Dla pracowników – dofinansowanie „wczasy pod gruszą” i zasłużony odpoczynek, a dla HR i kadr… więcej obowiązków latem. Jeśli nie chcesz, aby taki scenariusz się powtórzył, możesz je znacznie ograniczyć w bardzo prosty sposób. Jak? Przeczytaj ten artykuł.
Sezon urlopowy już za kilka miesięcy, ale zespołom HR w tych firmach, które zapewniają pracownikom dofinansowanie do urlopu, czyli tzw. wczasy pod gruszą, już w maju przybywa pracy. Apogeum przypada na letnie miesiące. Bywa tak, że wtedy, gdy inni odpoczywają, HR-owcom nie wystarcza 8 godzin, aby zdążyć ze wszystkim. Oprócz bieżących zadań borykają się z bowiem z dodatkowymi obowiązkami.
Wczasy, wczasy… i więcej pracy
Skorzystanie ze świadczenia „wczasów pod gruszą” jest obostrzone regulacjami prawnymi, nierzadko również i wewnętrznymi politykami firmy, a kwoty dofinansowania się różnią. Aby pracownicy mogli otrzymać wsparcie, HR rozpatruje papierowe wnioski, przegląda deklaracje dochodowe i załączone dokumenty poświadczające te dochody, a potem weryfikuje faktury i rozlicza je. Trzeba jeszcze zadbać o właściwy obieg wszystkich dokumentów, zwłaszcza gdy są w nich dane wrażliwe, i na koniec – wszystko zarchiwizować. Robienie tego ręcznie i „na piechotę” generuje bardzo dużo pracy i pochłania mnóstwo czasu. Im większa firma, tym więcej. Na szczęście są rozwiązania, dzięki którym tę pracę można zautomatyzować i do minimum ograniczyć papierowy i e-mailowy obieg dokumentów. A przede wszystkim – dobrze nimi zarządzać. Skorzystają i pracodawcy, i pracownicy działów kadr/HR.
NIE dla wakacji przy biurku
Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Ernst & Young, każde dodatkowe 10 godzin spędzonych na wakacjach zwiększa wydajność pracownika o 8%.
Regularny wypoczynek podnosi kreatywność. Pracownicy, dystansując się od codziennych spraw i problemów zawodowych, zyskują więcej energii i świeższą perspektywę. Urlop pozwala nabrać sił, fizycznych i psychicznych. Poprawa zdrowia i samopoczucia u osób, które wracają do pracy zregenerowane i zrelaksowane, utrzymuje się nawet do 5 tygodni. Mogą więc wtedy pracować wydajniej.
Od pracowników HR i kadr również wymaga się produktywności. Poza tym mają oni rodziny, dzieci i też chcieliby wziąć dwutygodniowy urlop, aby zwyczajnie odpocząć, a jeśli planują go o innej porze roku – latem kończyć pracę po 8 godzinach i korzystać z wolnego czasu…
Zależy Ci na tym, aby tworzyć w organizacji kulturę zrównoważonej pracy? Chcesz, by działania Twojej firmy wpisywały się w strategię społecznej odpowiedzialności biznesu? Jeśli tak, zadbaj o odpowiedni wypoczynek WSZYSTKICH pracowników.
Wystarczy jedno rozwiązanie
Problem z dodatkowym obciążeniem HR w letnich miesiącach możesz rozwiązać w dość prosty sposób. Bez nadgodzin, bez outsourcingu zadań, bez zatrudniania kolejnych pracowników. Potrzebne jest tylko jedno narzędzie: platforma HR Medicover Benefits.
Platforma Medicover Benefits umożliwia automatyzację obsługi „wczasów pod gruszą”. I nie tylko tego. Pracownicy mogą łatwo składać wnioski online, nie muszą już doręczać ich fizycznie. Jako użytkownicy platformy mają dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu. Łatwiej im je znaleźć i z nich skorzystać.
Specjaliści z działów HR i działów kadr nie rozpatrują wniosków „ręcznie”, więc zyskują czas na inne obowiązki. Nie archiwizują dokumentów. Platforma zapewnia ich bezpieczny, cyfrowy obieg i przechowywanie. A gdy są one przekazywane w formie elektronicznej, znacznie skraca się czas potrzebny na ich obsługę, mniej jest błędów i przypadków utraty informacji. Poza tym dzięki platformie zarządzanie benefitami jest dużo prostsze, sprawniejsze i przejrzyste: odbywa się z jednego miejsca, online. Można też znacznie łatwiej i szybciej komunikować się z pracownikami, którzy złożyli wniosek o dofinansowanie „wczasów pod gruszą”.
Rozliczenie refundacji także jest proste. Pracodawca pobiera raport o wysokości dofinansowania do urlopu. Dołącza ten raport do listy płac, a pracownicy otrzymują pieniądze bezproblemowo wprost na swoje konto. W dużych firmach, zwłaszcza w okresie letnim, można dzięki temu oszczędzić nawet do kilkudziesięciu godzin tygodniowo!
Platforma Medicover Benefits: 7 korzyści dla pracodawców
- Znaczna oszczędność czasu, ponieważ manualny obieg dokumentów jest scyfryzowany i zautomatyzowany.
- Wygoda i bezpieczeństwo: informacje są szybko przekazywane i szyfrowane, więc nie trafią w niepowołane ręce.
- Porządek w obiegu dokumentów, brak pomyłek.
- Zarządzanie wszystkimi benefitami pozapłacowymi w firmie z jednego miejsca online.
- Prosta komunikacja z pracownikami.
- Możliwość dopasowania automatyzacji do wewnętrznych procedur i regulaminów.
- Większy komfort w codziennej pracy zespołów HR i działów kadr.
Co daje platforma pracownikom?
- Wnioski, regulaminy, szczegóły związane z benefitem „wczasy pod gruszą” – wszystko znajdą w jednym miejscu. Dobrze znanym, gdyż korzystają z niego, gdy wybierają pakiet sportowy i medyczny oraz gdy chcą skorzystać z benefitów jednorazowych, np. sportu, kultury, rozrywki.
- Składają wnioski elektronicznie i mogą to zrobić nie tylko w firmie, ale także po zalogowaniu się do platformy w domu – i dokumenty skompletować wspólnie z małżonkiem.
- Gdy zadeklarowali już poziom dochodów na platformie i zostało określone, w jakim przedziale dochodowym się mieszczą (progi dochodowe), nie muszą przedkładać dodatkowych dokumentów.
- Dostają wygodnie przelew od pracodawcy – na swoje konto.
To tylko skrótowa lista możliwości platformy, dotycząca jedynie obsługi „wczasów pod gruszą”. Rozwiązanie ma wiele innych udogodnień, które ułatwią pracę każdemu, kto zajmuje się kadrami i HR. Warto poznać te funkcjonalności już teraz, zwłaszcza jeśli cenisz sobie efektywność i satysfakcję pracowników.
Nie czekaj do wakacji, aż dział HR zostanie zasypany wnioskami o dofinansowanie do wypoczynku. Skontaktuj się z nami, aby poznać platformę Medicover Benefits, wdrożyć to rozwiązanie i przeszkolić personel, nim nadejdzie lato. Wyniesiesz obsługę pracowniczą na wyższy poziom.
