Legalne zatrudnianie cudzoziemców ma być prostsze, ale też obarczone dodatkowymi obostrzeniami. Nadchodzące zmiany w przepisach mają usprawnić procesy, ograniczyć nadużycia i uszczelnić system wizowy. Ekspert z agencji zatrudnienia Trenkwalder wyjaśnia, co to oznacza w praktyce dla firm i instytucji zatrudniających obcokrajowców.

W kwietniu oraz maju zostały podpisane istotne ustawy dotyczące zatrudniania obcokrajowców, które wchodzą w życie 1 czerwca br. Pierwsza ustawa, o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, upraszcza procedury związane z legalizacją pracy oraz ma ograniczyć nadużycia związane z zatrudnianiem obcokrajowców. Druga ustawa, o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej, będzie rzutować m.in. na liczbę wydawanych cudzoziemcom zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

– Najważniejsze zmiany, które zaczną obowiązywać od czerwca, to przede wszystkim większe obowiązki informacyjne po stronie pracodawcy oraz skrócenie terminów raportowania zmian w zatrudnieniu cudzoziemców. Wprowadzenie obowiązku przesyłania umów, nowe ograniczenia dotyczące zezwoleń oraz możliwość odmowy ich wydania w przypadku outsourcingu, znacząco zmieniają sposób organizacji pracy z obcokrajowcami – mówi Daniel Nowakowski z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

– Z jednej strony uproszczono procedury, jak zniesienie testu rynku pracy, z drugiej jednak zwiększono sankcje za nieprawidłowości. Pracodawcy muszą być bardziej czujni, bo każda pomyłka może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Dlatego warto planować działania legalizacyjne z wyprzedzeniem, a także korzystać z profesjonalnego wsparcia w zatrudnianiu cudzoziemców – dodaje Nowakowski.

12 NAJWAŻNIEJSZYCH ZMIAN

1. Wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy przez cudzoziemca

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, ma 7 dni na poinformowanie urzędu pracy o podjęciu przez obcokrajowca pracy oraz 14 dni na poinformowanie o niepodjęciu przez niego pracy (wcześniej obowiązywał termin 7 dni). Wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy do 14 dni to ułatwienie dla pracodawców – zwłaszcza gdy cudzoziemiec rozpoczyna pracę z opóźnieniem. Pozwala ono uniknąć konieczności składania dwóch oddzielnych zgłoszeń (najpierw o niepodjęciu pracy, a później o jej rozpoczęciu), ograniczając liczbę formalności.

2. Obowiązek zgłoszenia wcześniejszego zakończenia / niepodjęcia pracy przed wskazanym terminem

Kolejna zmiana w oświadczeniach to obowiązek informowania urzędu pracy o tym, że obcokrajowiec nie podejmie pracy przed terminem, który został wskazany w danym dokumencie, a także konieczność informowania starosty o tym, że cudzoziemiec zakończył pracę przed terminem, jaki został wskazany w oświadczeniu. Jest to nowy obowiązek, który ma na celu wyeliminowanie przypadków, w których oświadczenia są wykorzystywane bez zamiaru faktycznego zatrudnienia cudzoziemca. Pracodawca powinien mieć na uwadze, że po zgłoszeniu definitywnego niepodjęcia lub wcześniejszego zakończenia pracy, dane oświadczenie zostaje usunięte z ewidencji, co oznacza, że obcokrajowiec nie może już na jego podstawie podjąć pracy ani uzyskać wizy w celu przyjazdu do Polski.

3. Obowiązek dostarczenia do urzędu pracy umowy zawartej z cudzoziemcem

W momencie, kiedy oświadczenie będzie wpisane do ewidencji oświadczeń, pracodawca będzie zobowiązany do przekazania urzędowi pracy umowy, która będzie obowiązywała między nim a cudzoziemcem.

