W nowoczesnym HR szybkość działania, poufność i zgodność z przepisami to kluczowe elementy codziennej pracy. E-Doręczenia, czyli cyfrowy odpowiednik listu poleconego, to narzędzie, które doskonale odpowiada na te potrzeby. Umożliwiają bezpieczne przesyłanie dokumentów kadrowych z potwierdzeniem odbioru, bez konieczności logowania do portali administracji publicznej. Dzięki temu dział HR zyskuje większą kontrolę nad obiegiem dokumentów i ogranicza ryzyko błędów formalnych.

Nowy standard w obsłudze pracowników i kandydatów

E-Doręczenia wspierają kluczowe procesy HR, takie jak onboarding, zmiany warunków zatrudnienia czy komunikacja z kandydatami. Pozwalają cyfrowo wysyłać umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia, świadectwa pracy, decyzje o przyznaniu benefitów czy regulaminy pracy. W procesach rekrutacyjnych umożliwiają szybką i sformalizowaną komunikację z kandydatami, szczególnie przy pracy zdalnej. To także ułatwienie przy audytach wewnętrznych i kontrolach – wszystkie dokumenty mają dowód doręczenia.

Bezpieczny dialog z pracownikiem, nawet zdalnie

W dobie pracy hybrydowej i rozproszonych zespołów, e-Doręczenia zapewniają pracownikom łatwy i bezpieczny sposób kontaktu z pracodawcą. Mogą oni za ich pomocą składać wnioski urlopowe, prośby o zmiany danych, przesyłać L4 czy inne dokumenty osobowe. Narzędzie wzmacnia formalność komunikacji, jednocześnie ją upraszczając, co jest istotne w sytuacjach wymagających precyzji i dokumentacji. To także istotny element budowania zaufania i transparentności w relacji pracownik–pracodawca.

Efektywność kosztowa i zgodność z prawem

Koszt cyfrowej przesyłki to ok. 2 zł, nawet o 75 proc. mniej niż tradycyjny list polecony. E-Doręczenia eliminują konieczność drukowania, archiwizacji papierowej i fizycznego nadzoru nad wysyłką. Co ważne, system zapewnia zgodność z RODO i Kodeksem pracy. Każdy dokument trafia tylko do właściwego odbiorcy, z potwierdzeniem odbioru o mocy prawnej. To szczególnie istotne w przypadku dokumentów zawierających dane wrażliwe, takich jak informacje o wynagrodzeniu, zdrowiu czy danych osobowych pracownika.

HR w centrum transformacji cyfrowej

Wdrażając e-Doręczenia, dział HR staje się liderem cyfryzacji procesów w organizacji. To narzędzie wspiera zarządzanie doświadczeniem pracownika (EX), ułatwia employer branding i pokazuje, że firma stawia na nowoczesne, odpowiedzialne podejście do relacji pracowniczych. W obliczu wyzwań związanych z zatrzymywaniem talentów, zdalną rekrutacją i mobilnością kadry, e-Doręczenia przestają być opcją, a stają się elementem niezbędnym dla nowoczesnego HR-u.

Materiał przygotowany we współpracy z firmą Autenti.