Z najnowszego badania opinii SW Research przeprowadzonego na zlecenie agencji rekrutacyjnej Devire wynika, że tylko 14,5% pracowników ocenia zastępstwa w firmach podczas urlopów jako formalnie zaplanowane i dobrze zorganizowane. Niemal co piąty (19,8%) przyznaje, że gdy ktoś bierze urlop, jedna osoba przejmuje wszystko i jest mocno przeciążona. A 16,9% mówi wprost: zastępstwa są chaotyczne i ustalane na bieżąco.

Sezon urlopowy trwa od maja do sierpnia. To cztery miesiące, w których organizacje funkcjonują w okrojonym składzie, a procesy są wystawione na próbę.

Z badania Devire wynika, że w niemal co trzeciej firmie (28,5%) część zadań po prostu „czeka” na powrót pracownika: nikt ich nie realizuje.

Tylko 13,4% respondentów wskazuje, że ich pracodawca sięga w takich sytuacjach po dodatkowe wsparcie zewnętrzne np. pracowników tymczasowych. Co ciekawe, jeden na dziesięciu badanych (11%) przyznaje, że w ogóle nie wie, jak wyglądają zastępstwa w jego firmie.

Wakacyjny natłok obowiązków? To norma

Sezon urlopowy bywa problematyczny dla osób, które w pracy zostają. Aż 22,1% pracowników biorących udział w badaniu Devire przyznaje, że w sezonie urlopowym ma dużo więcej obowiązków niż zwykle, a 17,4% musi przejmować zadania innych, co bezpośrednio zwiększa stres. Kolejne 14,5% pracuje szybciej i pod większą presją czasu, a 13,9% wskazuje, że wydłuża się czas realizacji zleceń i projektów. Co dziesiąty (11,6%) twierdzi, że przez spiętrzenie zadań cierpi jakość jego pracy. Łącznie ok. 65% pracowników doświadcza w tym czasie jakiejś formy przeciążenia lub dezorganizacji.

Zastępstwo na papierze

W wielu firmach plan zastępstw istnieje, ale tylko formalnie. W praktyce często oznacza to, że osoba zastępująca dostaje listę zadań i życzenia powodzenia. Bez przekazania kontekstu i przygotowania, czasem również bez dostępu do konkretnej wiedzy lub dokumentów.

– Sezon urlopowy diagnozuje boleśnie czy procesy w firmie naprawdę istnieją. Jest duża różnica pomiędzy firmą, w której „Marek wie jak to zrobić”, a firmą, w której procesy są dokładnie opisane, a przez to możliwe do przekazania i przejęcia. Po drugie trzeba się zastanowić, czy zastępowalność jest realna, czy tylko zadeklarowana. Prawdziwa zastępowalność to taka, którą można uruchomić bez bólu, czyli gdy osoba wchodząca w rolę wie co ma robić i nie musi pisać

SMS-ów z pytaniami do urlopującego kolegi. Podsumowując: sezon urlopowy to pewnego rodzaju audyt kultury organizacyjnej. Gdy połowa zespołu znika, wychodzi to, co naprawdę działa… i co nie działa – mówi Adrian Siwak, Head of Business Services Outsourcing w Devire.

Pracownicy na już

Dla firm, które nie dysponują odpowiednimi zasobami wewnętrznymi na pokrycie wakacyjnych niedoborów kadrowych, rozwiązaniem może być też sięgnięcie po zewnętrzne wsparcie czy to w postaci pracowników tymczasowych, czy specjalistów kontraktowych z obszaru white-collar. Na rynku funkcjonuje m.in. body leasing i outsourcing, które odpowiadają na różne potrzeby biznesowe. Body leasing polega na pozyskaniu specjalistów, którzy dołączają do zespołu klienta i pracują pod jego bezpośrednim kierownictwem: to firma planuje ich zadania, ustala priorytety i nadzoruje realizację. Model ten sprawdza się szczególnie przy czasowym zapotrzebowaniu na konkretne kompetencje, np. w obszarach IT czy inżynierii. Rozliczenie odbywa się zazwyczaj w modelu Time & Material, czyli za faktycznie przepracowany czas.

Outsourcing to z kolei przekazanie całego procesu lub projektu zewnętrznemu dostawcy, który przejmuje odpowiedzialność za organizację pracy i końcowy efekt. Klient nie zarządza tu specjalistami bezpośrednio: robi to partner zewnętrzny, rozliczany najczęściej na zasadzie Fixed Price, abonamentu lub wskaźników SLA.

– Kluczowa różnica sprowadza się więc do tego, kto ponosi odpowiedzialność za wynik: w body leasingu pozostaje ona po stronie klienta, w outsourcingu przechodzi na dostawcę. Wybór modelu powinien wynikać z tego, czy organizacji zależy na zachowaniu kontroli nad zespołem, czy na zdjęciu z siebie ciężaru zarządzania danym procesem – podsumowuje mówi Adrian Siwak, ekspert Devire.