Co zatruwa im niedzielne wieczory? Co przyprawia ich o większy ból głowy – ich zespoły, czy raczej klienci? Jakie narzędzie króluje wśród PMów? Co stanowi największe wyzwanie w ich pracy w organizacji i poza nią? O to i o wiele więcej zapytaliśmy w przeprowadzonym w połowie 2020 roku badaniu. Zapraszam do zapoznania się z relacją z naszych przygód przy jego wykonywaniu oraz kluczowych wyników i wniosków.

Kiedy przeprowadziliśmy badanie i kim byli ankietowani?

Badanie zostało przeprowadzone między 1 czerwca a 31 lipca 2020 roku, a jego wyniki zostały opracowane na przełomie października i listopada 2020 r. 

Adresatami badania byli koordynatorzy, kierownicy projektów, osoby na stanowiskach menedżerskich, których dodatkową rolą jest prowadzenie projektów. Nie stosowaliśmy żadnych ograniczeń dotyczących wieku (oprócz pełnoletniości). Badani pochodzili z całej Polski. 

Dlaczego w ogóle pytaliśmy?

Żeby robić lepsze szkolenia. Zawsze wkurzało mnie, kiedy rozmaici “trenerzy biznesu” twierdzili, że dobrze wiedzą z czym się borykam. Pokazywali jakieś wzory i narzędzia, z których w rzeczywistości kompletnie nikt nie korzysta. A ja miałem zupełnie inne problemy. Na przykład z zespołem, który nie wypełnia raportów statusowych. I o tym to nie było już ani słowa. Po przeprowadzeniu pierwszej edycji naszego badania, jak się okazało – z tego typu problemami mierzyłem się nie tylko ja, ale również wiele innych Project Managerów z całej Polski! 

No więc chyba jednak pytać warto.

Jaki obszar „gryzł” Project Managerów najbardziej?

Z jednej strony chcieliśmy dać respondentom jak największą wolność wypowiedzi, z drugiej wiedzieliśmy, że przydadzą się jakieś narzucone odgórnie ramy i kategorie, które pozwolą na łatwiejsze wyłapanie pewnych trendów i statystyk.

Kierownik projektu jest jak policjant stojący na środku skrzyżowania i kierujący ruchem drogowym – musi umiejętnie balansować między potrzebą każdej ze stron. Tak jak w przypadku policjanta są to nacierający kierowcy, tak w przypadku kierownika projektu są to klient, zespół, firma. Dlatego też podzieliliśmy rodzaje problemów na trzy główne kategorie ze względu na ich źródła:

Bezapelacyjnym zwycięzcą okazała się… kategoria „współpraca wewnątrzfirmowa”. Łącznie 53% badanych wskazało ją jako tę, która generuje im najwięcej bólu głowy. Dla doświadczonego praktyka zaskoczenie nie jest duże – zarówno mnie, jak i większości znajomych PMów zwykle prędzej czy później udawało się ułożyć sensowne relacje z zespołem oraz klientem, a prawdziwe „schody” zaczynały się kiedy przychodziło uzyskać coś z innego działu (zatwierdzenie umowy przez prawników, audyt działu bezpieczeństwa) albo dostawało się „strzał z biodra” (losową, zazwyczaj niewiele wnoszącą dla projektu, ale trudną do spełnienia prośbę) ze strony Zarządu.

Z drugiej strony jednak pojawia się refleksja dotycząca tego, że większość warsztatów dla Project Managerów skupia się wyłącznie na kwestiach związanych z zarządzaniem klientem i zespołem, niewiele wspominając o praktycznych aspektach radzenia sobie z szeroko pojętymi interesariuszami.

Gdy się tak głębiej wgryźć, to wszędzie chodzi prawie o to samo…

Jak już wspomniałem to, co ciekawiło nas najbardziej, to opisy konkretnych sytuacji dodane przez respondentów w pytaniach otwartych. Rzućmy więc kilkoma bardzo reprezentatywnymi cytatami:

ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM

• Brak poczucia odpowiedzialności za efekt. Podejście „ja tu tylko pracuję od 9 do 17”.

• Jako lider projektu nie mam żadnych narzędzi, aby ich zmotywować (nie jestem ich przełożonym, nie mają tego w celach).

• Bycie „matką” – jak nie przypomnisz, nie sprawdzisz, nie dopytasz – nie zostanie to zrobione.

WSPÓŁPRACA Z KLIENTEM

• Klient nie zdaje sobie sprawy, że mała zmiana może mieć ogromny wpływ na projekt i wydłużyć go o kilka dni. Jemu zawsze wydaje się, że to potrwa godzinę.

• Ciągłe dorzucanie nowych tematów do realizacji w ramach projektu.

• Z jednej strony oczekiwanie zwinności, a z drugiej zła reakcja na zmianę.

WSPÓŁPRACA WEWNĄTRZFIRMOWA

• Prowadzenie komunikacji skoncentrowanej na realizacji celów, nie personalnych rozgrywkach.

• Inne założenia góry, nadmierna kontrola, brak autonomii, brak komunikacji od góry do dołu.

• Polityka, budowanie królestw, brak współpracy.

Kiedy tak czytałem te wszystkie wyznania, uparcie nachodziła mnie jedna myśl. A mianowicie: że rozwiązaniem większości z tych problemów wcale nie jest kolejne cudowne narzędzie, metodyka albo proces. Rozwiązaniem jest nauka dojrzałej, empatycznej i asertywnej (uczę się rozumieć i szanować perspektywę drugiej strony, ale nie daję sobie wejść na głowę) komunikacji. To oczywiście nie jest tak, że procesy nie są ważne i nie pomagają, ale bez tego miękkiego komponentu zdadzą się psu na budę. I to chyba jest wniosek, który jest najważniejszy dla mnie, jako kogoś występującego pod szyldem “Zero Bullshit Management”.

Narzędzia Project Managera

Bardzo kontrintuicyjny wynik dotyczył wykorzystywanych przez Project Managerów narzędzi. Okazało się, że narzędziem bez którego kierownik projektu nie wyobraża sobie codziennej jest … Excel lub też kartka i długopis. Nie wykresy Gantta, nie MS Project (ostatnie miejsce), tylko najpowszechniejsze narzędzie biurowe. Przypominam, że respondenci posiadali nawet wieloletnie doświadczenie na swoim stanowisku.

Czasami jak widać klucz tkwi w prostocie. Nieważne jak wspaniałe narzędzia istnieją i wciąż powstają, jeśli korzystanie z nich może przynieść więcej problemów niż praca z klasycznymi, sprawdzonymi narzędziami, które dotychczas nie zawodziły nas. I takim jest właśnie Excel, z którego korzystał każdy z nas na pewno nie raz. Dlatego przy tym temacie warto pamiętać o jednej bardzo ważnej rzeczy – narzędzia, z których korzysta jakikolwiek lider wraz ze swoim zespołem powinny być proste, wygodne i intuicyjne.

P.S. Z jakimi jeszcze wyzwaniami mierzą się kierownicy projektów? Jak COVID zmienił świat projektów? Jak odpowiedzi respondentów komentują uznani eksperci? Odpowiedzi znajdziecie w pełnej wersji raportu! Do pobrania ze strony https://zerobs.pl/co-gryzie-pma/

Autor: Igor Mróz