94% firm biorących udział w badaniu „Hybrid and Beyond” wybrało hybrydowy model pracy, a niemal co druga zmaga się z jego negatywnymi skutkami. Spadek efektywności, chaos komunikacyjny czy osłabienie zaangażowania to nie wyjątki, ale realne wyzwania, z którymi muszą obecnie mierzyć się pracodawcy. Są też jednak takie organizacje, w których problemy te występują jedynie w znikomym stopniu. Co robią inaczej niż cała reszta? Z czego składa się szczepionka na hybrydowe dolegliwości i jak znaleźć się w gronie tych, którzy potrafią zaprojektować działający stabilnie model pracy – bez kosztów dla efektywności czy komunikacji?

W jedynym na polskim rynku cyklicznym badaniu hybrydowego modelu pracy, prowadzonym od momentu wdrożenia tego modelu po pandemii – „Hybrid and Beyond” realizowanym przez Colliers Define – kadra kierownicza ocenia wpływ pracy zdalnej na 18 obszarów funkcjonowania swoich organizacji. Analiza praktyk wdrożonych w tych organizacjach pozwala wyodrębnić działania, które pomagają w zachowaniu większej odporności.

– Kluczowe staje się dziś nie pytanie czy pracować hybrydowo, lecz jak ten model zaprojektować, aby realnie wspierał ludzi, liderów i cele biznesowe. Hybryda wymaga nowych kompetencji menedżerskich, jasnych ram współpracy oraz środowiska pracy – zarówno cyfrowego, jak i fizycznego – które sprzyja relacjom, wymianie wiedzy i poczuciu sensu pracy zespołowej – mówi Dorota Osiecka, Partner, Colliers Define.

Choroby hybrydowego modelu pracy na celowniku

Analiza wyników badania „Hybrid and Beyond” pokazuje, że trudności w organizacjach pracujących hybrydowo nie występują incydentalnie. Mają tendencję do pojawiania się pakietami, tworząc zestawy symptomów przypominających choroby organizacyjne. Dane pokazują skalę wyzwań: 51% pracowników ocenia, że praca zdalna pogorszyła przepływ informacji na poziomie operacyjnym, 37% organizacji nie ma jasno określonych kluczowych kanałów komunikacji, 44% nie stosuje zasad higieny spotkań hybrydowych, a aż 66% firm nie wdrożyło reguł komunikacji asynchronicznej. W praktyce oznacza to więcej nieefektywnych spotkań, przeciążenie informacyjne i rosnącą frustrację zespołów.

– Wyodrębniliśmy trzy powtarzalne zjawiska obrazujące hybrydowy model pracy, które zaburzają funkcjonowanie organizacji, i nadaliśmy im nazwy jednostek chorobowych – apatioza organizacyjna, dur efektywnościowy oraz rozprosz złośliwy. Choć problemy te nie są nowe i w różnym nasileniu występowały już w modelu pracy stacjonarnej, środowisko hybrydowe uwidoczniło je oraz zwiększyło ich wpływ na efektywność i kulturę organizacyjną. W kolejnym etapie przeanalizowaliśmy różne obszary funkcjonowania, porównując działania podejmowane przez firmy wykazujące symptomy tych chorób z praktykami stosowanymi w organizacjach, w których takie objawy nie występują. Dzięki temu mogliśmy wskazać dobre praktyki pracy hybrydowej – dodaje Grzegorz Rajca, Associate Director, People & Places Advisory, Colliers Define.

Cichy spadek zaangażowania w zespołach hybrydowych

Apatioza organizacyjna to zjawisko, które rozwija się stopniowo i często pozostaje niezauważone aż do momentu, gdy jego skutki zaczynają realnie wpływać na funkcjonowanie zespołów.

Organizacje formalnie działają poprawnie, cele operacyjne są realizowane, jednak stopniowo zanika poczucie przynależności, osłabia się identyfikacja z zespołem, a zaangażowanie pracowników wyraźnie maleje.

W dłuższej perspektywie prowadzi to do trudności w codziennym zarządzaniu zespołami, zaburzeniem poczucia przynależności i spadku zaangażowania pracowników.

Analiza praktyk firm, które skutecznie unikają tego zjawiska, pokazuje, że kluczowe znaczenie ma aktywne zarządzanie informacją o dostępności pracowników oraz świadome tworzenie okazji do spotkań na żywo. W 57 proc. organizacji wolnych od symptomów apatiozy pracownicy dokładnie wiedzą, kto i kiedy pracuje zdalnie, a kto jest obecny w biurze. Natomiast w firmach dotkniętych tym problemem odsetek ten spada do 26 proc.

