Zespół rozproszony? Wstajesz rano i zastanawiasz się jak to się stało, że z dnia na dzień stoisz w obliczu wyzwania i przewodzisz grupie ludzi, która zniknęła z biura? W biurze ich nie ma, ale zespół nadal istnieje.

Normalnie zebrałbyś dane, dokonał analizy, oszacował ryzyka i przystąpił do działania – misja „zarządzanie zespołem rozproszonym” w pełni pod Twoją kontrolą? Prawda, że ten scenariusz znasz wyśmienicie? Trzymasz rękę na pulsie i sprawdzasz kolejne fazy realizacji. Tym razem ta metoda nie zadziała.

Pojawił się on – COVID-19 i przewartościował, zburzył i zmieszał wszystko to, co kiedyś było Twoją przewidywalną, zaplanowaną przyszłością. Wszystkim nam pozostaje dostosować się do okoliczności. Wirus kiedyś odejdzie, ale świat „po” już nie będzie taki sam. Będzie inny dla każdego z nas. Czego nauczy Cię ta sytuacja? Co docenisz? Co zmienisz w swoim działaniu? O co lub o kogo zadbasz bardziej?

W świecie biznesowym na pewno wielu menedżerów w szybkim tempie rozwinie lub wzmocni umiejętności zarządzania zespołem rozproszonym. Na szczęście nie trzeba wyważać otwartych drzwi. Zatrzymaj się na moment, zobacz jakie metody działają i posłuchaj tego, co najlepiej wpływa na Twój zespół. Poczuj, co staje się Twoim nowym DNA jako przywódcy.

Trzy razy O czyli model przywództwa na odległość[1]

Trzy powiązane ze sobą elementy, które odpowiednio pielęgnowane potrafią pokazać swoją moc ukrytą w prostocie. Główna odpowiedzialność spoczywa na barkach lidera, który swoją postawą oraz zaangażowaniem promuje styl pracy zespołu rozproszonego. Do tego celu wykorzystuje dostępne, odpowiednie narzędzia i rozwiązania technologiczne oraz sam poprzez swoje działanie i zachowanie ma na innych pozytywny wpływ.

Nadrzędną zasadą pracy z zespołem rozproszonym jest tzw. kontrola bez kontroli. 

Twoją rolą nie jest samodzielne dokonywanie najbardziej wybitnych rzeczy, bo to nie Ty jesteś najważniejszy. Współczesny lider, z jednej strony nie musi znać się na wszystkim i co więcej, akceptuje ten stan, a z drugiej strony nieustannie się rozwija i inspiruje swoje otoczenie. Zadaniem lidera jest dbanie o to, aby najbardziej spektakularne rezultaty były osiągane przez Twój zespół. Brzmi sensownie?

Głównymi miernikami lidera zespołu rozproszonego są trzy kryteria:

• OUTCOMES – ostateczne rezultaty – czyli lider wraz z zespołem działa z zmyślą o osiągnięciu konkretnego, mierzalnego i policzalnego rezultatu.
• OTHERS – rolą lidera jest czerpanie z potencjału zespołu. Dobieranie i delegowanie zadań w taki sposób, aby były wykonywane przez osoby, którym sprawią one przyjemność oraz są w sferze działania mocnych stron danego pracownika.
• OURSELVES – osoba lidera. Tak, Ty też jesteś ważną częścią zespołu. Zespół to każda osoba, która przynależy do grupy, bez względu na miejsce w strukturze organizacyjnej. Jesteście jak sieć naczyń połączonych. Miej świadomość, że zespół widzi, słyszy i czuje, co się u Ciebie dzieje i rezonuje… zarówno na dobre, jak i trudniejsze momenty.

K.R.O.K.I [2] prowadzą do celu

KOMUNIKACJA

Najważniejszy element modelu. Zawiera w sobie elementy z wielu wymiarów, które zazwyczaj rozmywają się w natłoku bieżących zadań i terminów. W przypadku pracy z zespołem rozproszonym uwzględnienie głównych kanałów sensorycznych oraz wykorzystanie technologii sprawia, że nasze szanse na efektywną współpracę rosną.

Jakie jest Twoje pierwsze skojarzenie ze słowem komunikacja? Najczęściej spotykam się z odpowiedzią, że komunikacja to słowa i aktywne słuchanie. Komunikacja to również obrazy, emocje i obecność. Szczególnie warto zadbać o te elementy, kiedy na co dzień Twój zespół pracuje w różnych lokalizacjach.

Wróć pamięcią do dowolnego tradycyjnego spotkania, jakie prowadziłeś do tej pory. Ludzie siedzieli wokół stołu lub widziałeś ich na ekranie monitora. Słowa płynęły, naturalnie budowało się porozumienie wokół tematu spotkania, a Ty byłeś zadowolony. Skąd wiedziałeś, że wszystko jest na dobrej drodze? Zapewne dzięki temu, że uczestnicy spotkania się uśmiechali, może z zaangażowaniem dyskutowali o rozwiązaniach. Słyszałeś, ale i widziałeś ten stan. Aktualnie najczęściej tylko słyszysz, ponieważ spotkania realizowane są bez wizji. Co możesz zrobić, żeby usłyszeć obrazy? Możesz być bardziej uważny na zmiany tonu, pauzy, momenty ciszy. Jeżeli coś Cię zatrzyma w reakcji drugiej strony, zapytaj. Bądź uważny. Jeśli tego nie zrobisz, to możliwe, że przeoczysz obiekcje lub brak zrozumienia dla zadania, które właśnie delegujesz. Jeśli to możliwe, korzystaj z opcji wideo, tak aby słyszeć i widzieć swoich rozmówców. Z pomocą przychodzi technologia i dostępne rozwiązania.

