Obecna sytuacja na rynku pracy powoduje, że coraz ciężej zatrzymać pracownika w firmie. Organizacja, której zależy, aby utalentowane osoby pozostały w jej szeregach musi zaoferować im nie tylko atrakcyjne benefity, ale też odpowiednie wsparcie technologiczne, które odciąży pracownika z wykonywania uciążliwych i nużących procedur administracyjnych oraz umożliwi mu skupienie się na samorozwoju i realizacji swoich kluczowych obowiązków.

Przyczyny odejścia pracowników

Wyniki badania Monitor Rynku Pracy ze stycznia 2019 pokazują jakie były najczęstsze przyczyny odejść pracowników w roku 2018.

Jednym z najważniejszych czynników (zaraz po oczywistych powodach, czyli wyższym wynagrodzeniu i chęci rozwoju zawodowego) jest niezadowolenie z poprzedniego pracodawcy. To wyraźny sygnał dla polskich przedsiębiorców, że muszą bardziej skoncentrować się na tym co zrobić, aby pracownik był zadowolony ze swojej sytuacji w firmie. Strategie motywacyjne to skomplikowane procesy, które wymagają często badań i stopniowego wdrożenia, a efekty widoczne są dopiero po dłuższym czasie. Dlatego też warto rozważyć zainwestowanie w narzędzia, które usprawnią rutynowe procesy i pozwolą pracownikom poczuć się w firmie bardziej komfortowo od zaraz.

Szybki dostęp do informacji

Problemy z uzyskaniem odpowiedzi na podstawowe pytania i wątpliwości to częsty powód niezadowolenia pracowników. Istotne jest także, aby pracownik nie musiał stać w kolejce do działu HR za każdym razem kiedy będzie chciał zgłosić ważną dla siebie sprawę. Rozwiązania informatyczne są obecnie wyposażone w szeroki wachlarz funkcjonalności umożliwiających komunikację on-line pomiędzy pracownikiem, a działem HR. Do pracodawcy należy wybór tych elementów, które w największym stopniu ułatwią życie pracownikom, a jednocześnie usprawnią działania obsługi kadrowej.

Pracownik powinien mieć dostęp do jednego narzędzia, którego używa niezależnie od tego czy sprawdza wymiar swojego urlopu, pasek wynagrodzeń lub zgłasza do HR zapotrzebowanie na kartę sportową. Najlepiej jeśli takie narzędzie będzie w pełni mobilne, czyli da się z niego korzystać na urządzeniach takich jak smartfon czy tablet – mówi Katarzyna Jaśniewicz, współtwórczyni mobilnej aplikacji TETA ME z firmy Unit4 Polska.

Niezwykle ważne jest również informowanie pracownika o tym, jakie dane o nim gromadzi pracodawca. W społeczeństwie rośnie świadomość tego jak ważna jest ochrona danych osobowych. Miało na to wpływ wprowadzenie dyrektywy RODO, która zagwarantowała osobom prawa bezpiecznego przetwarzania ich danych osobowych. Dotyczy to również pracowników i ich danych osobowych, które są przetwarzane na potrzeby zatrudnienia, naliczenia wynagrodzenia, rozliczenia z instytucjami takimi jak ZUS, czy urząd skarbowy. Odpowiednie narzędzia IT znacznie ułatwią zapanowanie nad bezpieczeństwem danych. Przykładem może być zmiana procedur dostarczania pracownikom paska wynagrodzeń lub dokumentu PIT11. Obecnie najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest udostępnienie pracownikowi dokumentacji na odpowiednio zabezpieczonym portalu, gdzie po zalogowaniu się na indywidualne konto ma dostęp do swoich list płac i dokumentów podatkowych, a nawet do zdigitalizowanych akt osobowych.

W aplikacji TETA ME, dzięki modułowi elektronicznej teczki pracownika, osoba zatrudniona ma dostęp do swoich akt w każdej chwili, bez konieczności wysyłania prośby do HR lub osobistej wizyty w kadrach. To bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie dla organizacji o rozproszonej strukturze, w których dział HR znajduje się w centrali – zauważa Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.