– Równie istotne okazuje się także wspieranie zdrowych nawyków, na przykład poprzez zajęcia sportowe czy realizowane w biurze programy fitness. Aż 75 proc. organizacji niewykazujących oznak apatiozy promuje zdrowe nawyki i inicjatywy sprzyjające nieformalnym interakcjom, podczas gdy wśród firm zmagających się z apatiozą robi to jedynie 48 proc. Biuro w takich organizacjach pełni rolę przestrzeni budowania relacji i energii zespołowej, a nie wyłącznie miejsca realizacji zadań – mówi Karolina Dudek, Associate Director, People & Places Advisory, Colliers Define.

Izolacja zespołów, która wpływa na efektywność organizacji

Rozprosz złośliwy nie atakuje pojedynczych pracowników, lecz interakcje między nimi. W konsekwencji firma, która wybrała hybrydowy model pracy, przestaje funkcjonować jak spójny ekosystem i zaczyna przypominać archipelag oddzielonych od siebie wysepek. Choroba ta uszkadza procesy, których skuteczne działanie opiera się właśnie na sieci powiązań organizacyjnych.

Typowe objawy rozproszu obejmują pogorszenie przepływu informacji w organizacji, problemy w zakresie szkoleń i rozwoju pracowników, osłabienie współpracy między zespołami oraz erozję kultury organizacyjnej.

Szczególnie dotkliwe są konsekwencje dla procesów rozwojowych i współpracy międzydziałowej, gdzie brak wspólnej wizji i ograniczona wymiana wiedzy utrudniają realizację strategicznych celów.

Badania pokazują, że odporność na rozprosz jest w dużej mierze zależna od roli liderów. To oni odpowiadają za utrzymanie spójności celów organizacyjnych i za to, aby zespoły rozproszone – w tym hybrydowe – nie działały w izolacji. Organizacje skutecznie przeciwdziałające temu zjawisku inwestują w rozwój kompetencji menedżerskich w zakresie zarządzania zespołami elastycznymi. 57% firm wolnych od symptomów rozproszu zapewnia liderom systemowe wsparcie w tym obszarze, podczas gdy w organizacjach z objawami rozproszu odsetek ten wynosi jedynie 34%.

Równie ważne są regularne spotkania i sesje zespołowe – 72% firm wolnych od symptomów rozproszu regularnie je organizuje, w przeciwieństwie do 51% firm, które nie kładą na ten aspekt nacisku i borykają się z objawami rozproszu. Prostą i skuteczną profilaktyką rozproszu jest również zapewnienie odpowiedniej ilości czasu na spotkania i interakcje. Spotkania indywidualne, interaktywne sesje zespołowe realizowane w biurze, a nawet zarezerwowana na stałe przestrzeń w kalendarzu na telekonferencję, podczas której omawiamy kluczowe sukcesy i wyzwania minionego tygodnia – te proste działania mogą stanowić skuteczną szczepionkę na rozprosz złośliwy.

Podstępny wróg produktywności, czyli dur efektywnościowy

Dur efektywnościowy pojawia się rzadziej niż apatioza organizacyjna czy rozprosz złośliwy, a jednocześnie należy do najtrudniejszych do zidentyfikowania zjawisk w środowisku pracy hybrydowej. Uderza przede wszystkim w efektywność zespołową, podczas gdy wydajność indywidualna pracowników często pozostaje na wysokim poziomie. Ta dysproporcja sprawia, że problem łatwo przeoczyć – dobre wyniki jednostek mogą skutecznie maskować spadek współpracy i pogarszające się rezultaty całej organizacji. Sytuację tę można porównać do rywalizacji sportowej, w której każdy zawodnik osiąga znakomity czas w indywidualnym przejeździe, lecz drużyna jako całość przegrywa wyścig.

Jednym z wyróżników firm, które nie zgłaszają symptomów duru efektywnościowego, jest fakt, że dostosowały one swoją przestrzeń do wymogów, jakie ma hybrydowy model pracy.

Organizacje odporne na to zjawisko częściej dopasowały swoje biura do realiów hybrydowych (58%), redukując niewykorzystane stanowiska i wprowadzając współdzielenie biurek (65%). Zaś wśród organizacji wykazujących symptomy duru odsetek ten wynosi kolejno 39% oraz 44%.

Hybrydowy model pracy i jego skutki: leczyć czy zapobiegać?

Choroby nie są nieuniknionym kosztem pracy hybrydowej. Można im skutecznie zapobiegać, pod warunkiem, że hybryda jest traktowana jako świadomie zaprojektowany model operacyjny, a nie kompromis między biurem a pracą zdalną. Firmy, które dziś radzą sobie najlepiej, inwestują w rozwój kompetencji liderów, dbają o jakość relacji i komunikacji, a także o środowisko pracy dopasowane do nowej rzeczywistości. To właśnie te elementy stanowią swoistą szczepionkę, pozwalającą organizacjom utrzymać tempo w pełnym wyzwań świecie pracy hybrydowej.