Nie braki personalne, nie technologia ani zarządzanie budżetem na wynagrodzenia są największymi bolączkami działów HR w firmach, ale zgodność z aktualnymi przepisami. To zdaniem zatrudnionych w kadrach najbardziej wymagających i wywołujący najwięcej wątpliwości i obaw obszar zarządzania listą płac– wynika z badania „Potential of Payroll 2026” przeprowadzonego przez ADP.

• Aż 75% firm przyznaje, że nadążanie za dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy i podatkowymi w różnych jurysdykcjach stanowi dla nich istotne wyzwanie operacyjne i strategiczne.
• 68% badanych organizacji deklaruje, że ponosi kary za niezgodność z przepisami raz lub dwa razy w roku.
• 7 na 10 respondentów nie potrafi precyzyjnie ocenić, w których obszarach ich organizacja może nie spełniać wymogów regulacyjnych.
• W 47% przypadków to właśnie zmiany prawne są wskazywane jako najczęstsze źródło błędów w liście płac.

Oznacza to, że wiele firm funkcjonuje w warunkach niepewności, często nie mając pełnej widoczności możliwych uchybień.

Presja regulacyjna jest na tyle silna, że 69% ankietowanych przyznaje, iż woli wypłacić pracownikom wyższe świadczenia niż narażać się na ewentualne konsekwencje naruszenia przepisów.

To pokazuje skalę kosztów reputacyjnych i finansowych, jakie generują błędy w liście płac, niezależnie od tego, w jakim kraju organizacja prowadzi działalność.

Sprawa dodatkowo komplikuje się, gdy firma jest obecna w więcej niż jednym kraju lub zatrudnia pracowników, którzy rozliczają się według różnych systemów podatkowych.

Zarządzanie listą płac: wyzwania regulacyjne na horyzoncie

Dużym wyzwaniem dla organizacji w 2026 roku będzie implementacja przepisów wynikających z tzw. dyrektywy płacowej. Wprowadza ona m.in. obowiązek raportowania luki płacowej, większą transparentność dotyczącą wynagrodzeń oraz struktury stanowisk w firmie, a także prawo pracowników do uzyskania informacji o poziomach płac na porównywalnych stanowiskach.

Nowe regulacje stwarzają konieczność stworzenia obiektywnych systemów wartościowania pracy oraz pełnej dokumentacji struktury wynagrodzeń w firmie i stojących za nią decyzji.

Dla pracodawców jest to nie tylko projekt prawny, lecz także szeroka transformacja procesów HR, płacowych i biznesowych, wymagająca ścisłej współpracy działów prawnych, finansowych i kadrowych.

Inną kwestią, jaką muszą uwzględnić działy kadr i płac, są znowelizowane przepisy (obowiązujące od 27 stycznia) doprecyzowujące termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Zgodnie z nimi, wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w ciągu 10 dni od rozwiązania stosunku pracy.

– Regulacja nie jest w pełni komplementarna, ponieważ obejmuje i reguluje w przejrzysty sposób termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pomijając inne świadczenia, które stają się wymagalne z dniem ustania zatrudnienia (np. odprawa emerytalno – rentowa, odprawa z tytułu tzw. zwolnień grupowych, czy też wreszcie ostatnie wynagrodzenie za pracę – komentuje Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

Nowe zasady liczenia stażu pracy

Kolejnym wyzwaniem, jakie powoduje dużo zamieszania w działach HR w tym roku, są nowe zasady liczenia stażu pracy, które wpływają m.in. na wymiar urlopu oraz wypłatę dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Od 1 maja 2026 r. zespoły payroll w sektorze prywatnym będą miały obowiązek na wniosek pracownika przeliczyć staż na podstawie dostarczonych przez niego dokumentów.

– Istotne w tym przypadku jest, aby precyzyjnie, na podstawie przepisów, określić, jakiego rodzaju aktywności zawodowe mogą powiększyć staż pracy oraz jakie dokumenty (dowody) mogą ten staż potwierdzić. Ponadto z punktu widzenia pracodawców warto wprowadzić procedurę, która zapewni pracownikowi pełną i transparentną informację w przypadku odmowy zaliczenia wnioskowanego przez pracownika okresu pracy – dodaje Tomasz Czerkies.

Raport „Potential of payroll 2026” jest dostępny w całości. Dokument powstał na podstawie badania opinii 1816 specjalistów z 20 krajów, odpowiedzialnych za obsługę listy płac w organizacjach zatrudniających co najmniej tysiąc osób.