4. Obowiązek zgłoszenia zakończenia pracy cudzoziemca do Urzędu Wojewódzkiego

Zgodnie z nowymi zasadami to pracodawca, a nie cudzoziemiec, jest zobowiązany do poinformowania Urzędu Wojewódzkiego o zakończeniu pracy przez osobę zatrudnioną na podstawie karty pobytu wydanej na jego firmę. Termin zgłoszenia pozostaje bez zmian i wynosi 15 dni od dnia zakończenia pracy. To kolejny nowy obowiązek dla pracodawcy – jego niedopełnienie może skutkować nałożeniem grzywny.

5. Nowe ograniczenia dla cudzoziemców w uzyskaniu zezwoleń na pobyt i pracę

Nowelizacja ustawy wizowej wprowadza nowe przesłanki odmowy wszczęcia postępowania o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie określonych rodzajów wiz – m.in. wiz turystycznych, studenckich, szkoleniowych, leczniczych czy wydanych przez inne państwa strefy Schengen – nie będą mogli uzyskać zezwolenia na pobyt i pracę. Sytuacja dotyczy także cudzoziemców, którzy posiadają dokument pobytowy wydany przez inne państwo członkowskie strefy Schengen np. karta pobytu. Dla pracodawców to nowe wyzwanie, ponieważ będą musieli dokładnie weryfikować dokumenty pobytowe cudzoziemców i wcześniej podejmować działania legalizujące ich zatrudnienie.

6. Wizy, na których nie będzie możliwe podjęcie pracy przez cudzoziemców

Cudzoziemiec, który będzie przebywał w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne Państwo strefy Schengen, nie będzie mógł podjąć pracy. Ta sytuacja dotyczy także cudzoziemców, którzy obecnie przebywają w Polsce na takim dokumencie. Pracodawcy powinni sprawdzić dokumenty pobytowe swoich pracowników i podjąć działania w kierunku legalizacji pobytu, ponieważ z dniem 1 czerwca powyższy pobyt nie będzie uprawniał cudzoziemca do pracy w Polsce. W nowej ustawie nie ma zapisu o możliwości podjęcia pracy na wizie z celem wydania „inne okoliczności”. W konsekwencji cudzoziemiec, który jest zatrudniony na podstawie takiej wizy będzie traktowany jako osoba przebywająca nielegalnie. Przypominamy, na jakich wizach nie można podjąć pracy w Polsce. Są to wizy: 1 – Turystyczna; 2 – Odwiedziny przyjaciół oraz rodziny; 11 – Kształcenia się lub szkolenia w innej formie niż określona w pkt 9 lub 10; 14,15,16 – Tranzyt, tranzyt lotniczy, leczenie; 22 – Ochrona czasowa; 25 – Wiza wydana w innych okolicznościach; Wiza wydana przez inne Państwo strefy Schengen.

7. Zatrudnienie cudzoziemca bez konieczności przeprowadzenia testu rynku pracy

Nowe przepisy likwidują obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy. W zamian starostowie otrzymają prawo do tworzenia list zawodów, w których zatrudnianie cudzoziemców będzie zabronione na podstawie zezwolenia na pracę – w oparciu o lokalną sytuację na rynku pracy. Dla pracodawców to duże uproszczenie i oszczędność czasu – nie trzeba już czekać na informację starosty, co przyspieszy procesy zatrudniania. Ogranicza to biurokrację, ale wymaga od pracodawców dodatkowej czujności, bo z kolei starosta będzie miał prawo do publikacji listy zawodów, dla których to podjęcie pracy na zezwoleniu o pracę będzie zabronione.

8. Istotne zmiany w kontekście zezwoleń na pracę

Nowelizacja ustawy skraca czas, w jakim pracodawca musi poinformować Wojewodę o ważnych zmianach związanych z zatrudnieniem cudzoziemca – z 3 do 2 miesięcy. Dotyczy to sytuacji, gdy cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w terminie, miał ponad 2-miesięczną przerwę w zatrudnieniu, albo zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia. Dodatkowo, przed zatrudnieniem obcokrajowca pracodawca musi przesłać kopię umowy do urzędu wojewódzkiego przez platformę praca.gov.pl. Zmieniono także warunki, które muszą być spełnione, aby uzyskać zezwolenie na pracę:

§ Wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca minimalna ani niższe niż wynagrodzenie innych pracowników na podobnym stanowisku.

