Intranet w Decathlon, jednej z największych sieci sklepów sportowych w Polsce, stał się dziś centralnym punktem dostępu do firmowej wiedzy i komunikacji dla 3 500 pracowników sklepów, magazynów i centrali. Jako organizacja działająca w modelu rozproszonym, z licznymi lokalizacjami i różnorodnymi rolami, Decathlon potrzebował rozwiązania, które uporządkuje treści, ujednolici przekaz i zapewni każdemu pracownikowi łatwy dostęp do kluczowych informacji. 

Stojąc przed wyzwaniem modernizacji dotychczasowego, rozproszonego intranetu, firma zdecydowała się na transformację swojego podejścia do komunikacji wewnętrznej i zarządzania obszarem, jakim jest firmowa wiedza i komunikacja. W tym celu zdecydowała się na wdrożenie Workai – gotowej do użycia platformy employee experience, która wspiera organizacje w budowaniu spójnego i angażującego środowiska pracy.

Dzięki wdrożeniu Workai, pracownicy Decathlon otrzymali jedno, centralne i intuicyjne miejsce, które umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, sprawną wymianę komunikatów oraz lepsze zrozumienie zasad, procesów i celów firmy, niezależnie od tego, w jakiej lokalizacji pracują i jakie pełnią obowiązki.

Wyzwanie: Uporządkowanie rozproszonego intranetu i stworzenie spójnego źródła wiedzy dla wszystkich pracowników

Zarządzanie tak rozległym obszarem jakim jest firmowa wiedza i komunikacja wewnętrzna w firmie działającej w dziesiątkach lokalizacji, od sklepów i magazynów po centralę, było dla Decathlon dużym wyzwaniem. Główny problem stanowił brak jednego, centralnego miejsca, w którym pracownicy mogliby znaleźć aktualne i wiarygodne informacje. Dotychczasowy intranet oparty na Google Sites był mocno rozproszony: każdy dział prowadził własną stronę, często z duplikatami lub nieaktualnymi treściami, a pracownicy musieli przeszukiwać wiele miejsc, aby dotrzeć do potrzebnych materiałów.

Taka decentralizacja utrudniała zarówno przepływ informacji, jak i utrzymanie spójności komunikacji w całej organizacji. Brak klarownej architektury informacji i ograniczone możliwości wyszukiwarki sprawiały, że codzienne zadania zajmowały pracownikom więcej czasu, a ważne treści były trudne do odnalezienia.

Dodatkowo, poprzednie rozwiązanie nie umożliwiało łatwej personalizacji treści dla różnych grup odbiorców (np. liderów zespołów, pracowników sklepów czy obsługi klienta) co obniżało skuteczność komunikatów i ograniczało ich praktyczne wykorzystanie.

Utrudniona była również ocena, które treści faktycznie docierają do pracowników, a które wymagają dopracowania lub zmiany. W efekcie Decathlon potrzebował nie tylko nowego intranetu, ale przede wszystkim spójnego systemu zarządzania komunikacją i wiedzą, który mógłby rozwijać się wraz z organizacją.

Główne cele wdrożenia:

• zastąpienie starego intranetu nowoczesnym, skalowalnym rozwiązaniem,
• firmowa wiedza i komunikacja jako jedno centralne źródło informacji,
• uporządkowanie i ujednolicenie treści,
• stworzenie intuicyjnej architektury dla wszystkich pracowników,
• zapewnienie szybkiego dostępu do dokumentów, procedur i narzędzi.

Rozwiązanie: jedno, przejrzyste i elastyczne cyfrowe środowisko pracy

Decathlon potrzebował narzędzia, które pozwoli zastąpić rozproszony system oparty na Google Sites nowoczesnym, spójnym i intuicyjnym intranetem. Workai okazało się rozwiązaniem, które umożliwiło nie tylko uporządkowanie treści, ale też całkowitą zmianę podejścia do komunikacji wewnętrznej – tak, aby firmowa wiedza i komunikacja funkcjonowały w jednym, spójnym środowisku dostępnym dla całej organizacji.

Kluczowym elementem wdrożenia było przeprowadzenie szczegółowego audytu dotychczasowych stron oraz zaprojektowanie nowej architektury informacji – jasnej, logicznej i opartej na realnych potrzebach użytkowników. Dzięki temu Decathlon zrezygnował z podziału treści według działów, zastępując go jedną wspólną strukturą, z wyróżnioną strefą pracownika oraz przestrzeniami dedykowanymi konkretnym rolom.

