Pracodawca nie zauważył, że pracownik wpadł właśnie w drugi próg podatkowy? A może pensja nie uwzględniła ostatnich nadgodzin lub pracy w godzinach nocnych? To oznacza, że za kilka miesięcy konieczna będzie dopłata podatku lub wyrównanie wynagrodzenia – czyli przelew nawet na kilka tysięcy złotych.

Jednak takich pomyłek będzie coraz mniej. Według badania „Potencjał listy płac 2026” przeprowadzonego przez ADP, firmy coraz częściej szukają sposobów na uniknięcie błędów i usprawnienie całego procesu płacowego – tym bardziej że wsteczne wprowadzanie poprawek jest czasochłonne i kosztowne. Remedium na to ma być automatyzacja listy płac i rozwiązania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

• Firmy korzystają z AI do wprowadzania danych do systemu (35%), wykrywania błędów (35%) i zarzadzania zgodnością z przepisami (33%)
• Połowa organizacji zautomatyzowała już procesy, takie jak przepływ danych (52%), wprowadzanie danych (49%), uzgodnienia (47%) i raportowanie (49%)
• Firmy rozważają wprowadzenie kolejnych funkcjonalności, jak czatboty dla pracowników (38%) i automatyczne naliczanie podatków, świadczeń, nadgodzin (37%)
• 35% badanych twierdzi, że najczęstszą przyczyną błędów na liście płac jest brak automatyzacji

Liczba pomyłek w wynagrodzeniach według różnych badań sięga od kilkunastu do nawet 25% pasków płacowych w skali roku. Dotyczy to najczęściej przypadków, kiedy dane są wprowadzane ręcznie i nie ma wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi systemami funkcjonującymi w firmie – to klasyczny „błąd ludzki”. Nie oznacza to jednak, że pracowników działu kadr i płac trzeba zastąpić – wręcz przeciwnie. Organizacje szukają sposobu, jak ich wspomóc i uczynić ich pracę bardziej efektywną.

Integracja to HR-owe złoto

Automatyzacja zadań w dziale HR potrafi wyeliminować wiele błędów i problemów, zwłaszcza w przypadku powtarzalnych zadań. Na przykład, system płacowy sięgając do danych archiwalnych, automatycznie wyłapuje fakt, że suma dotychczasowych wynagrodzeń pracownika kwalifikuje go do drugiego progu podatkowego i nalicza nową stawkę. W efekcie pracownik nie będzie musiał robić za kilka miesięcy przelewu do US z dopłatą podatku. Sama automatyzacja pojedynczych zadań to jednak tylko połowa sukcesu.

Prawdziwy przełom następuje w momencie, gdy systemy zaczynają ze sobą współpracować i zasilać się nawzajem danymi.

Integracja listy płac z systemem ERP (enterprise resource planning), systemami HRM (human resource management) oraz modułami kontroli czasu pracy ludzi i maszyn to już wstęp do nowoczesnego zarządzania kapitałem ludzkim. W takim modelu informacja o nadgodzinach, zwolnieniach lekarskich czy premiach sprzedażowych płynie w czasie rzeczywistym bezpośrednio do modułu płacowego, co skraca proces zamykania miesiąca z kilku dni do kilku godzin.

Dzięki połączeniu z systemem ERP, koszty wynagrodzeń są automatycznie księgowane na odpowiednich centrach kosztów. Zarząd firmy zyskuje natychmiastowy wgląd w rentowność poszczególnych projektów czy działów, zaś pracownik ma automatycznie naliczone nadgodziny uwzględnione w wynagrodzeniu, bo ta informacja została wysłana przez system kontroli czasu pracy, a system płacowy ją zapisał.

– To właśnie synergia danych i integracja, dzięki którym poszczególne systemy używane w firmie widzą się nawzajem, przekształca dział kadr z jednostki administracyjnej w taką o znaczeniu strategicznym. HR może już działać w oparciu nie o szacunki, a o twarde dane, które spływają w czasie rzeczywistym – mówi Marcin Mika, dyrektor operacyjny w ADP Polska.

Automatyzacja listy płac i integracja jej z innymi systemami wciąż nie jest standardem w firmach. Według badania ADP, zdecydowała się na nią dotąd około co czwarta z badanych organizacji. Najczęściej integracja dotyczy systemu księgowego (30%), rzadziej systemu ERP (27%). „Ręczna integracja” to czas i pieniądz: jak wskazuje „Potencjał listy płac 2026”, wyznaczeni do tych zadań pracownicy spędzają średnio 22 godziny tygodniowo na zarządzaniu przepływem danych między listą płac a innymi systemami biznesowymi. Wszystko po to, by zebrać dane potrzebne do naliczenia wynagrodzenia i wykluczyć błędy.

Raport „Potencjał listy płac 2026” jest dostępny tutaj.

Dokument powstał na podstawie badania opinii 1816 specjalistów z 20 krajów, odpowiedzialnych za obsługę listy płac w organizacjach zatrudniających co najmniej tysiąc osób.