Work-life balance

Pracodawca, który zwraca uwagę na to, aby jego pracownicy mieli czas na odpoczynek i wykorzystywali swoje urlopy, automatycznie przyciąga do siebie ludzi.

Z jednej strony żyjemy w czasach, kiedy pracodawcy niemal walczą o pracowników na rynku, z drugiej – wciąż istnieje bardzo duża grupa osób, które nie są przyzwyczajone, by na bieżąco wykorzystywać przysługujący im urlop wypoczynkowy. Przyczyn może być co najmniej kilka, ale najczęściej wymieniane są dwie – pracownicy obawiają się, że nie otrzymają zgody przełożonego na dłuższy urlop bądź nie chcą opuszczać pracy na zbyt długo, by uniknąć spiętrzenia się obowiązków. Śledząc atmosferę w wielu organizacjach można wyciągnąć wniosek, że bardzo mocno działa tu zarówno organizacja pracy (w tym przeciążenie pracowników zadaniami, brak zastępowalności czy sukcesji), jak i autentyczność w komunikacji (pracownicy skarżą się na rozbieżności między deklaracjami firmy a faktyczną postawą przełożonych) – mówi Katarzyna Bogusz-Przybylska, psycholog i ekspert w obszarze rozwoju pracowników i organizacji.

Odpoczynek jest kluczowy dla efektywności i skuteczności działania. Naruszenie odpoczynku dobowego, tygodniowego czy w dłuższym okresie czasu, bardzo szybko prowadzi do przemęczenia, spadku motywacji, zaangażowania, efektywności, a w konsekwencji także do wypalenia zawodowego – dodaje Katarzyna Bogusz-Przybylska.

Proces składania wniosku urlopowego w niektórych organizacjach nadal jest skomplikowany i wymaga złożenia papierowego dokumentu do działu HR. To niepotrzebne utrudnienie, tym bardziej, że na rynku są już dostępne narzędzia IT, które pozwalają wypełniać wnioski urlopowe elektronicznie – z poziomu urządzenia mobilnego, w dowolnym momencie. Dzięki temu sam zatrudniony czuje, że ma możliwość regulowania równowagi między pracą, a życiem prywatnym bez żadnych utrudnień ze strony pracodawcy.

Elastyczność miejsca pracy

Elastyczność czasu i miejsca pracy jest niezwykle ceniona przez pracowników. Firmy coraz częściej wprowadzają ruchomy czas pracy, tak aby zatrudnieni mogli samodzielnie wskazać, kiedy chcą wypracować swoją dzienną liczbę godzin. W wielu organizacjach znoszony jest także obowiązek pracy w biurze. Pracownik może realizować swoje zadania w dowolnym miejscu, w którym jest dostęp do prądu i internetu. W tym także pomagają odpowiednie narzędzia IT.

Na większe poczucie elastyczności pracy wpływa również możliwość zadecydowania samemu o rekompensacie nadgodzin – w niektórych organizacjach pracownik ma już możliwość sprawdzenia bilansu nadliczbowych i wskazania sposobu rekompensaty- czy preferuje wynagrodzenie, czy woli odebrać czas wolny. Oczywiście może się zdarzyć, iż pracodawca sam zdecyduje, że jedynym sposobem rekompensaty jest odbiór czasu wolnego – w taki przypadku, za każdą przepracowaną godzinę, pracownikowi należy się 1,5 godziny wolnego.

Jeśli pracodawca będzie zwracał uwagę na powyższe czynniki komfortu, może być pewien, że wskaźnik rotacji pracowniczej w jego firmie zmaleje, a utalentowani pracownicy zostaną z nim na dłużej. Jest to niezwykle istotne, ponieważ niezadowolenie z pracy może skutkować nie tylko odejściem z pracy, ale także niespodziewanymi i długotrwałymi absencjami. Więcej o tym problemie można przeczytać tutaj: https://goodpoint.blog/absencje-pracownikow-problem-coraz-wieksza-skale/.