Oczywiście nie proponuję, abyście zrobili to w trakcie wydarzenia. Zróbcie to już podczas planowania go w kalendarzu. Zastanówcie się dwa razy: czy wszyscy uczestnicy organizowanych zebrań na pewno są na nich konieczni?

Skąd ten wniosek? Przeglądam właśnie wyniki badań 4Results: „Spotkania: efektywnie spędzony czas, czy stracone godziny?” , zrealizowanych z udziałem blisko 500 polskich kierowników i menedżerów. I widzę wyraźnie: jeśli chodzi o efektywność spotkań – mamy sporo do zrobienia!

Z badań wynika jednoznacznie, że menedżerowie nie oceniają wysoko efektywności spotkań. Jest ich bardzo dużo, ale nie zawsze takich, które są potrzebne.

Mamy wiele spotkań operacyjnych, organizowanych często ad hoc, dotyczących codziennej bieżączki. Z kolei brakuje nam czasu na inne, ważniejsze zebrania: strategiczne, budujące zespół, spotkania 1:1 między menedżerem a pracownikiem. Takich, w których budujemy zaufanie i optymalizujemy współpracę.

Sporym problemem są też spotkaniach w zbyt dużym gronie. Takich, podczas których część osób nudzi się lub po prostu wykonuje inne zadania. Elon Musk niedawno zabronił w Tesli organizować spotkań w gronie większym niż 6 osób – mija się to w jego opinii z celem. Zdecydowanie popieram ten tok myślenia. Z kolei Steve Jobs niejedno zebranie rozpoczynał od zasugerowania, aby któryś z uczestników je opuścił – nie po to, aby go upokorzyć, ale aby podnieść efektywność pracy. Po co nam na zebraniu osoby gapiące się w ekran laptopa lub w swojego smartofna?

Jednak chyba kluczowym wnioskiem, jaki wypływa z naszych badań jest to, że często po prostu niekoniecznie wiemy… po co się spotykamy. Marnotrawimy czas, bo są tematy do omówienia, bo „trzeba o tym pogadać”. Tymczasem spotkanie powinno kończyć się konkretnym produktem: decyzją, ustaleniami, lub uzgodnieniami. I znów: żeby to było możliwe, na zebraniu musi być właściwe grono, niezbyt szerokie, zainteresowane tematem. Jeśli tak nie będzie: tematy się rozproszą, pojawią się wątki poboczne, wnioski się rozmyją.

O efektywności zaważy też przygotowanie prowadzących spotkań: zachowania prowadzące do angażowania uczestników, rozdzielanie ról, przygotowana struktura spotkania, jasna praca z celami. To almanach każdego menedżera i kierownika. Nie pozwólmy, by brak takich podstaw obniżał efektywność naszych zebrań!

Co jeszcze wynika z naszego badania? Dowiedz  się, czytając pełen raport: www.4results.pl/badania

Weź udział w warsztacie otwartym (19.09.2019) pt. „Jak prowadzić angażujące, zwinne spotkania”: https://mailchi.mp/4results/spotkania