Wydarzenia online stały się dla nas stałym elementem codzienności. Pozwalają na jeszcze prostsze prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, spotkań wewnętrznych zespołów czy organizowanie webinarów dla potencjalnych klientów. Łatwo zapomnieć o jednym z najważniejszych aspektów, czyli zapewnieniu prywatności i bezpieczeństwa ich uczestników.

Eksperci ClickMeeting postanowili udzielić odpowiedzi na kilka najważniejszych pytań związanych z prywatnością w sieci. Przeanalizowali wyniki badania, w którym wzięło udział 510 polskich internautów, oraz zaprezentowali sprawdzone rady prawników, dzięki którym zadbanie o prywatność uczestników oraz sprostanie obowiązującym przepisom będzie zdecydowanie prostsze. Zapraszamy do zapoznania się z pełną wersją poradnika. Poniżej znajdziesz także najważniejsze wnioski i gotowe rozwiązania, które możesz od razu wdrożyć w swojej organizacji.

Pobierz poradnik „Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki”

Twoi odbiorcy oczekują prywatności

Najważniejszy wniosek płynący z badania ClickMeeting jest niezwykle czytelny. Zdecydowana większość internautów doskonale zdaje sobie sprawę z cyberzagrożeń i stara się dbać o swoją prywatność w sieci. Jedynie dla niecałych 2% te kwestie nie są istotne.

W ślad za tymi deklaracjami idą z jednej strony konkretne działania, a z drugiej oczekiwania wobec innych osób, w tym przede wszystkim organizatorów różnego typu wirtualnych wydarzeń. Jak wynika z badania, 67,45% internautów zwraca uwagę na akceptowane pliki cookies, 59% dba o ustawienia prywatności w mediach społecznościowych, a niemal 58% wykorzystuje możliwości, które oferują im ich komputery osobiste lub smartfony. 40% respondentów korzysta z trybu incognito w przeglądarce, 32,53% dodatkowo używa aplikacji blokujących śledzenie ruchu, a 28,11% aktywnie korzysta z VPN.

Jak przekłada się to na webinary czy spotkania online? Przede wszystkim zależy nam na wykorzystaniu bezpiecznych platform do webinarów i spotkań online, które z jednej strony będą zgodne z obowiązującymi przepisami, a z drugiej zagwarantują dostęp do funkcji zwiększających poczucie prywatności.

To jeden z kluczowych argumentów przekonujących do wybrania konkretnego narzędzia. Rzecz jasna uczestnik wydarzenia nie zawsze ma wpływ na to, z jakiej platformy skorzysta organizator. Wobec tego to właśnie on powinien zatroszczyć się o dostarczenie przekonujących i sprawdzonych rozwiązań w tym zakresie.

Obowiązki organizatora wydarzeń online

Respondenci są pod tym względem zgodni. Blisko 75% z nich oczekuje, że to właśnie organizator wydarzenia zadba o ich bezpieczeństwo i prywatność.

Jakie wnioski z tego płyną? Jeżeli organizujesz spotkania online, przede wszystkim zagwarantuj odbiorcom możliwość korzystania z bezpiecznej platformy i wprowadź kilka drobnych zmian, które pozwolą na ochronę prywatności. Twoi odbiorcy z pewnością to docenią. Musisz mieć także świadomość, że ta kwestia dotyczy nie tylko oczekiwań uczestników. To także wymóg prawny.

Działaj w zgodzie z RODO

Wejście w życie przepisów RODO wymusiło wprowadzenie wielu zmian w milionach firm działających na terytorium Unii Europejskiej. Co oczywiste, regulacje dotyczą w równym stopniu świata wirtualnego. Niestety łatwa dostępność formatów online sprawia, że w niektórych sytuacjach łatwo zaniedbać te kwestie. Tymczasem, organizując wydarzenia online, stajesz się administratorem danych osobowych. Platforma, z której korzystasz, zajmuje się natomiast ich przetwarzaniem.

To organizator wydarzenia jest administratorem danych osobowych uczestników. Platforma, na której się ono odbywa, jest podmiotem, który przetwarza dane osobowe uczestników na polecenie administratora. Zgodnie z RODO takie powierzenie danych wymaga zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, co najczęściej odbywa się na etapie zawierania umowy z platformą. Zanim przeprowadzisz webinar, zwróć uwagę na to, czy dany dostawca oferuje taką umowę lub treści jej odpowiadające, zwłaszcza jeżeli pochodzi spoza terytorium UE.

Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting

Po raz kolejny widać więc, jak dużą rolę odgrywa odpowiedni dobór platformy. Stawiając na właściwego partnera, zyskujesz nie tylko w oczach uczestników wydarzeń, ale będziesz również w stanie zapewnić zgodność z prawnymi regulacjami.

Nie zapomnij o obowiązku informacyjnym

Jednym z kluczowych punktów związanych z ochroną prywatności uczestników jest informowanie ich m.in. o tożsamości i danych kontaktowych administratora danych, celu ich przetwarzania, okresie przechowywania, możliwości uzyskiwania dostępu, sprostowania lub usuwania danych osobowych, a także o podmiotach, którym mogą być udostępniane.

Tego typu informacje można zawrzeć np. w krótszej formie obowiązku informacyjnego odnoszącego się do konkretnego wydarzenia, jak i dłuższej, uwzględniającej politykę prywatności całej firmy.

W powszechnej opinii wydaje się, że wielu użytkowników nie jest zainteresowana zawartością tego typu stron. Jak wygląda to w rzeczywistości? Okazuje się, że większość internautów przynajmniej stara się z nimi zapoznawać, a 35% respondentów robi to w każdym przypadku. To ważny sygnał. Stwórz jak najbardziej transparentne treści, które nie tylko pozwolą na spełnienie zobowiązań prawnych, ale wyjdą również naprzeciw oczekiwaniom uczestników wydarzenia.