Po zakończeniu audytu informacji przeprowadzono również szkolenia dla trzech dużych grup pracowników odpowiedzialnych za migrację treści. Dzięki ich wysokim kompetencjom technicznym etap ten przebiegł bardzo sprawnie i pozwolił szybko rozpocząć wypełnianie nowego intranetu treściami. Następnie zespół Workai odtworzył na środowisku produkcyjnym pełną, nową architekturę informacji, a redaktorzy z poszczególnych obszarów uzupełnili ją materiałami niezbędnymi na start.

Workai umożliwiło również stworzenie dwóch uzupełniających się baz wiedzy – ogólnej dla wszystkich pracowników oraz specjalistycznej dla obsługi klienta. Obie zostały zbudowane tak, aby szybkie wyszukiwanie i nawigacja były możliwe nawet dla osób pracujących w dynamicznym środowisku sklepów.

W warstwie technicznej kluczowe okazały się elastyczność i możliwość dostosowania platformy. Workai zapewniło wsparcie dla jednokrotnego logowania (SSO) zgodne ze standardami organizacji, integrację z Google Workspace oraz rozwiązania z obszaru bezpieczeństwa. Dla pracowników sklepów i magazynów szczególnie ważna była także aplikacja mobilna, która umożliwiła dostęp do informacji z telefonu lub tabletu.

Efektem wdrożenia było stworzenie jednego, spójnego i łatwo rozwijalnego środowiska cyfrowego, które odpowiada zarówno na obecne potrzeby komunikacyjne Decathlon, jak i stanowi solidną podstawę pod przyszłe skalowanie treści, funkcji i procesów.

Rezultat: Jedno, spójne źródło firmowej wiedzy i komunikacji dla sklepów, magazynów i centrali

Wdrożenie Workai w Decathlon Polska całkowicie odmieniło sposób, w jaki funkcjonuje firmowa wiedza i komunikacja oraz to, jak pracownicy docierają do informacji i komunikują się między sobą. Zastąpienie rozproszonego systemu opartego na Google Sites jednym, uporządkowanym intranetem sprawiło, że każdy, niezależnie od lokalizacji czy stanowiska, zyskał szybki dostęp do aktualnych treści, dokumentów i procedur.

Nowy intranet znacząco usprawnił codzienną pracę zespołów. Przejrzysta architektura informacji oraz wyszukiwarka wsparta AI pozwalają błyskawicznie znaleźć potrzebne zasoby, co redukuje liczbę pytań kierowanych do innych działów i zwiększa samodzielność pracowników. Wysokie wykorzystanie platformy i rosnąca liczba wyszukiwań pokazują, że pracownicy traktują intranet jako podstawowe narzędzie pracy.

– Workai pozwoliło nam wreszcie uporządkować komunikację w skali całej organizacji. Zamiast wielu rozproszonych źródeł mamy jedno, wiarygodne miejsce, w którym pracownicy szybko znajdują to, czego naprawdę potrzebują. Jest to ogromna zmiana jakościowa — większa spójność przekazu, lepsza widoczność treści i realny wpływ na codzienną pracę ludzi w sklepach, magazynach i centrali – Monika Lembas, Ekspert ds. komunikacji wewnętrznej & EB

Workai przyczyniło się też do poprawy spójności komunikacji. Informacje firmowe publikowane są teraz w jednym centralnym miejscu, a personalizowane sekcje ułatwiają dotarcie do treści istotnych dla konkretnych stanowisk, takich jak liderzy zespołów czy pracownicy obsługi klienta.

W intranecie pojawiła się również sekcja raportów handlowych, publikowanych raz w tygodniu, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą na bieżąco śledzić wyniki całej sieci.

Ważnym elementem kulturotwórczym stała się sekcja Nominacje, która wzmocniła widoczność sukcesów pracowników i zachęciła do wzajemnego doceniania. Regularna aktywność w tym obszarze potwierdza, że intranet nie jest jedynie narzędziem operacyjnym, ale również przestrzenią budującą relacje i tożsamość firmową.

W efekcie Decathlon zyskał spójne cyfrowe środowisko pracy, które łączy wszystkie lokalizacje, usprawnia przepływ informacji, wspiera efektywność operacyjną i wzmacnia zaangażowanie pracowników w całej organizacji.

Treść przygotowana przez Workai.