osoba znalazła się w organizacji, a jednak dzięki doskonałemu planowi, zmiana nie zachwiała poczuciem bezpieczeństwa w strukturach organizacji.

Ważne jest tu też całościowe spojrzenie. Proces rekrutacyjny nie kończy się z momentem podpisania umowy. Na organizację zawsze patrzymy kompleksowo, jak na całość, nie pomijając żadnego z elementów.

Rekrutacje poufne to zaufanie, dyskrecja, doświadczenie i wiedza, a także wyczucie i przede wszystkim podejście strategiczne. Jeśli zainteresował Cię ten temat – zapraszam na Wyższe Piętro HR, chętnie z Tobą porozmawiam.

Karina Sudomir-Bona