Dobrze działającym elementem jest również opracowanie wewnętrznego systemu komunikacji w zespole. Zbiór zasad pozwala budować zwyczaje oraz rytm przekazywania informacji. W zespole rozproszonym szczególnie często należy przekazywać informacje. Częściej niż w tradycyjnych zespołach. Najlepiej do wszystkich w jednym czasie, aby każdy otrzymał ten sam zakres i mógł na forum zadać pytanie. Transparentność i prostota przekazu są kluczem do dobrego zrozumienia. Oprócz informacji z kategorii „co?” koniecznie pokaż sens i powód działania. Złoty krąg Simona Sineka i pytanie „why” nie bez powodu jest takie popularne w dzisiejszych czasach. Kiedy zespół rozumie sens i się z nim utożsamia zadania realizowane są sprawniej.

Na koniec pamiętaj, że pracując w domu zwłaszcza teraz czujemy się odizolowani od naszego zawodowego świata. Zadzwoń, porozmawiaj, zorganizuj krótkie spotkanie i przeznacz ten czas tylko na nieformalne rozmowy. Bądź pewien, że partner czy dzieci nie zastąpią koleżanki, czy kolegi z pracy i porannych pogawędek przy wspólnym robieniu kawy. Komunikacja pozwala zadbać nie tylko o potrzeby psychologiczne pracowników, ale również o potrzeby emocjonalne, a jak powszechnie wiadomo zaspokojenie tych potrzeb przekłada się na poziom zaangażowania pracowników w wykonywanie zadań.

ROZUMIENIE

Jeżeli zadbasz o dobrą komunikację, to rozumienie i zrozumienie pojawią się automatycznie. Zadania będą realizowane sprawnie, bez barier które potencjalnie mogły się pojawić oraz z uwzględnieniem wszelkich zmiennych, jakie nam dziś towarzyszą. Dostrzeżesz również otwartość oraz większą gotowość do dzielenia się informacją zwrotną.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Rozumiana przez każdą ze stron w taki sam sposób. Osadzona zarówno w makroperspektywie systemu i części tego systemu, którym jesteśmy MY jako zespół. Odpowiedzialność wynikająca z pełnionych w zespole ról, a także ta wynikająca z perspektywy mikro, czyli zadania, które zostają przekazane do realizacji wraz z odpowiedzialnością za dostarczenie uzgodnionego efektu.

KOOPERACJA

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Nie jesteś sam. Masz grupę ludzi, których ostatnio rzadziej widujesz, ale oni są. Chętnie się zaangażują i wesprą Cię w działaniu. Zadbaj o powyżej opisane elementy i zobaczysz, że współpraca rozkwitnie nawet na odległość. Co Ty możesz zrobić? Jako lider stwórz warunki, które temu sprzyjają. Zapraszaj ludzi do pracy w mniejszych podgrupach, po to żeby pracowali razem, żeby się poznawali, budowali czy utrzymywali relacje. Korzyści jest wiele. Od prostego zobrazowania powiedzenia „co dwie głowy to nie jedna”, czyli możesz spodziewać się, że efekt pracy będzie lepszy po wzmocnienie relacji w zespole.

INDYWIDUALNE PODEJŚCIE

Work life balance? Teraz mamy erę work life integration. Często to ogromne wyzwanie. Nagle dom stał się pracą, a praca domem. Nagle widzisz wnętrze mojego mieszkania, bo niejako zapraszam Cię do siebie podczas każdej wideorozmowy. Czasami poznajesz nawet moich najbliższych, słyszysz szczekającego psa. Dobrze, kiedy lider potrafi się odnaleźć w tej sytuacji i z jednej strony dba i kontraktuje zadania, ale z drugiej strony rozumie i udziela wsparcia, kiedy zostanie o nie poproszony lub zwyczajnie zapyta „jak się czujesz?”, „jak Ci mogę pomóc?”. Zainteresowanie się drugą osobą oraz zrozumienie w trudnej dla nas wszystkich sytuacji pozwala przetrwać i uczyć się nowych rzeczy z większą cierpliwością.

Idea modelu K.R.O.K.I prowadzi, scala oraz umacnia fundament każdego zespołu, jakim jest ZAUFANIE. Wiesz przecież, że zaufanie buduje się latami, a traci szybciej niż trwa mrugnięcie okiem. Czym więcej pozytywnych wspólnych doświadczeń w zespołowym banku zaufania, tym więcej jesteśmy w stanie przetrwać. Nawiązując do branży finansowej, życzymy, aby na zespołowych rachunkach zaufania waluta się pomnażała niezależnie od aktualnie obowiązujących stawek stóp procentowych.

[1] źródło: „Przywództwo na odległość ”K. Eikenberry, W. Turmel, Rebis 2019

[2] Model własny opracowany przez Marta Osak z Zespołem Trenerów