§ Wymiar czasu pracy nie może być niższy niż ¼ etatu ani wyższy niż pełen etat.

Jeśli firma działa krócej niż rok lub wskazany wymiar pracy jest niższy niż pół etatu (lub 20 godzin tygodniowo), zezwolenie będzie mogło zostać wydane tylko na maksymalnie 1 rok.

9. Ograniczenia dla cudzoziemców w ruchu bezwizowym

Nowe przepisy dają Ministrowi Pracy możliwość wprowadzenia – w drodze rozporządzenia – listy państw, których obywatele nie będą mogli pracować w Polsce podczas pobytu w ramach ruchu bezwizowego, nawet jeśli mają legalne zatrudnienie. Celem tej regulacji jest ochrona porządku publicznego oraz ograniczenie przypadków nadużyć związanych z pozorowanym celem wjazdu do kraju. Pracodawcy muszą więc śledzić ewentualne rozporządzenia ministra, a sama zmiana może wpłynąć na plany rekrutacyjne firm zatrudniających obywateli spoza UE.

10. Ograniczenia dotyczące pracy w outsourcingu

Nowe przepisy przewidują także, że w przypadku zatrudnienia cudzoziemca przez podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, który wykonuje pracę na rzecz innego podmiotu (czyli w modelu outsourcingu), urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt i pracę. Oznacza to, że cudzoziemcy zatrudnieni w ramach outsourcingu mogą mieć trudności z legalizacją lub przedłużeniem pobytu w Polsce, jeśli ich zatrudnienie nie spełnia nowych wymogów.

11. Zaostrzone kary finansowe oraz jednoczesne kontrole organów kontrolujących

Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy będą mogły przeprowadzać jednoczesne niezapowiedziane kontrole u pracodawców. Zmieniono również zasady nakładania kar – zlikwidowano górny limit grzywny. Obecnie pracodawca może zostać ukarany osobno za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca, co

oznacza, że łączna kara może być znacznie wyższa niż wcześniej. Wysokość grzywien wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł za każdego obcokrajowca zatrudnionego niezgodnie z przepisami. Dodatkowo przewidziano karę 6 000 zł za kierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia.

12. Digitalizacja procedur

Zgodnie z nowymi regulacjami proces uzyskiwania zezwoleń na pracę ulegnie pełnej elektronizacji. Oznacza to, że wszystkie działania związane z wnioskowaniem, składaniem wyjaśnień, odwołań oraz dostarczaniem dokumentów będą realizowane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Kolejnym etapem planowanej cyfryzacji ma być częściowe wprowadzenie elektronicznej obsługi procedur dotyczących legalizacji pobytu. W praktyce oznacza to, że wnioski o zezwolenie na pobyt będą składane wyłącznie w formie elektronicznej. Aby móc zatrudnić cudzoziemca w Polsce w 2025 roku, pracodawcy będą zobowiązani do wykonania kilku istotnych czynności. W szczególności konieczne będzie złożenie wniosku o zezwolenie na pracę lub dokonanie rejestracji oświadczenia za pośrednictwem specjalnie przeznaczonego do tego systemu elektronicznego. Nowe rozwiązania mają na celu przyspieszenie procesu decyzyjnego i ograniczenie formalności administracyjnych.

– Nowe przepisy upraszczają i przyspieszają proces legalizacji pracy cudzoziemców, ale jednocześnie nakładają na pracodawców nowe obowiązki oraz znacząco podnoszą ich odpowiedzialność. Warto też mieć na uwadze zaostrzone kary mogące spędzać sen z powiek wielu firmom, które nie mają wystarczająco dużo czasu oraz wiedzy przy zatrudnianiu cudzoziemców. W wielu przypadkach pracodawca może ominąć zbędne koszty i zaoszczędzić cenny czas. Najprostszym rozwiązaniem jest oddanie formalności legalizacyjnych w ręce zewnętrznych agencji, które mają doświadczenie w pośrednictwie w zatrudnianiu cudzoziemców – podsumowuje Daniel Nowakowski z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.